Hoeveel voorraad heb ik nodig?
Hoe gezond is jouw voorraad? Klopt het plaatje? – Chapter 6
Net zoals men het weer tracht te voorspellen wil elk bedrijf in te toekomst kijken. Voorspellen wat er gaat komen…
Forecast.
Forecasting is een woord dat om de haverklap valt binnen bedrijven, maar een term die héél moeilijk ligt binnen heel veel bedrijven. Forecasting is ook géén exacte wetenschap. Hoe doe je dat?
Er zijn wel wat theorieën, véél theorieën. Elke ‘goeroe’ heeft zijn eigen theorie en er zit een stuk van waarheid in elk van hun. Wat werkt er nu best voor jou?
Enkele definities :
Forecast : Predict or estimate a future trend or event.
Forecast : To calculate or predict a future event or condition usually as a result of study and analysis of available pertinent data.
Leren, experimenteren, proberen en opnieuw. PDCA weet je nog?
Mijn persoonlijke opinie is dat er geen magische formule bestaat. Ik ben in verschillende sectoren actief geweest en nog actief. Van voeding tot elektronica. Van bouw tot horeca. Nationaal en internationaal. KMO en corporate.
Het is een boeiende materie en je kan door veel te lezen en op te zoeken al heel wat inzichten oppikken. Je kan door spreken met peers en ervaringen wisselen heel wat opsteken.
Maar, at the end of the day, sta je er voor en moet je aan de slag.
Neem er je tijd en teit voor.
Forecast meeting.
In heel wat KMO’s, vraagt men op regelmatige basis aan het salesteam ‘wat ga je verkopen de volgende maand(en)?
Verkopers geven hun aantallen, hun vooruitzichten, al dan niet gebaseerd op concrete klantvraag. Deze cijfers worden samengevoegd en we hebben een ‘forecast’. Cijfers worden in excel gestoken, dashboards beginnen lopen.
Forecast gehaald of niet gehaald.
Adhv forecast werd eerder aankoop ingelicht om voorraad in te doen want ‘we gaan veel verkopen’. Soms valt dat mee, soms valt dat tegen. Soms komt de forecast mooi uit, soms klopt er geen letter van.
Wat hapert er dan aan de forecast?
Forecast = data.
Hoe ver keek de forecast in de tijd? Werd er rekening gehouden met de markttendens, de algemene economische tendens? Keken we grondig naar wat we besproken hebben? Verwachten we echt veel te verkopen of hopen we veel te verkopen omdat de sales op die producten een hoge commissie kan scoren of management op een pluim aast? Werd er voldoende aandacht besteedt aan de product-mix? Wat willen we verkopen? Willen we veel verdienen (marge)? Welke producten vereisen meer of minder aandacht?
Je kan nog wel een eindje verder met het stellen van vragen.
Forecast vereist nuchterheid, data en aandacht.
Ben je er al langer mee vertrouwd, dan heb je wellicht al een heel proces doorgemaakt en heb je wellicht een idee van wat binnen jouw bedrijf al dan niet werkt. Wanneer je er nog niet vertrouwd mee bent en er mee aan de slag wil, houd het dan simpel. Stap voor stap.
Het doel van een forecast.
Wees duidelijk in het ‘waarom’ je met een forecast wil gaan werken. Een forecast heeft als doel om de vraag zo goed mogelijk af te stemmen op de operations. We hebben de juiste producten in de juiste hoeveelheid op het juiste moment op voorraad. We voorzien voldoende middelen en resources om die aantallen ook tijdig en correct te kunnen verwerken en tot bij de klant/productie te krijgen.
Probeer de ‘gok-factor’ zo laag mogelijk te houden. Is het een berekende gok of is het een volledig uit de lucht gegrepen gok? Challenge elkaar tijdens een forecast-meeting. Realistisch, praktisch, down-to-earth.
Realiteitszin.
Hoge forecast stellen kan het ego van management strelen. Fantastische targets zetten en met z’n allen aan het ‘pushen’ gaan zet een organisatie echter onder grote druk. Wees je bewust van de gevolgen van die druk op heel het voorraad/magazijn-gebeuren, maar ook op Ops (je mensen!).
Bekijk op een open en met data gedocumenteerde bespreking na de forecast periode, de resultaten. Hoeveel van jouw forecast is realiteit geworden?
Waarom wel, waarom niet?
Bekijk grondig, open en eerlijk, waar de forecast juist of fout zat. Heb je onderschat? Waarom? Te voorzichtig? Te weinig info/feedback van de markt? Externe omstandigheden als weer, wetgeving enz. Was het een korte termijn forecast of een lange termijn forecast? In lijn met jouw SLA en strategie/doelstelling?
Wie zat tijdens de forecast mee aan tafel? Welke factoren/afwegingen werden meegenomen in het proces?
Dit artikel is te kort om een forecast vraagstuk uit de doeken te doen, laat staan op te lossen.
Vaak is het zo dat je al een heel eind komt door realistisch te zijn in je vooruitblik op de toekomst. Je kan ambitieus zijn, maar wees ook realistisch.
De sfeer binnen een bedrijf, de bedrijfscultuur heeft ook zijn weerslag op forecasting. Wil je forecasten om te ‘pleasen’ of wil je forecasten om de bedrijfsvoering zo optimaal mogelijk te krijgen en je klanten zo goed mogelijk te bedienen in de toekomst.
Is er ruimte voor ‘leren’ en ruimte voor ‘falen’ in het forecast proces?
Volgens mij is het vooral een ‘leer’-proces waarin je jouw markt, jouw bedrijf, maar ook jezelf beter leert kennen. Die kennis constant opbouwen en terug gebruiken zal je sterker maken voor de toekomst.
