Aankoop, de vergeten afdeling?
Aankoop, al een ‘afdeling’?
Ik had het eerder al over magazijn en voorraad. Binnen een aantal opdrachten die ik in dat kader uitvoerde en waarbij ik ook ABC analyses en dergelijke maakte, viel het mij op dat ‘aankoop’ zowat een verborgen/vergeten afdeling lijkt.
Waar binnen de meeste bedrijven (vooral KMO) ‘sales’ op nummer 1 staat lijkt aankoop wat op een lagere rang te komen.
Of vergis ik mij?
Bij mijn berekeningen en analyses binnen het voorraadverhaal (optimale voorraad, EOQ, ABC enz.) analyseer ik best wel een en ander. Zo wil ik steeds een zicht krijgen op de leveringstermijnen van goederen. Welke leveringstermijn hoort er bij welk artikel en indien dat artikel meerdere leveranciers heeft, welke leveringstermijn hoort daar dan bij.
Mijn vraag binnen dat bedrijf is dan ook steevast :”wie kan mij een lijst bezorgen van leveringstermijn per artikel per leverancier”. Vaak is die lijst er niet. Geen erg, we kunnen in de database duiken en met een query de nodige data extraheren om mee aan de slag te gaan. Lijkt makkelijk en logisch. Helaas blijkt de praktijk vaak wat ingewikkelder (ja hoor, ingewikkelder staat in de woordenlijst, mooi hé…).
Hoe werkt aankoop binnen het betreffende bedrijf?
Hoe werkt aankoop binnen jouw bedrijf?
Welke stappen doorlopen jij of jouw medewerkers?
(Binnenkort meer over Sourcing – Procurement – Aankoop)
Wat versta jij onder ‘de levertermijn’?
Hoe bereken jij de periode van ‘levertermijn’? Welke begindatum en welke einddatum neem jij om die periode te bepalen?
Is dat de datum van RFQ bij de leveranciers? Is dat de datum van de interne sourcing-vraag aan aankoop? De datum van de opmaak van de aankoop bon of de datum van de bevestiging van die aankoop door de leverancier? Wanneer en waar begint voor jou het ‘aankoopproces’?
Welke periode moet je bij een nieuwe vraag naar product zien te overbruggen? Van tekort of nodig tot het is binnen, of nog beter, het is binnen én beschikbaar.
Je krijgt een vraag van de klant of van de productie. Er is een nood binnen het bedrijf. De voorraad werd gecheckt, er blijkt een te kort om aan de nieuwe vraag te voldoen, nu, of in de toekomst. Daarom wordt de vraag aan aankoop gesteld.
Wanneer gaat nu de ‘aankoopbal’ aan het rollen? Wie start de klok?
Wie koopt er aan in jouw bedrijf?
Zowat iedereen, of een aankoper? Heb je een aankoper en/of aankoopafdeling? Of koop je het ‘zelf’ aan?
Je herkent het inmiddels, veel vragen …
Handelsgoederen of grondstoffen voor de productie worden vaak op een ‘aankoopafdeling’, of een aankoopafdeling-in-wording, bewaakt. Met ‘aankoopafdeling-in-wording’ bedoel ik dan in eerste instantie iemand wiens hoofdtaak het is om op aankoop te focussen. (dedicated)
Verbruiksartikelen, ook al zijn die nogal eens vaag of helemaal niet gedefinieerd, worden door zowat iedereen aangekocht. Vaak krijgen die artikels, bewust, géén artikelcode in het ERP/WMS noch een magazijnlocatie, alhoewel toch wat van die goederen in het magazijn terechtkomen. (Palet kopieerpapier, onderhoudsartikelen, bussen water en drank, …)
Goederen die éénmalig worden aangekocht, projectmatig, maken hierop geen uitzondering. “Voor die ene keer gaan we heel die rompslomp niet doen.” (hier kom ik nog op terug)
Hoe definieer je een ‘verbruiksartikel’* en waarom zou je hiervoor géén artikelcode aanmaken en een magazijnlocatie geven? Niet enkel uit financiële overwegingen en kostenbewaking, maar uit operationeel standpunt verschilt een palet kopieerpapier toch niet van een palet handelsgoederen in jouw magazijnrek. De plaats moet er zijn wil je die palet kunnen stockeren. En wanneer je het papier nodig hebt, wil je het graag vlot en makkelijk kunnen vinden tussen al die andere goederen.
(* verbruiksartikel is een artikel dat tijdens het gebruik ervan op wordt gemaakt. Een gebruiksartikel kan voor langere termijn of een aantal keren herhaaldelijk worden gebruikt.)
Rompslomp
Bij het verhuizen van een magazijn, bij het optimaliseren van een magazijn, wanneer ik zoek naar extra capaciteit voor stockage binnen een bedrijf, is het nodig om ‘alles’ in beeld te brengen wat er in een magazijn ligt of staat. Ook de zogenaamde ‘niet belangrijke’ producten nemen hun plaats in binnen datzelfde magazijn. En vaak méér dan men denkt.
Bij analyse van gegevens om te berekenen hoeveel paletplaatsen we nodig hebben om alles mooi te stockeren, rekening houdend met een bepaalde groei over tijd, bots ik dan op ‘blinde vlekken’.
Hoeveel plaats wordt er in jouw magazijn/bedrijf ingenomen door die goederen die je niet via aankoop kan vinden? Waar zitten de gegevens? In de boekhouding?
Een regelmatig terugkerende opmerking is dat men voor ‘verbruiksgoederen’ toch niet telkens een artikelcode kan gaan aanmaken. ‘Dat kost te veel tijd’. Hoe ontvang je iets via een georganiseerd magazijn (of is er nog werk aan de winkel?) dat noch bestelreferentie, noch artikelcode heeft? Hoe controleer je of wat besteld werd ook effectief werd geleverd? (Ingangscontrole)
Je herkent de situatie wellicht wel. ‘Iemand’ tekent af voor een pakje dat werd geleverd en daarmee begint dan de zoektocht. Pakjes worden niet zelden ‘langs alle kanten’ aangeboden, behalve de poort van het magazijn.
Wie heeft dit besteld? Waar zijn die spullen?
Wanneer een goedkeuring voor betaling door de boekhouding maar een formaliteit is, zonder enige fysieke of effectieve controle, kan je je ook afvragen of heel die procedure niet op de schop moet. Een ‘krabbel’ is snel gegeven, maar geeft een valse indruk van controle. Heeft de persoon die de krabbel zet ook effectief die controle uitgevoerd en kunnen vaststellen of de levering conform de bestelling was? Heb je de goederen effectief ontvangen en staan ze fysiek in het magazijn of elders in het bedrijf?
Neem jouw proces maar even onder de loep. Werk aan de winkel?
Geen sales zonder aankoop.
Maken we even de vergelijking met sales. Via sales loopt alles wat de firma verlaat en wat we kunnen factureren aan onze klant(en). Juist? Of mag iedereen wat verkopen aan de klanten en het op gelijk welke manier daar laten afleveren of bij jou laten afhalen?
Dus, via aankoop loopt alles wat de firma binnenkomt en wat aan ons zal gefactureerd worden? Juist? Of mag iedereen wat kopen bij leveranciers (of losse contacten, websites enz.) en het op gelijk welke manier laten afleveren?
Was het nu een ja op het eerste en een nee op de tweede? Of tweemaal ja, of tweemaal nee?
Verkopen en het contact met de klant krijgt zeer veel aandacht. De klant is belangrijk, ‘customer centricity’, klantbeleving, je weet wel. Sales is dan ook terecht een belangrijke afdeling.
Waarom zou hetzelfde niet gelden voor aankoop? Er vloeien tenslotte heel wat euro’s naar jouw leveranciers. Het opvolgen, beheren en managen daarvan verdient wel wat aandacht.
Alles wat aan de deur binnenkomt, zou dus via aankoop (moeten) kunnen gebeuren, dient een plaats te krijgen binnen het bedrijf. Vaak zijn er ook goederen die, al dan niet tijdelijk, een onderkomen moeten krijgen in het magazijn. Dus ook een onderkomen in jouw WMS aangezien de data ‘de waarheid’ moeten weerspiegelen. Wat staat waar, hoe lang, waarom, hoeveel enz.
Doe eens de test binnen jouw bedrijf. Neem pen en papier (lekker old school) en ga eens op pad in het magazijn. Gang per gang, rek per rek. Wat herken je als ‘handelsgoed’, wat herken je als ‘verbruiksgoed’ en wat herken je niet?
Aliens
Inderdaad, wat staat er allemaal in jouw magazijn? (zie Mag Mapp)
Een aantal goederen blijken wellicht niet onmiddellijk identificeerbaar. Weet je wat het is? Waarom het er (nog) staat? Hoe/waarom is het er terecht gekomen?
M.a.w. magazijnruimte wordt wel eens ingenomen door ‘aliens’.
E.T. P. (Extra Terrestrial Palet/Product) is in the house!
Gaat het over goederen die via aankoop werden aangekocht is het vaak, mits wat moeite, zijn deze wellicht toch nog traceerbaar en terug te vinden. Zijn het uitlopers of restanten, dan kunnen deze vaak op korte termijn verwijderd/opgeruimd worden. Wanneer de goederen echter niet bekend zijn op aankoop wordt de zoektocht moeilijker. Er is géén spoor van aankoop, vraag of nood aan dat product.
Hoe, waarom, zijn deze goederen het magazijn binnengekomen?
Wat is het? Wat is de waarde? Voor wie is het? Moeten we dit bijhouden?
De energie die er dan besteed wordt aan het leggen van de puzzel weegt niet op tegen mijn eerder pleidooi om alles dat binnenkomt te centraliseren via aankoop. Niet zelden worden de ‘aliens’ dan ook opgeruimd = container. Jammer, die goederen zijn er wellicht niet toevallig gekomen. Deze goederen hebben wat gekost, hebben plaats ingenomen, werden wellicht meerdere keren gemanipuleerd of verplaatst, maar niemand kan ze identificeren, laat staan nog gebruiken. Goederen + handling + stockage + … Margekillers.
In heel wat gevallen hoor je van de magazijnmedewerkers :’ja dat ligt hier al héél lang, nee ik weet niet wat dat is’. Jouw ‘aliens’ bezetten een deel van jouw schaarse ruimte. Aangezien heel wat bedrijven geen ruimte ‘op overschot’ hebben is het tijd voor actie.
Aankoop mee in bad.
Aankoop kan mee instaan voor de bewaking van de rotatie van de goederen, de hoeveelheid, de identificatie enz. Dit vereist wel de nodige kennis en vaardigheden voor de aankoopafdeling. De juiste, toegankelijke data en analyses. Het mede-bewaken en opvolgen van die data is volgens mij dan ook een belangrijke taak van aankoop.
Helaas constateer ik regelmatig dat het binnen aankoop niet leeft om dit mee op te volgen. Te vaak is aankoop ‘het opmaken van bestelbonnen’ en te weinig een dynamische afdeling die haar plaats opeist binnen het operationele gebeuren. (later meer over Procurement en Sourcing in een nieuwe reeks)
Aankoop wordt ook niet altijd aanzien als een ‘operationele’ afdeling door het management daar heel wat bedrijven ‘sales driven’ zijn. Het omzetcijfer stuurt OPS.
Niet zelden, en het blijft mij verwonderen, hecht men toch wat minder belang aan aankoop. Het is vooral een afdeling die toch wel wat energie vraagt en men ziet niet onmiddellijk de ‘waarde’ die deze afdeling kan toevoegen voor de klant. Verkopen krijgt de focus.
Maak van jouw aankoopafdeling een effectieve en efficiënte operationele afdeling. Heb je nog géén aankoopafdeling? Tijd om aan de tekentafel te gaan zitten.
De extra waarde die aankoop kan creëren is reëel. Aankoop kan een dynamische afdeling te zijn die constant overzicht en inzicht heeft in wat er ‘beweegt’ binnen het bedrijf, maar ook op zoek gaat naar wat er niet meer beweegt of wat er ‘straks’ meer zal bewegen. Aankoop gaat ook snel de signalen van de markt en de supply chain opvangen. Dreigende schaarstes, mogelijke opportuniteiten…
Anticiperen en meedenken, vooruitkijken en bewaken.
Jouw magazijn is de barometer van jouw aankoopbeleid en voorraadbeheer.
Bij een analyse van een voorraad/magazijn krijg je een heel goed beeld van de operationele toestand van een bedrijf. Te vaak worden problemen die in een magazijn zichtbaar worden toegewezen aan een ‘slecht werkend warehouse’.
Heel wat problemen die naar boven komen in een magazijn zijn echter symptomen van problemen op andere afdelingen binnen de ‘keten’. (SC)
Hoe zit het met aankoop binnen jouw bedrijf? Een dynamische afdeling?
“Phone home” …
