Van ‘iets kopen’ naar procurement.

Aankoopafdeling.

Je bent al een tijdje bezig met jouw ‘aankoopafdeling’.

De basis is gelegd en wordt consequent gevolgd. Het aankopen gaat redelijk vlot, we krijgen vrij goed geleverd wat we verwachten.

Alles in orde! Of nog niet?

Tijd om aan de slag te gaan en meer uit aankoop te halen. Maak van jouw nieuwe aankoopafdeling een waarde toevoegende afdeling. Waar kan aankoop het verschil maken voor de toekomst?

Aankoop gaat evolueren naar ‘procurement’.

Procurement gaat verder dan aankoop. In het procurement proces gaan we noden identificeren, contracten onderhandelen. Relatie management, strategisch plannen, ‘vendor’ selection enz. behoren tot het procurement proces. Het aankopen op zich heeft een smallere scope en vereist hierdoor een andere skillset en ervaring van de uitvoerder.

Wanneer we met procurement aan de slag gaan brengen we de verwerving van goederen en diensten in lijn met de strategische doelstellingen van het bedrijf.

Waar wil het bedrijf naartoe? Welk niveau van service wil het bedrijf zijn klanten bieden? …

Binnen procurement wordt ook wel eens gesproken over ‘the five rights’.

Right Quality

Right Quantity

Right Price

Right Time and Place

Right Source

Wil je kunnen scoren op de 5R is het dus noodzakelijk dat je er ook een goed zicht op krijgt. Wat is de ‘juiste kwaliteit’? Werd deze correct gespecifieerd? Komen die specs overeen met de strategische doelstellingen? Kan je de kwaliteit ‘meten’?

Min en max voorraden, veiligheidsvoorraden (zie vorige artikels ivm voorraad), procurement kan er heel actief mee aan de slag. Het mappen van de noden en hier actief mee aan de slag gaan.

Wil je zover raken zijn data onontbeerlijk. Regelmatige analyses, forecasting, inzichten in verbruiken enz. Je zet de stap van ‘het maken van een aankoopbon’ naar een operationele, waarde toevoegende afdeling.

Bekijk het ruimer.

Actiever meewerken en meedenken in het bedrijf, in de supply chain.

Vanuit aankoop/procurement kan je ook actief gaan werken en meewerken op marge en margebewaking.

Hoeveel ‘marge’ neem jij op jouw producten? Neem je verschillende marges in verschillende productgroepen? Werk je met productgroepen?

Hoeveel marge zou je willen nemen? Hoeveel marge dien je te nemen? Kan je momenteel, met de huidige performantie van aankoop die gewenste marges realiseren?

Product mix, product basket… bekende termen?

Marge en margebewaking.

Welke kosten kan je dekken met jouw marge (brutomarge)? Heb je een goed zicht op die kosten? Heb je een zicht op jouw break-even?

Eén van de mogelijke berekeningen die ik maak binnen het voorraad-optimalisatie-gebeuren, is de EOQ. Economical Order Quantity. Hoeveel bestel ik, verdergaand op mijn data, per keer dat ik bestel, om zo economisch mogelijk te bestellen.

De berekening op zich is meestal niet het probleem. EOQ is een bepaalde formule, proces, dat je volgt en je krijgt een uitkomst. De verschillende variabelen die we opnemen in een dergelijke berekening zijn de zwakke schakel. Veel bedrijven hebben onvoldoende tot geen zicht op bepaalde delen van hun kostenstructuur.

Variabelen zijn o.a. order, order goedkeuring, ingangscontrole, wegzetten in magazijn… Hoe lang ben je bezig aan een bestelling(aankoop)? Het antwoord op deze vraag blijft vaak ‘dat weet ik niet’. Hoeveel tijd gaat er over een ‘goedkeuring’ intern? M.a.w. de tijd tussen dat de bestelling werd gemaakt en dat er intern iemand (soms meerdere personen/afdelingen) zijn/hun/haar goedkeuring moeten geven. Hoeveel tijd kost een ingangscontrole, voor zover die er al is?

Vaak weet men niet hoeveel tijd er nu effectief in het proces kruipt. Het zijn allemaal uren, kosten, mankracht, vertragingen … Wanneer je ‘om de 14 dagen’ bij een bepaalde leverancier besteld, ‘omdat je het altijd al zo gedaan hebt’, loont het de moeite om je toch eens af te vragen of dit wel de juiste manier van werken is. Waarom om de 14 dagen? Elk order heeft een bepaalde kost. De tijd die je spendeert aan heel het orderproces wordt verdeeld over verschillende diensten en valt daardoor vaak niet meteen op. Voeg al die minuten eens samen en je zal versteld staan over de tijd die wordt gespendeerd aan 1 order.

Inzicht krijgen, ‘de kost van het proces’.

Wanneer je hier een goed zicht op hebt kan je ook gaan ingrijpen.

De juiste verhouding tussen hoeveel je bestelt, wanneer je bestelt en hoe vaak je bestelt levert intern heel wat op. Vertaal dit eens in ‘euros’ en ‘minuten’. Op die manier kan je beterkoop aankopen zonder dat je druk zet op leveranciers of toegevingen gaat doen op kwaliteit. De kost van het proces is vaak een belangrijke, doch voor vele bedrijven niet gekende, factor.

Ter herinnering :

Een proces zijn verschillende stappen die je neemt om een bepaald doel te bereiken. Wanneer je met jouw proces jouw doel bereikt ben je effectief. Kan je jouw proces optimaliseren zodat je met minder stappen, minder inspanning, minder middelen, jouw doel bereikt, dan ben je efficiënter.

Een effectief aankoopproces bekomen is al een hele stap. Efficiëntie winnen binnen dat proces is een grotere uitdaging. Efficiëntie kunnen winnen betekent dat je een heel goed zicht hebt op het proces en dat je je vragen stelt bij elke stap.

Dit geldt voor elk proces binnen een bedrijf, maar binnen ons aankoopproces kunnen we waarde creëren, lees hier, marge verhogend werken.

Structureel marge verhogend werken.

De langere termijn, continuïteit.

Zoals eerder aangehaald, een leverancier uitknijpen voor een betere prijs is vaak een one-shot oplossing wanneer een marge onder druk staat. Structureel werken binnen het proces geeft een langetermijneffect. De net iets duurdere, betrouwbaardere leverancier, de betere partner, kan dan wel binnen bereik zitten zonder aan de marge te knagen.

Op die manier draagt aankoop/procurement bij aan de tevredenheid van de klant en doen ze hun duit in het zakje op commercieel vlak.

Zet je de stap?

Wanneer je de stap zet van ‘aankopen’ naar ‘procurement’ ga je bewust aan de slag met het ganse proces van ‘zoeken naar’ totdat de juiste goederen (5R) klaar staan op de productielijn of in het magazijn.

Enkele veel gebruikte drieletterwoorden binnen procurement :

RFI : Request For Information.
Je vraagt informatie over goederen of diensten bij een leverancier.

RFQ : Request For Quotation.

Is eigenlijk een ‘vraag naar offerte’. Bij een RFQ weet je al wat je wil inkopen en vraag je naar prijzen en randvoorwaarden.

Weet je nog niet wat je gaat kopen, gaat er een RFI traject aan vooraf.

PO : Purchase Order.

De uiteindelijke ‘bestelling’, opdracht, aan de leverancier.

Er zijn nog andere drieletterwoorden die beginnen met een R in het procurement gebeuren, ga maar even op verkenning.