Warehouse on wheels 1
Warehouse on wheels.
Binnen jouw KMO is jouw magazijn ‘in beweging’. M.a.w. er gaat wel eens wat in en/of uit. Maar voor een aantal bedrijven geldt dat ze ook magazijnen hebben die letterlijk ‘in beweging’ zijn.
Vaak hebben service ploegen, montage ploegen enz. een bestelwagen waarin heel wat materiaal zit. Een ‘magazijn op wielen’ dus.
Niet zelden vormt dit een probleem voor heel wat bedrijven. Men heeft geen zicht op wat er in die wagens gaat of wat er terug uitkomt. Wat werd er bij de klant gebruikt? Wat werd effectief aan de klant gefactureerd?
Is dat bij jou ook het geval?
Heb je er al eens bij stilgestaan hoeveel voorraad op die manier ‘wisselt’ van magazijn? Waar zit het verbruik/gebruik? Op welke manier gaat de voorraad van hoofdmagazijn naar ‘mobiel magazijn’? Is er een concrete vraag? Neemt de ploeg mee wat ze nodig hebben? Komen de retours binnen volgens een bepaalde procedure? En hoe definieer je een ‘retour’?
Inderdaad ook hier kan ik weer heel wat vragen stellen.
Grijpvoorraad.
Eerder had ik het over ‘grijpvoorraad’. Voorraad ‘die voor het grijpen ligt’. Niet zelden een valkuil.
Hoeveel ‘mobiele’ voorraad heb je binnen jouw bedrijf? Waarvoor wordt deze gebruikt? Wordt die voorraad efficiënt gebruikt/verbruikt? Wanneer en hoe komt er een signaal dat de voorraad dient aangevuld te worden? …
Of je iets als ‘grijpvoorraad’ bestempelt heeft vaak te maken met de beheerskosten, de inspanning die het vraagt om die voorraad te beheren. Niet zelden is dit de motivator om goederen tot grijpvoorraad te benoemen zodat het opvolgen, de energie die het vraagt, niet meer hoeft te gebeuren.
Dit kan een goede beslissing zijn. Helaas is het dat ook vaak niet.
Voorbeeld :
Bouten, moeren, kit, plakband enz. Klein verbruiksmateriaal ‘dat toch niks kost’ ligt voor het grijpen en wordt ook effectief gegrepen. Niet zelden zet dit aan tot verspilling. De toegang tot de goederen is makkelijk, er is geen of zeer weinig controle en het verbruik swingt eigenlijk ongezien de pan uit.
Hoe ga je na of dat verbruik een normaal verbruik is? Welk verbruik is normaal op jouw projecten en wanneer kan je van een abnormaal verbruik spreken? Ken je die grenzen?
Wat kost dat?
De kost van het geheel is 1 zijde, niet onbelangrijk overigens want deze materialen knagen een deel van de marge die men denkt te hebben weg. De prijs werd berekend op een BOM (lijst van materialen) waarin de calculator, in het beste geval, een aantal van dergelijke materialen voorzag. Een marge wordt vastgelegd binnen de calculatie en de verkoop wordt gerealiseerd.
Voorbeeld :
Bij de installatie van een badkamer zijn 2 bussen kit voorzien. Je installeert, met 3 ploegen, zowat 50 badkamers per jaar. 100 bussen kit. Niet zoveel, zo een bus kost slechts enkele euro’s, daar gaan we niet moeilijk over doen. We gaan niet moeilijk doen over die 100, want die heb je berekend en de klant zal die binnen zijn project betalen. Maar hoeveel heb je er effectief meegegeven aan jouw ploegen? Hoeveel werden er effectief gebruikt of verbruikt?
120? 150? Die 20 of die 50 heeft de klant niet betaalt binnen het project, die zaten niet in de calculatie. Marge –20x of -50x de kostprijs van die bussen kit.
Dan hebben we het niet over, tape, potloden, stanleymesjes, handschoenen, schroeven, bouten, pluggen, rollen papier, ontvetter, smeermiddelen en ga zo maar door. Juist.
Bij een elektrisch installatiebedrijf spreken we dan van stopcontacten, stekkers, zekeringen, enz.
Het meerverbruik, wat is de reden? Verspilling? Vergissing? Fouten? Diefstal? Verlies? Gebrek aan opleiding? Foutief gebruik?
Lean work, FTR.
Materiaal ‘voor het grijpen hebben’ maant vaak niet aan tot voorzichtig en correct werken. First Time right. Het moet van de eerste keer goed want ik heb niet veel materiaal om het opnieuw te doen. Wanneer het mobiel magazijn de mogelijkheid biedt om ‘snel een nieuw stuk te nemen’, blijven rework en mogelijk gemaakte fouten ook vaak onder de radar.
‘Ja, Bart, maar het eindresultaat telt, als het maar werkt.’ ‘Als de klant maar tevreden is’.
Klopt.
Gedeeltelijk.
Klant waarde en waardering door de klant.
De klant wil een werkende installatie, opgeleverd goed, correcte dienst enz. geleverd krijgen. Maar de klant ziet vaak ook het traject dat nodig is om zover te raken. Een firma die proper, ordelijk (5S – Lean) werkt geeft vertrouwen. Er is geen zichtbare verspilling, er wordt rustig in 1 keer goed gewerkt.
De werkende installatie die tot stand kwam na 2 rework rondes en ‘wat materiaal uit de camionette’, werkt. De installatie doet wat ze moet doen, de ploeg was effectief. Maar…, zeker niet efficiënt. En vaak heeft ook de klant dit wel gezien.
‘Amaai, nu weet ik waarom ik daar zoveel voor betaal. Kijk die verspilling eens. Als die overal 3 keer naartoe moeten eer het in orde is…’
Door de voorraad op wielen te gaan monitoren gaan er nog heel wat issues naar boven komen. Verbetermogelijkheden gaan zich aanbieden op allerlei vlak. Je gaat wat meer focussen op het proces en daardoor meer inzicht krijgen in dat proces. Verbetermogelijkheden = minder verspilling, gaan zich aanbieden.
Niet zelden gaat ook de klant hier voordeel aan hebben.
Ik heb daar geen tijd voor, dat is niet belangrijk.
Moet je dan ieder schroefje en boutje gaan registreren? Ja en nee. Er bestaan tools die je kunnen helpen, methodieken die je kunnen helpen om meer grip te krijgen. En ja, registratie = data, data kunnen informatie opleveren, informatie is nuttig om jouw proces te verbeteren … Moet je elk detail registreren? Nee, maar wel voldoende.
Los van de registratie, en zéker zo belangrijk is een mentaliteitswijziging. Verandering van gedrag.
Discipline.
De voorraad is grijpvoorraad, maar ligt niet zomaar ‘voor het grijpen’.
Ook ‘grijpvoorraad’ werd geregistreerd!
Inzichten in het proces.
Een monitoring van het mobiele voorraadverloop geeft vaak heel wat inzichten in allerlei processen die zich onderweg of op locatie afspelen (dat is voor later). Die inzichten zijn waardevol en kunnen ook gebruikt worden om klantwaarde toe te voegen.
Bekijk jouw mobiele magazijnen als volwaardige magazijnen. Wat van jouw hoofdmagazijn naar jouw mobiel magazijn gaat krijgt een voorraad mutatie (ook in het systeem wanneer je dat hebt). Bij die mutatie hoort een reden waarom het verhuist.
Zoals elk hoofdmagazijn ‘winkeldochters’ of ‘aliens’ heeft, heeft ook elk mobiel magazijn dat. De plaats in de camionette is beperkt, maak er goed gebruik van. Een grondige 5S mentaliteit kan hier al veel leed verhelpen.
Aankoop kan artikels aan het bestellen zijn omdat de voorraad op is, waar dit artikel in enkele ‘mobiele’ magazijnen dagen rondrijdt. De aankoop was niet nodig, de ‘dringende’ actie = extra inspanning/kosten, wellicht te vermijden. De vraag van de klant had meteen beantwoord kunnen worden…
Vind de goede balans tussen ‘rompslomp’ voor opvolgen en volledige ‘grijp’-vrijheid. Zicht op en overzicht zijn belangrijk en kunnen heel wat kosten en leed besparen.
Hoe registreren? Wordt vervolgd…
