T’is TIJD.
Tijd
Binnen procesanalyse en procesoptimalisatie kom je onvermijdelijk tot de vraag : ”en hoe lang duurt dat dan?”.
Hoeveel tijd heb je nodig om … te doen? Hoe lang ben je daar dan mee bezig?
Er zijn nog wel wat vragen die tijd gerelateerd worden gesteld. Het antwoord, voor mij nog weinig verrassend en zelfs verwacht, is dan vaak : “Dat weet ik niet”. In het beste geval krijg je na wat aandringen een ‘schatting’.
Blijkbaar is het een drempel voor heel wat medewerkers en leidinggevenden, ja zelfs CEO’s en eigenaars van bedrijven, om over ‘tijd’ te spreken. Ja over de tijd die ‘anderen’ ergens aan besteden is het vlot praten, geen probleem.
Maar wanneer het over de ‘eigen’ tijd gaat, dan wordt het gesprek plots anders. Het gesprek wordt ongemakkelijk en er vallen wel wat stiltes, men neemt plots wat meer tijd om een antwoord te formuleren.
Bang van tijd.
Waarom zijn we zo bang om ons uit te spreken over tijd binnen een bedrijfscontext? Het spreken over tijd is blijkbaar nog een taboe?
Controle van ‘buitenaf’, op mijn werk, op de tijd die ik besteed aan mijn taken, is voor iedereen blijkbaar een moeilijk gegeven om mee om te gaan. Je voelt onmiddellijk de nood om jezelf te moeten verantwoorden wat je dan wel met die tijd, waarvoor je betaald wordt, gedaan hebt. En vaak volgt er dan ook nog kritiek dat het toch wel allemaal wat efficiënter en beter zou kunnen in minder tijd.
Tja, daar sta je dan!
Weet ‘die ander’ hoe hard ik wel werk?
Hard werken.
Tijd wordt vaak gerelateerd aan controle.
“Men wil weten wat ik hier doe en hoe lang ik daarmee bezig ben zodat ik dan nog harder zal moeten werken.” Die perceptie leeft heel sterk.
Maar wat is dat dan, harder werken? Wanneer werk je hard?
Wanneer je op zoek gaat naar de definitie van ‘hard’ werken keren heel wat begrippen terug, maar een echte definitie van ‘hard’ werken kon ik nog niet vinden.
Een hoge mate van ‘inspanning’ om een specifiek doel te bereiken. Ja hoor! Daar is ie weer, het doel.
Inspanning : de hoeveelheid energie, fysieke of mentale kracht.
Inzet : het opofferen van tijd en energie om een taak te voltooien, vereist discipline en doorzettingsvermogen.
Arbeid : het gebruik van vaardigheden, kennis en creativiteit om producten of diensten te produceren. Arbeid kan worden uitgedrukt in uren, dagen of andere tijdseenheden.
Verder zien we nog wel wat synoniemen zoals bedrijvig, druk, ijverig, krachtig, naarstig, noest enz.
Veelal gerelateerd aan ‘fysieke’ of ‘mentale’ inspanning.
Enkel bij de ‘beloning’ van arbeid zie ik een relatie naar ‘tijd’. Tijd uitgedrukt in dagen, uren enz. ‘Tijd’ in relatie met ‘kost’ voor die arbeid.
Geleverde werk.
Wat ik niet zie terugkeren in de definities die ik zoek is wat de uitkomst is van al dat harde werk. Wat levert het op? Is dat niet de essentie? Al dat intensieve, noeste, fysieke, mentale gesleur, het harde werk, wat levert het op?
Wat is de output van mijn proces?
Levert hard werken wel iets op? Een vraag die vaak te weinig wordt gesteld.
Over ‘hard werken’ zou ik nog verder kunnen uitweiden, maar dat is voor een andere keer. Terug naar ‘tijd’.
De chronometer.
Aangezien de vraag ‘hoe lang ben je daar dan mee bezig’ slechts een vaag antwoord oplevert, ligt het voor de hand dat we het dan wel eens willen gaan meten. We nemen de chronometer in de hand en gaan op pad.
Afhankelijk van bedrijf tot bedrijf houdt dit meer of minder risico’s in voor lijf en leden, maar meestal wordt het gaan chronometreren van mensen, machines, processen, niet meteen goed onthaalt. De ‘indringer’ met de chrono, weet je wel.
Wat vaak kan helpen is het samenstellen van een team dat zelf metingen gaat uitvoeren binnen een verbetertraject.
Laat de medewerkers zelf hun tijdsbesteding in kaart brengen en er ontstaat een andere dynamiek. Ik weet het wel, men zal wel eens de meting willen beïnvloeden en wat verdoezelen, maar we hebben op zich toch al wat data te pakken waar we wat mee kunnen. Wanneer we die inspanning nu enkele maanden volhouden en verschillende medewerkers meten binnen hetzelfde proces, dan krijgen we toch waardevolle informatie.
Wanneer medewerkers zelf gaan meten zie je vaak dat ze zich al zelf in vraag gaan stellen en dat er een bewustwording op gang komt. Waarom doen we dit zo? Waarom doe jij dat op die manier? Waarom…
Het in vraag stellen van, is bewust worden van. Wat is het effect van tijd op mijn werk?
Time is money.
Benjamin Franklin
Benjamin Franklin deed deze uitspraak in 1748. Hij ging ervan uit dat tijd net zo waardevol is als geld en dat beide even belangrijk zijn.
Met geld springen de meeste bedrijven heel secuur om. Kosten worden exact in beeld gebracht. Elke gemaakte kost dient verantwoord te worden. Kostenreductie staat hoog op de lijst binnen de bedrijfsvoering. Budgetten (inschattingen) worden opgemaakt en nauwkeurig in het oog gehouden. Een budget mag je niet zomaar overschrijden.
Boekhouders spenderen zeer veel ‘tijd’ aan het analytisch in kaart brengen van hele kostenstructuren binnen bedrijven. Van de stylo en de kladblok tot de grotere investeringen.
Maar op de vraag ‘hoe lang ben je daar dan mee bezig’ heeft zelden iemand een gefundeerd antwoord. Dat staat ook niet in de boekhouding.
De uitspraak ‘time is money’ wordt dan ook vaak gerelateerd aan ‘tijd KOST geld’. Weerom de kost kant van de zaak.
Time is value.
Wat als we ‘tijd’ nu eens omzetten in ‘waarde’. Wat kunnen we toevoegen voor de klant (interne en externe) door ons te focussen op die tijd? Waar kan tijd, meer tijd of minder tijd, iets toevoegen aan het geheel?
We gaan tijd niet schrappen omdat het ons ‘kost’, maar we gaan bekijken hoe tijd ons iets kan opleveren?
Een snellere doorlooptijd zorgt mede voor een lagere voorraad, een meer tevreden klant, minder ‘hard’ werk voor onze medewerkers…
Aan welke handelingen in onze processen willen we meer of minder tijd spenderen met het oog op het verhogen van de waarde?
Binnen Lean zoeken we steeds naar het verhogen van ‘waarde’. De waste en overtolligheden willen we zoveel mogelijk uit onze processen filteren. Wat niets toevoegt, moet eruit.
Wanneer we gaan focussen op tijd bekijken we de zaak uit een ander perspectief. Hoeveel tijd heb ik nodig om de dingen ‘van de eerste keer goed’ te doen? (FTR = First Time Right) Wat levert het ‘niet doen’ of het ‘anders doen’ van een aantal handelingen mij op?
Focus even op de tijd. Meet, bekijk, vraag je af ‘waar je mee bezig bent’. Maar, meet ook hoeveel tijd je spendeert met ‘niet bezig zijn’. Klinkt vreemd?
Doorlooptijd.
Op een totale doorlooptijd van een order, van bestelling tot levering bij de klant, heb je ‘actieve’ momenten en ‘inactieve’ momenten. Op de actieve momenten ben je ‘iets aan het doen’ dat waarde zou moeten opleveren voor je klant of bedrijf. Op de ‘inactieve’ momenten gaat het proces gewoon zijn gang, maar niemand grijpt ergens actief op in.
Waarom zijn die ‘inactieve’ periodes zo lang? Kunnen we die verkorten? De tijd dat de goederen ‘in het magazijn liggen’ verkorten van een aantal weken tot enkele dagen is niet enkel waarde toevoegen voor de klant, die zijn levering sneller krijgt, maar is ook waarde toevoegen voor het bedrijf.
Je ‘geld dat op de plank ligt’ gaat sneller op de rekening staan en je kan er terug mee gaan werken.
Wanneer je focust op ‘kost’ zou je enkel gaan kijken naar ‘hoeveel ligt er op de plank’ en vaak te weinig naar ‘hoe lang ligt het op de plank’. (ITR = Inventory Turnover Rate)
Het meten van de inactieve tijd is niet zo evident. Veel bedrijven zijn zich in eerste instantie onvoldoende bewust van die inactieve tijd en waar die zich in hun processen bevindt. Om te meten moet je wel weten wat je waar wil meten en hoe je dat kan doen.
Data-analyse uit verschillende bedrijfssystemen (voor zover deze aanwezig zijn) kan hierbij helpen.
Ik heb daar geen tijd voor.
Bedrijfsleider, manager, medewerker…
Inderdaad, we hebben géén tijd om met tijd bezig te zijn want met tijd bezig zijn ‘kost’ tijd. En de cirkel is rond hé.
‘Dat is allemaal tijdverlies’. ‘Dat is verloren tijd’. ‘Daar wil ik geen tijd insteken’. ‘Ik heb daar geen tijd voor’.
‘Kom eens terug wanneer ik daar tijd voor heb’, en eigenlijk bedoel ik dan, kom maar niet terug.
Tijd voor Teit, je weet nog wel? Wat als we van ‘tijd’ nu eens ‘prioriteit’ maken binnen onze bedrijfsvoering? Nee, niet om onze mensen op te jagen, nee, niet om meer druk te zetten. Prioriteit maken van tijd om onszelf en onze structuur en processen in vraag te stellen van waar we nu eigenlijk de tijd van onszelf en onze medewerkers aan spenderen.
Is die tijd wel goed gespendeerd? Levert die tijd wat op? Is de tijd die ‘de dingen duren’ wel nodig?
Doorlooptijd.
Creëer tijd.
Hoe meer je gaat focussen op tijd, hoe meer je tijd gaat zien, herkennen, aanvoelen, begrijpen.
Bewust worden van ‘tijd’ helpt bij het creëren van tijd. Binnen eenzelfde tijdspanne meer ‘actieve’ tijd tov ‘inactieve’ tijd creëren gaat jouw bedrijf performanter en ‘sneller’ maken. Jouw product of dienst bereikt de klant eerder. (Je hebt niet ‘harder’ moeten werken.)
Bewaak waar je jouw tijd aan spendeert. Focussen op tijd betekent niet enkel reductie van tijd. Besparing op inactieve tijd kan wat tijd opleveren voor actieve tijd die je dan kan spenderen aan kwaliteit, verbetering van FTR, training van medewerkers, work life balance…
Automatiseren kan in bepaalde gevallen tijd opleveren doordat repetitieve taken op een andere manier worden uitgevoerd. Handelingen waar snelle toegang tot informatie belangrijk is zullen zeker baat hebben met automatisatie waardoor je ‘zoeken’ kan reduceren.
Heb je een ‘probleem’, splits het dan even op in verschillende elementen en breng ook even het element ‘tijd’ in beeld. (VSM) Hoe belangrijk is het gegeven ‘tijd’ in jouw probleem? Heb je er geen idee van, bekijk het dan even grondiger, ga eens meten, ga op zoek, onderzoek.
Tijd.
Bewust met ‘tijd’ bezig zijn kan je heel wat inzichten opleveren. Je comfortabel voelen met het ‘meten’ van tijd, en gemeten worden, is een eerste stap om inzichten te verwerven die tot nu toe verborgen bleven omdat het een delicaat onderwerp is om aan te kaarten.
Tijd, omgaan met tijd, managen van tijd, hoort bij een bedrijf. Wanneer je medewerkers zich comfortabel voelen met het begrip ‘tijd’ zal dit ongetwijfeld zijn weerslag hebben op heel wat aspecten binnen jouw bedrijf.
T’is TEIT..
