Magazijn 4 : Optimalisatie
Jouw magazijn is proper, 5S is ingeburgerd, je hebt een goed zicht op je ABC artikels en jouw voorraadniveaus zijn op orde.
Jouw magazijn is redelijk stabiel, nu kan je gaan optimaliseren.
Hoe zit het met de gebruikte oppervlakte? De gebruikte stellingen en opslagmogelijkheden? Hoe zit het met de voorraadrotatie?
In stap 2 kozen we voor een ‘eenvoudige’ veiligheidsvoorraad, nu is het moment gekomen om ook andere factoren mee op te nemen in onze berekeningen en het maximum uit het magazijn te halen. (meer hierover later in een SC artikel)
Het juiste stockvolume op het juiste moment. De juiste signalen naar aankoop, inbound, outbound enz. op het juiste moment. Heel wat opportuniteiten om het magazijn vlotter en efficiënter te laten ‘draaien’.
Optimaliseren kan ook op niveau van het fysiek stockeren van de goederen. Heb je plaatsgebrek? Staan jouw rekken op de correcte afstanden? Heb je de plaats, zowel in oppervlakte als in hoogte correct en optimaal benut? Voldoen je stockagematerialen nog aan de veiligheidsvoorschriften (last die de rekken kunnen dragen, mogelijks bijtende goederen enz.) en zijn ze nog aangepast aan jouw huidige manier van werken? Een goed bestudeerde magazijninrichting kan jou heel wat extra stockageruimte opleveren op dezelfde oppervlakte. Nood aan een groter magazijn kan op die manier uitgesteld (soms zelfs permanent) worden. Geef hieraan voldoende aandacht!
(ProZes kan je helpen bij het optimaliseren van jouw magazijn én magazijnruimte.)
Hoe verloopt jouw inbound (ontvangsten) en outbound (leveringen) proces? Kan je vlot ontvangen, picken, verpakken, verzenden? Wanneer op een aantal van deze vragen een negatief antwoord komt is er ruimte voor verbetering en kunnen we deze processen onder de loep gaan nemen. Vlotter werken in een magazijn = tijdswinst = hogere betrouwbaarheid = grotere tevredenheid bij personeel (interne klanten) = hogere klantentevredenheid (externe klanten).
Heb je het ‘druk’ in het magazijn, of maak je het druk? Drukte in een magazijn is niet altijd een gevolg van een grote vraag van de klant. Vaak is het een symptoom van een fout lopend of slecht presterend proces. De volgorde van jouw handelingen zijn onvoldoende onderzocht en onvoldoende op elkaar afgestemd.
Herinner je nog? : “Een proces = een serie van opeenvolgende handelingen/stappen die genomen worden om een bepaald doel te bereiken”. Wat is jouw doel? Voorbeeld, in een proces van orderpicking? Een order zo vlot mogelijk, foutloos picken? Wellicht ook nog ‘volledig’ zonder manco’s kunnen picken? M.a.w. we gaan voor OTIF (On Time In Full).
Tijd om data te gaan verzamelen over het verloop van de verschillende processen. Welke stappen neem je in welke volgorde en waarom neem je die stappen? Waarom neem je ze in die volgorde? Hoeveel stappen (voetstappen, verplaatsing) neem je bij elke stap in het proces? Hoeveel tijd kost het om 1 artikel te picken? Hoe ziet je inbound en outbound process eruit? Hoeveel tijd spendeer je aan administratieve en andere handelingen? Welke tools gebruik je daarvoor? Heb je een heftruck nodig? Heb je een stapelaar nodig? Gebruik je PC, scanner? Enz.
Alles gaan we bekijken van A tot Z, bij elke handeling hoort een ‘tijd’, ‘hoeveelheid’ en een ‘waarom’.
Waar zit er ‘waste’ in het proces? Waar creëren we waarde en waar niet? As Is naar To Be.
(Om de verschillende stappen in jouw proces telkens correct kunnen uit te voeren heb je nood aan procedures. Procedures omschrijven hoe je gaat werken in elke stap van het proces.) (5S)
Jouw magazijn is méér dan een plaats waar je goederen ‘stockeert’.
Een magazijnier doet meer dan goederen op de plank leggen of ze ervan afhalen. Een goed functionerend magazijn is key voor een goede operations in elk bedrijf.
Training en opleiding zijn een belangrijk deel van optimalisatie in een magazijn. Betrek jouw medewerkers in de processen, procedures en de optimalisatie. Hun processen, hun verbetervoorstellen, CI.
Is iedereen mee met de processen en zijn de procedures gekend? Heeft iedereen voldoende productkennis om vlot en veilig te kunnen werken? Kan iedereen op een correcte manier werken met de magazijn-tools (heftruck, stapelaar, verpakkingsmachine, PC enz.). Is iedereen vertrouwd met de labeling in het magazijn? Is er een correcte labeling aanwezig? Is er voldoende kennis over het gebruik van IT-tools zoals scanner voor orderpicking, toegang op ERP of WMS? M.a.w. zijn jouw medewerkers vertrouwd met het gebruik van de tools aanwezig op de werkvloer. Onvoldoende vertrouwd zijn met kan een vertraging van het proces betekenen. Is er voldoende aandacht en discipline om de processen en procedures ook steeds nauwgezet en consequent te blijven volgen?
Hoe goed functioneert jouw ‘planning’? Planning is cruciaal om een proces vlot aan te sturen. Heb je de juiste kennis, skills en tools om vlot te kunnen plannen? Het je een goed overzicht op de vraag? Heb je een makkelijk overzicht op de huidige week, volgende week? Een overzicht op de beschikbaarheid van personeel? (capaciteitsplanning) Een overzicht van jouw workload (backlog)? Werken de ‘planners’ actief met de verschillende inputs die ze krijgen? Hebben ze vlot toegang tot data om kunnen in te spelen op veranderende omstandigheden in het magazijn? (personeelsplanning, ziektes, verlof, drukkere periodes in aantocht, kalmere periodes …)
Zijn al jouw magazijn-machines correct onderhouden en functioneel in orde? Uitval van een machine leidt al snel tot vertraging of stops in een proces. Ook plannen van ‘onderhoud’ (preventief) is een belangrijke factor. Dit kan je meenemen in 5S!
Inderdaad héél veel vragen, heel veel mogelijke punten van aandacht. Optimalisatie is dan ook geen ‘ééndags’-actie. Optimalisatie = constant improvement, je bouwt het op met kleine stapjes. Laat je niet afschrikken door de vele vragen, vragen zullen er in de toekomst ook blijven komen. Het wordt ook steeds makkelijker om op de vragen te antwoorden naargelang je meer inzicht krijgt in jouw magazijn.
Optimaliseren is een proces van ‘langere duur’ dat je nooit loslaat. Begin met enkele goed gedefinieerde acties, in overleg met de werkvloer (Go to Gemba). Zet enkele concrete doelstellingen die je SMART maakt. Jouw doelstellingen moeten ‘haalbaar’ zijn. Werk stap voor stap (PDCA, DMAIC). Meet je progressie, meet de impact van jouw handelingen op het proces (As Is) en kijk of je korter naar jouw doel schuift (To Be). Leer de lessen uit de verschillende stappen samen met het team, verbeter en begin opnieuw.
Bij ProZes kan je terecht voor handige Lean-apps om je te helpen bij het registreren van verschillende data in jouw processen. Deze apps worden op maat geschreven van jouw proces zodat je makkelijk en zonder veel poespas voor een langere tijd kan gaan registreren. De verkregen data kunnen je dan heel waardevolle inzichten verschaffen. Die data kunnen een waardevolle toevoeging zijn in verschillende lean events als VSM, SIPOC, VOC…
Stap 4 in het magazijn : je kan gaan optimaliseren. Deze stap is een belangrijke stap en vereist blijvende aandacht, training, proces- en procedure opvolging, data captatie en analyse.
