Hoeveel voorraad heb ik nodig?
Hoe gezond is jouw voorraad? Klopt het plaatje? – Chapter 4
De invloed van jouw aankoopafdeling op jouw voorraad.
Aankoop lijkt binnen een aantal bedrijven, niet zelden KMO’s, een ‘vergeten’ afdeling. Sales krijgt vaak heel veel aandacht. Push…
Aankoop daarentegen wordt minder vaak effectief betrokken bij het hele gebeuren.
Nochtans kan je enkel verkopen ‘wat je hebt’. (SLA …)
Pull.
Aankoop en sales horen goede partners te zijn in het belang van het bedrijf. Niet zelden echter, wanneer er push wordt gewerkt in een sales gedreven bedrijf, zie je conflicten, tegenstellingen binnen deze departementen.
Sales wil verkopen, veel , snel, vaak. Aankoop wil tijd hebben om de markt te verkennen, goede deals te sluiten, inbound te bewaken enz. Push vs Pull.
Niet zelden zie je dat aankoop, gestuurd door de push mentaliteit van het bedrijf, meer voorraad inslaat dan nodig. Men wil géén klachten over stockbreuken, te weinig voorraad enz. ‘Altijd kunnen leveren’ is zowat de onuitgesproken boodschap.
Realiseer je echter dat een servicegraad van 95%, (d.w.z. op 100 bestellingen moet ik 5 keer tegen een klant zeggen dat ik zijn product op dat ogenblik niet onmiddellijk heb) t.o.v. een servicegraad van 99,9% = ‘ik wil ALTIJD kunnen leveren’ een voorraadniveau van nagenoeg X3 betekent voor dat product met gelijke vraag. Die 5% kost letterlijk heel wat geld en ruimte. Valt de verkoop stil ligt er een berg aan traag of niet roterende producten.
Aankopen is méér dan een bestelbon schrijven.
Strategisch aankopen vereist buiten kennis en ervaring ook heel wat communicatie.
Communiceer met aankoop. Breng jouw strategie niet enkel over naar verkoop met als doelstelling die omzet-target te behalen, maar betrek ook aankoop in heel het gebeuren.
Weeg af of je ‘omzet-verhogend’ wil verkopen of ‘marge-verhogend’.
Een ‘nee nu niet’ is niet noodzakelijk slechte service naar de klant.
Aankoop kan werken met ‘blanket-orders’ en op die manier een ‘flow’ bewerkstelligen met deels voorraad bij de leverancier, deels in de pipeline (onderweg) en deels in eigen magazijn. Verkoop kan eveneens werken met jaarcontracten, afroepcontracten enz. om de ‘vraag’ te managen. De klant speelt op die manier mee om van zijn kant ook wat te bufferen.
Dit zal niet overal werken en niet met alle producten. Maar waar het kan werken wordt het te vaak niet gebruikt of geprobeerd, en dat is een gemiste kans.
Allemaal mooi, maar bij ons werkt dat niet.
‘Dat werkt bij ons niet’ is vaak een excuus om de mogelijkheden niet te onderzoeken. Een klant overhalen om een langere termijn verbintenis aan te gaan in de vorm van een afroepcontract, wat hem ten goede komt, is niet gemakkelijk. Weet je nog … Heb je een relatie met jouw klant of ben je in contact met jouw klant?
Ga ervan uit dat, zeker in een B2B omgeving, jouw klant voor dezelfde uitdaging staat als jij. ‘Hoeveel voorraad houd ik aan’?
Aankoop als bewaker van voorraadniveaus vereist communicatie. Maar communicatie is niet voldoende. Op aankoopafdelingen is wat kennis en ervaring van Supply Chain management om aan de slag te gaan met dit gegeven wel zo gemakkelijk.
Hoe stabiel is de ‘aanvoer’? Hoe stabiel is de ‘vraag’?
Wanneer de vraag stabiel is en de aanvoer valt mee, is het vaak makkelijk managen. Maar wat in onze huidige snel evoluerende markt? Onstabiele vraag én onstabiele aanvoer. De klant heeft er geen oren naar, die wil zijn levering.
Betrouwbare data, een systeem dat vlot deze data kan geven of zelf bedreven zijn in het analyseren van data is key. Voor mij is een goede aankoper iemand die op zoek gaat naar trends, die ‘ups’ en ‘downs’ correct weet te capeteren. Die zich bewust is van de markt en de omgeving.
Terug naar onze ‘touchpoints’ en betrouwbare data.
Creëer een ‘bewustzijn’ van voorraad binnen jouw bedrijf. ‘Het steekt wél zo nauw’.
Wanneer je het allemaal niet zo nauwkeurig neemt op verschillende afdelingen kan je niet verwachten dat wat je belooft ook effectief kan waargemaakt worden. Er zullen altijd wel wat afwijkingen zijn op cijfers, vraag is echter met hoeveel afwijking kan of wil je leven? Hoe vaak wil je zeggen tegen jouw klant dat ‘het systeem’ fout was? En hoe vaak gaat jouw klant die ‘systeem is fout’-excuus appreciëren?
‘Het systeem’ was niet fout! Wat in het systeem zit is het resultaat van wat de systeem-gebruikers erin stoppen. ‘Het proces’ vertoont wellicht een defect, of wordt onvoldoende stipt gevolgd door iedereen die een ’touchpoint’ vormt binnen dat proces. (Maar dat is voor een andere keer.)
Binnen aankoop vertrouwt men vaak op ‘het systeem’. WMS of MRP geeft bestelvoorstellen, signalen, om actie te ondernemen. Deze zijn het resultaat van ‘data’. Data-gedreven voorstellen zijn maar zo correct en betrouwbaar als de data waaruit ze gegenereerd werden.
Vergeet aankoop niet in het voorraad verhaal.
Aankoop is een belangrijke speler aan de ‘voorraad-management-tafel’. ‘Uiteraard’ hoor ik je al zeggen. Dat weet ik ook wel. Maar heeft aankoop ook invloed aan de ‘voorraad-tafel’? Wanneer je jouw voorraad in overeenstemming wil brengen met jouw service level kan je niet rond aankoop heen.
Heb jij al een goed functionerende aankoopafdeling, of een ‘dedicated’ aankoper?
Push <> Pull, vind de juiste balans.
