Top Oneliners.
Part 1
Verandering, het doet pijn…
Wanneer ik gevraagd wordt voor een opdracht binnen een bedrijf gebeurt dit vaak naar aanleiding van een ‘verandering’ die men beoogt.
Men wil het magazijn in orde, de voorraad beter beheerd, een aankoopbeleid, klachtenbeleid, zicht op marges en marge verhoging, zicht op verlies, orde en netheid, enz.
Het doet pijn op de logistiek, de planning loopt spaak….
Operationeel verloopt het moeizaam….
Met andere woorden, ‘het doet pijn’.
Tijd voor verandering!
Ik hoor regelmatig, ik had het er al eerder over, ‘Bart, jij stelt veel vragen’. En dat klopt, ik stel héél veel vragen. Door het stellen van vragen wil ik in eerste instantie zelf inzicht krijgen in de situatie bij de (toekomstige) klant. Een tweede doestelling van het stellen van vragen is het ‘in vraag stellen’. Ik wil bereiken dat de klant zijn huidige manier van werken zelf mee in vraag stelt.
5W
De ‘Five Why’ is een gekende techniek binnen Lean om de rootcause (grondoorzaak) naar boven te krijgen van een probleem. De 5W2H is een techniek om inzicht te krijgen in een vraagstelling/probleem. Beiden kan je zelfs combineren. M.a.w. het stellen van vragen is wel degelijk een must. Ik start niet met het ‘denken in oplossingen’ eer ik het probleem grondig ken.
Wat is het probleem?
En dat is zelfs voor de meeste bedrijven al een uitdaging. Men heeft problemen, maar wat zijn die nu? Welk probleem heb je? Omschrijf eens duidelijk het probleem.
Een probleem definiëren, duidelijk omschrijven wat er niet loopt en duidelijk maken hoe men zou willen dat het loopt (doel/scope) is al een hele uitdaging.
Bedrijven hebben graag mensen die ‘denken in oplossingen’. En dat is goed. Alleen gaat men niet zelden voorbij aan het feit dat men al oplossingen aan het bedenken is eer het probleem duidelijk is en men dan de bal misslaat.
Nu zou je denken dat wanneer men mij aan boord haalt voor hulp en advies men klaar is om de verandering te omarmen.
Helaas in de praktijk zie ik dat het veranderingsproces toch wat kronkels heeft. Men wil verandering, maar men is niet klaar voor die verandering. Niet zelden verwacht men dat ‘iemand anders’ moet veranderen en dat het dan wel in orde komt.
Top ‘oneliners’
Tijdens het veranderingstraject hoor ik regelmatig van die oneliners die wellicht héél herkenbaar zijn.
‘Wij willen efficiëntie!’
‘We hebben het al altijd zo gedaan, en het heeft altijd gewerkt hoor!’
‘We doen het zo al jaaaren…’
‘Waarom ik dat doe? Ze hebben mij dat zo gezegd.’
En, ongetwijfeld kennen jullie er nog, ik ken er althans nog een aantal, maar we gaan de lijst beperken tot de toppers.
Op nummer één!
Laat ons meteen beginnen met dé nummer 1.
‘Ik heb daar geen tijd voor!’
Je weet het allemaal wel, je wil wel, maar … je hebt er geen tijd voor!
Dat gaat echt niet! Dan moet ik elke dag tot tien uur ’s avonds werken ‘als ik dat ook nog allemaal moet doen’.
Zoeken, daar hebben we wel tijd voor? In de chaos blijven rondlopen, hebben we wel tijd voor?
Ik stel het nu even wat straight-forward.
Vanwaar komt die slagzin, ‘ik heb daar geen tijd voor’. Betekent ze eerder niet : ‘ik heb daar geen zin in’? Of, ‘ik ben daar niet klaar voor’. Of, ‘ik weet echt niet hoe daaraan te beginnen’. Weerstand tegen verandering.
Jouw bedrijf draait niet naar behoren, je loopt op een aantal vlakken vast. Het zou beter moeten, beter kunnen. En dat is vaak ook zo. We gaan aan de slag met 5S, procesanalyse, brengen e.e.a. in beeld, stellen vragen enz. Blijkt al snel dat er ruimte is voor verbetering.
Maar … ‘we hebben daar geen tijd voor’.
Het is te druk.
Zou het kunnen zijn dat je het nu niet ‘druk hebt’, maar het ‘druk maakt’’? De huidige manier van werken, het proces loopt spaak. De dingen lopen niet lekker. Dat geeft inderdaad ‘druk’.
Door op dezelfde manier te blijven werken ga je geen extra tijd kunnen creëren. De dingen gaan onveranderd blijven en je kan blijven zeggen dat je geen tijd hebt.
Je kan boekenkasten vullen met boeken over het onderwerp ‘change’ (verandering). Opleidingen, trainingen noem maar op. Er is heel wat, en absoluut waardevolle, informatie te vinden over het onderwerp. Alleen, het in de praktijk brengen, blijft zo moeilijk. Het in de praktijk brengen lukt wel met de juiste aanpak, maar het nadien consistent volhouden (sustain) is een uitdaging.
Ga vragen stellen.
Change begint, althans volgens mijn persoonlijke mening, bij ‘in vraag stellen’. Kan ik, mag ik, jouw manier van werken in vraag stellen. 5 times Why. Vervelend. Waarom? De vraag ‘waarom doe je dat op die manier’ wekt vaak al defensieve gevoelens op bij diegene waaraan de vraag wordt gesteld. ‘Oh je denkt dat ik het fout doe?’ Nee, ik vraag waarom je doet wat je doet. Niet zelden hoor je dan ‘men heeft mij dat zo aangeleerd’, of ‘wij doen dat hier altijd zo’.
Jammer, maar géén antwoord op de vraag.
Die eerste stap, die eerste barrière is héél moeilijk. Het is ook de stap waarin we elkaars vertrouwen moeten zien te winnen. ‘En jij gaat mij niet liggen hebben!’
Beter.
We hebben allemaal al wel eens vastgesteld dat we ergens aan vasthouden, tot we, soms tegen onze zin, toch een ander inzicht verwerven en eigenlijk moeten toegeven dat het ook anders en wellicht beter kan. Maar wat is dan ‘beter’? Was het voordien dan ‘slecht’? Neen, het was anders. Of het ‘beter’ is of niet is deels ook of je de situatie ervaart als beter, dragelijker, mooier, aangenamer, minder druk enz. Een proces dat vlot en aangenaam aanvoelt wordt vaak als ‘beter’ ervaren.
Alleen is het niet altijd duidelijk of dat ‘betere’ proces ook effectief en efficiënt is.
We kunnen heel efficiënt de bal er volledig naast trappen. (remember… )
Maar … we wijken af…
‘Ik heb daar geen tijd voor’.
Jawel, je hebt daar absoluut tijd voor. Tijd is een onlosmakelijk deel van elk proces. Doorlooptijd, takttijd, productietijd, machinetijd, werkuren, split-tijd enz. Wanneer ik een proces ga analyseren stel ik in die analyse de vraag bij elk onderdeel, bij elke stap: ‘hoe lang ben je daarmee bezig?’. Dan wordt het vaak gokken. Men weet het eigenlijk niet. Men is zich niet bewust van de tijd die men nodig heeft voor een bepaalde stap, als de stap op zich al duidelijk is. Bewustwording van die tijd kan echter heel veel helpen.
Zodra we weten hoe ons huidige proces (AS IS) eruitziet en hoeveel tijd we spenderen om alle opeenvolgende stappen naar ons doel uit te voeren, kunnen we het geheel in vraag stellen. Waarom doe ik wat ik doe? Hoe lang duurt het? Moet het zolang duren? Moet ik elke stap wel doen? Wat brengen al die stappen mij bij? Wat leveren ze mijn klant op? (VSM)
Kan ik hetzelfde resultaat, of een beter resultaat (korter bij mijn doel) behalen door minder tijd te spenderen? Door anders te werken? Door mijn proces anders te organiseren?
We kunnen letterlijk ‘tijd (vrij) maken’.
Maar… om tijd te maken moeten we tijd nemen. (tijd voor teit)
De kip of het ei?
Ik gebruik data en vind het gebruik van data noodzakelijk om tot duidelijke inzichten te komen en een meetbaar proces. Wanneer de dingen ‘meetbaar’ zijn kan je een evolutie zichtbaar maken.
Wanneer ik dan bij aanvang van een nieuwe opdracht op zoek ga naar bruikbare data stel ik regelmatig vast dat die er niet zijn en dat we moeten beginnen met het capteren van data. Registreren, noteren, vastleggen van gebeurtenissen…
Zodra je echter de vraag stelt om te registreren ‘hoelang je daarmee bezig bent’, mag je beginnen vrezen voor lijf en leden. Dé vraag die je niet stelt : ‘hoe lang bij jij daarmee bezig’.
Hoe lang ben je daarmee bezig?
Taboe!
Ik stel het nu even ‘straf’, maar het is frappant dat men huiverig wordt wanneer die vraag gesteld wordt. ‘Denk je dat ik mijn werk niet goed doe?’ ‘Ik sta niet te niksen hoor…’ ‘Ga je ons controleren?’ ‘Moeten we nog harder gaan werken?’ En U kent er zeker nog enkele …
Ik begrijp dat medewerkers schrikken wanneer de vraag gesteld wordt. Zelf heb ik in mijn carrière ook in bedrijven gewerkt die zodanig gefocust waren op ‘tijd’ op een foute manier dat het verstikkend werkte.
Mijn vraag om tijdsbesteding te registreren is exact dat, de tijd die je gebruikt registreren. Géén oordeel, geen vingerwijzing. Een objectieve registratie van de tijd die je besteedt aan een processtap. Tijd op zich, zonder een toelichting van de processtap en de verschillende onderdelen die je binnen die tijd doorloopt zegt niets. Tijdsbesteding is ook een gevolg van het proces. Wil je sleutelen aan de tijdsbesteding moet je onvermijdelijk ook sleutelen aan het proces. En daar ligt wellicht het probleem in veel gevallen. Het proces wordt niet, of onvoldoende, in vraag gesteld maar de uitvoerder binnen het proces wordt in vraag gesteld wanneer we het over tijd hebben. (voor zover het proces al in kaart werd gebracht en men er een duidelijk zicht op heeft)
‘Moeten we dat ook nog allemaal gaan doen, daar heb ik geen tijd voor…’ De weerstand om die registraties te doen, zelfs wanneer het niet gaat over ‘tijd’, maar over aantallen, voorvallen, afwijkingen, scrap enz. zit dus dieper.
Om een goed zicht en inzicht van een proces te krijgen en om nu net het proces in vraag te kunnen stellen is het logisch dat de proces-uitvoerders het proces zelf ‘meten’.
De garantie ‘je krijgt alle tijd die je nodig hebt om die gegevens te registreren, de registratie maakt deel uit van de job’, is zelfs nog niet geruststellend.
Inzicht
Het is alleszins makkelijker en comfortabeler om te zeggen ‘daar heb ik geen tijd voor’, dan aan het registreren te gaan en straks geconfronteerd te worden met resultaten van een meting. Die resultaten zijn ontstaan door de captatie van data die medewerkers binnen hun eigen proces uitvoerden. Die data kunnen ze niet ontkennen. Ze gaan met andere woorden hun eigen proces ‘zwart op wit’ zetten.
Dat kan confronterend zijn.
Maar wat het zeker is, het is ‘verhelderend’. Het wordt ‘zichtbaar’.
Door het achteraf samen bespreken van die verzamelde data en deze tegen het licht van het proces te houden krijg ik vooral positieve reacties. We hebben meteen een objectieve houvast om onze processen ‘in vraag te stellen’. De bedrijven waar we door de zure ‘registratie-appel’ bijten, maken nadien meteen een sprong vooruit. We hebben samen vastgesteld hoe ons proces NU loopt (As Is). Door het registreren zelf is er al een soort ‘bewustwording’ ontstaan. Het noteren van een aantal cijfers maakt ook bewust van wat je registreert.
Het klinkt op die manier wellicht logisch, voor mij althans, maar het blijft een gevecht.
We hebben géén tijd om onze werkwijze in vraag te stellen om op die manier tot een werkwijze/proces te komen waarin we onze tijd beter, efficiënter kunnen benutten. Het verminderen van druk op de mens én het proces, daar hebben we géén tijd voor. Het werkbaar maken van ons werk, daar hebben we géén tijd voor.
Tja, neem er je tijd voor…
Volgende keer de 2de en de 3de plaats in de top 3 van de oneliners.
