Stocktelling

Stocktelling

Elk bedrijf, groot of klein, moet minstens 1 maal per jaar een stocktelling uitvoeren. Het valt mij op dat er in heel veel bedrijven een zekere vorm van paniek ontstaat wanneer het woord “stocktelling” valt. Waarom?

In een reeks van 4 artikels die op deze site zullen verschijnen, bekijk ik het stock-tellen even op mijn manier.

Stocktelling deel 1 : Paniek?

Hoera! De jaarlijkse (periodieke) stocktelling komt er weer aan, dat wordt genieten!
Kijk jij ook zo uit naar de momenten van stocktelling? Of niet?

Naarmate het ogenblik nadert van de jaarlijkse stocktelling, (of de periodieke, aangezien een aantal bedrijven dit vaker per jaar organiseren) stijgt de spanning in heel wat KMO’s én grote bedrijven. Hoe gaan we dat weer aanpakken? Gaat ‘de stock’ deze keer ‘kloppen’?

Het organiseren van een stocktelling leidt heel vaak tot spanning en frustratie. Verborgen schatten komen naar boven, spullen waarvan men het bestaan niet meer kende, of enkel nog vermoedde, ‘liggen plots’ op het schap. Die pallet met spullen die vorige week is aangekomen blijkt spoorloos te zijn. En zo kunnen we nog wel even doorgaan.

Herkenbaar?

Wekt in jouw bedrijf het stocktellen ook een spontane vorm van paniek op?

In mijn carrière heb ik stocktellingen meegemaakt in productiebedrijven en handelsbedrijven in binnen-en buitenland. Productie en verwerking van kunststof, verpakking, voeding, elektronica, metaalbewerking en nog wel wat sectoren. Bijna overal krijg je dezelfde sfeer wanneer het op stocktellen aankomt. Hoe komt dat? Waarom zijn we bang van stocktellen?

Om een stocktelling te laten slagen is het belangrijk dat er een goede voorbereiding aan vooraf gaat. Het magazijn is op orde, het is proper (5S) en alle goederen hebben een duidelijke identificatie? (Schikken – visual management) Het is voor elke medewerker duidelijk wat hij/zij moet tellen en hoe? De juiste hulpmiddelen werden voorzien om het de medewerkers makkelijk te maken om de stocktelling correct te kunnen registreren?

Bij een stocktelling komen heel wat pijnpunten naar boven. Het magazijn wordt als het ware meter per meter bekeken, er wordt geen pallet of locatie overgeslagen.
Zijn alle locaties bekend in het systeem? Zijn deze nog up-to-date? Het ‘zoeken naar’ en het ‘niet vinden van’ leidt tot heel wat frustratie en tijdverlies. Zoeken en niet vinden is vaak een teken van een structureel probleem in het magazijn of een andere werkplek/voorraadplek waar er wat schort aan de organisatie. De 5S methodiek kan hier uitkomst bieden. Visual Management is vaak een heel grote hulp om tot een vlotte stocktelling te komen.

Een duidelijk aanduiding van locaties (eventueel met barcode, QR-code …), een duidelijke aanduiding van de artikels, volumes en ‘eenheden’ (VPE) is cruciaal.
Tel je in kilo, stuks, VPE …? Stemmen deze gegevens overeen met de data in het ERP systeem? Heb je al een ERP systeem of werk je nog op een alternatieve manier?

Het maken van een checklist tijdens de voorbereiding voor het tellen kan heel wat frustratie tijdens het tellen vermijden. Dergelijke checklists worden ook in 5S gebruikt om het systeem levend te houden en regelmatige audits op de vloer uit te voeren.

Regelmatig werk ik in bedrijven met een ‘stocktelling-team’. Een mixed team van medewerkers van het magazijn, aankoop, boekhouding en administratie. Op deze manier kan iedereen zijn input geven aan het tel-proces en aangeven wat hij/zij belangrijk vindt om terug te krijgen als info uit de telling. (X X X => Y).
Voor de ene afdeling zijn precieze ‘aantallen’ belangrijk, voor een andere de ‘waarde’, voor nog een andere ‘dode stock’ (slow/non movers), of een algemeen zicht op de toestand van het magazijn…
Door een meeting te organiseren waarin iedereen zijn ‘verwachtingen’ kan kenbaar maken krijg je een beeld van welke elementen belangrijk zijn. (process Y = uitkomst van het proces) Je kan dan starten met het maken van een aantal instructies om de stocktelling voor te bereiden.

Voorbeeld : op picklocaties mag er maximum 1 aangebroken (geopende) verpakking liggen. Op stocklocaties zijn de verpakkingen op de paletten al netjes terug gestapeld in volle lagen op de pallet zodat tellen per laag makkelijk verloopt en onmiddellijk zichtbaar is hoeveel dozen er op 1 laag staan. Locaties, artikelcodes enz. werden gecheckt, hangen correct en zijn leesbaar (in het geval van barcodes ook leesbaar voor de scanner).

Eénmaal alle belangrijke punten doorgesproken zijn met het ‘stocktelling-team‘ kom je tot een planning van taken met een duidelijke deadline. Alle taken dienen uitgevoerd te zijn voor de stocktelling (zie hierboven).
Een verantwoordelijke (eventueel lid van het stocktelling team) kan adhv een degelijke checklist een audit doen om de voorbereiding te beoordelen.

Dit voorbereidingsproces is een leerproces. Je zal zeker een aantal keer moeten ‘bijsturen’ (PDCA) eer je tot een goede, werkbare voorbereiding en bijhorende checklist komt. (m.a.w. een SOP van de voorbereiding)
Organiseer een debriefing/feedback moment na elke stocktelling, stel de procedure bij waar nodig.

Het voordeel van een goede voorbereiding zal al zichtbaar zijn bij de eerstevolgende telling en medewerkers zullen gemotiveerd worden om mee te werken aan een nog betere voorbereiding voor het volgende tel-moment (Continuous Improvement).

Nu het magazijn op orde is kan de stocktelling straks vlot en ordelijk verlopen.

(zie ook deel 3 voor ‘hulpmiddelen’ – ProZes Stocktelling-APP)

04/01/2022