Stocktelling 4 : Stock geteld, wat nu?
Een veel gehoorde opmerking binnen heel wat KMO’s en grotere bedrijven is : “De stock klopt niet”.
Je hebt nog maar pas de stock geteld, het systeem is up-to-date en daar beginnen de eerste stockverschillen al terug de kop op te steken. “Ik begrijp niet hoe dit kan.”
Hoe komt het dat de voorraad in jouw bedrijf slechts enkele dagen na het tellen alweer ‘gaten’ vertoont?
Vaak realiseert men zicht niet WIE allemaal een invloed heeft op de stock. (zie deel 2 : voorraad) Welke handelingen hebben onmiddellijk een effect op de stock en de betrouwbaarheid ervan?
Bij een klant maakte ik eerder een oefening waarin we van start gingen met de AS IS situatie in beeld te brengen. Horizontaal, op een ‘brown paper’ brachten we alle handelingen/acties in beeld die invloed uitoefenen op de voorraad. Aankoop, inbound, picken, outbound, samples, afhalingen … We gingen elke stap na van bij het binnenkomen van een artikel in het magazijn wat er dan gebeurde. Wie registreert wat? Wat gebeurt er gij afwijkingen van aantal, kwaliteit enz.? Worden goederen steeds volledig ingeboekt? Wat gebeurt er bij afkeur? Wie communiceert met wie? Hoe wordt er gecommuniceerd? Tal van andere vragen passeerden de revue.
Het in beeld brengen van de totale AS IS situatie vroeg al enkele sessies met meerdere personen. Bij aanvang van de oefening ‘leek’ het een ‘piece of cake’, maar al snel werd duidelijk dat er meer touchpoints waren met de voorraad dan oorspronkelijk gedacht. We stelden ook vast dat het niet altijd duidelijk was wie wat doet en vooral ‘waarom’. We zagen dat het toch allemaal wat complexer was dan het op het eerste zicht leek. Vraag is echter, is het ‘voorraadgebeuren’ een complexe materie, of maken we het complex? De manier van werken, de processen kunnen bijdragen in positieve of negatieve zin.
Vaak zoekt men de oorzaak van een foute stock bij de orderpickers, magazijniers, inbound, outbound… Onze oefening haalde echter heel wat invloeden naar boven waar men zich niet bewust van was. Een ‘dringende’ levering of afhaling ligt vaak aan de bron van een foute voorraad. Wanneer het ‘dringend’ is omzeilt men de bestaande procedures en ontstaan er gaten in de juiste flow. Hier sluipen fouten binnen. ‘Onbevoegden’ die in het magazijn ‘snel iets gaan halen’ en het nalaten om de juiste procedures te volgen zorgen voor een schommeling in de voorraad die niet traceerbaar is.
Correcties die in het ERP worden uitgevoerd om een levering te kunnen maken, om een bestelvoorstel te kunnen genereren enz. Een digitale correctie is snel gemaakt, maar kan de kloof tussen effectief fysieke voorraad en het ERP ook vergroten. Hoe borg je dat je geen ‘fout op fout’ gaat maken?
Voor voorraad geldt wat er eigenlijk in elk proces binnen een bedrijf geldt. Discipline is nodig. Elke medewerker moet zich bewust zijn van de impact van zijn handelen op de voorraad en het belang van een juiste voorraad. De juiste opleiding van elke medewerker die een ’touchpoint’ vormt met de voorraad is aangewezen, zelfs noodzakelijk. Zorg voor de juiste procedures voor een ‘dringende levering’ zodat je ook hier borgt. Zorg voor procedures die zo Lean en Poka Yoke mogelijk zijn.
Onverwachte manco’s en stockbreuken leiden tot heel wat ergernis intern, maar ook bij de klant. Hoe beter je de touchpoints tijdens de oefening in beeld krijgt en de nodige maatregelen neemt op vlak van training, bewustmaking, procedures enz. hoe correcter jouw voorraad zal blijven.
Digitalisatie kan helpen, maar een ERP systeem is maar zo betrouwbaar als je het zelf houdt. Ook in het ERP mogen geen ‘shortcuts’ worden gebruikt en dient de juiste flow gerespecteerd te worden. Het zal moeite en tijd vragen, maar door constante training en de aandacht vestigen op, zal de voorraad langzaam maar zeker betrouwbaarder worden. Nieuwkomers binnen het bedrijf moeten niet enkel een mooie taakomschrijving krijgen, maar ook getraind worden op ‘begrippen’ en ‘werkwijzen’ eigen aan het bedrijf. ‘In standhouden’ (5S) is een belangrijke factor.
In stand houden = onderhouden = voorkomen = leren = borgen = bijsturen (5S)
Maintain = enable a situation or condition to continue.
Maintenance = the process of preserving a condition or situation or the state of being preserved. Bij maintenance denken we vooral aan het onderhoud van machines of wagenpark. Ook daar speelt ‘maintain’ een belangrijke rol. Vermijdt dat je stilvalt, dat defecten zich voordoen enz. Niemand wil met een defecte wagen langs de kant staan. Een ‘defecte’ voorraad is niet enkel een bron van ergernis, maar heeft zijn weerslag op customer service, kosten en marge.
Een betrouwbare voorraad zorgt voor ‘rust’ en vertrouwen binnen een bedrijf. Sales kan afspraken maken die kunnen nagekomen worden. Aankoop kan vertrouwen op wat ze in het systeem zien en de achterliggende berekeningen voor stockprognoses correct maken. Magazijnmedewerkers kunnen orders in 1 keer afwerken en hebben geen last van rework (nogmaals picken, backorders). Finance weet waar ze aan toe zijn. Kortom de rode draad van de voorraad loopt door gans het bedrijf en beïnvloedt in meerdere of mindere mate elke afdeling ervan.
Voorraad is een ‘ketting’ (Supply Chain), alles hangt aan elkaar. Het is belangrijk dat die samenhang gekend en bekend is door alle gebruikers zodat de samenhang ook geborgd kan worden en blijven.
Breng ook jou touchpoints in beeld, anlyseer en vermijd ‘de voorraad klopt niet’ in de toekomst.
Veel succes!
