Stocktelling 3 : Maak het jezelf gemakkelijk
Orde en netheid, kennis van het begrip voorraad en processen. Belangrijke elementen.
Het gebruik van de juiste tools voor de stocktelling kan nog heel wat bijdragen aan de uitkomst van de telling. Gebruik je nog pen en papier? Hoe zijn jouw lijsten opgesteld? Zijn er controlefuncties voorzien in het telproces? Huidige stock <> getelde stock. Stock ‘op papier’ <> stock ERP. Welke signalen worden er gegeven en welke alarmbellen kunnen er afgaan?
Zijn de tellingen geautomatiseerd? Gedigitaliseerd? In welke mate?
Een voorbereiding en orde slaat niet enkel op ‘de vloer’, ook jouw systemen moeten op orde zijn wil je een correct resultaat bekomen.
De tijd van het stocktellen ‘op papier’ kan elke KMO achter zich laten.
Bij een klant maak ik gebruik van 2 stocktelling-apps die ik geschreven heb om het telproces vlotter te laten verlopen. Beide apps draaien op een ‘Zebra’ handheld PC met scan-functie. De apps draaien even vlot op iOS, PC, Mac, Laptop enz.
De ’teller’ gebruikt wat ik de ‘Floor’-app genoemd heb en kan o.a. artikel, locatie en aantal scannen of het manueel ingeven. (registreren van tijdstip, naam enz. gebeurt achterliggend automatisch)
Een tweede app, die ik Control Room genoemd heb, wordt gebruikt om de telling te volgen en bij te sturen. Een samengesteld team van medewerkers van de boekhouding, aankoop en logistiek bemannen tijdens de telling de Control Room en kunnen in real-time de telling volgen.
O.a. live vergelijking tussen ERP en getelde voorraad, zowel in aantallen als in waarde.
Tellingen die buiten een bepaalde ‘foutmarge’ (vb. afwijking van de telling mag niet meer zijn dan + of -10% t.o.v. voorraad in ERP) vallen, worden in een aparte folder teruggestuurd naar de app en moeten herteld worden. De tellers op de vloer zien deze onmiddellijk verschijnen en kunnen de correctie-telling uitvoeren wanneer nodig.
Control Room kan de tweede telling met de eerste vergelijken op een dashboard. Is er nog steeds twijfel dan kan een derde telling worden getriggerd door Control Room die naar een speciale folder in de app gaat. Op deze manier kan men tijdens de telling het resultaat van de telling beoordelen, in vraag stellen, checken enz. Het controle moment ligt niet na de telling, maar op de dag van de telling zelf, à la minute.
Artikels die niet geteld werden, locaties die niet geteld werden, zijn onmiddellijk zichtbaar in de app via reports. Op deze manier kan je je ervan vergewissen dat geen enkele bekende locatie werd overgeslagen en geen enkel artikel met een bekende voorraad in de ERP niet werd geteld.
De ‘progressie’ van de telling is op een ‘chart’ zichtbaar per ‘gang’ die geteld wordt. Op deze manier kan je de evolutie, de snelheid enz. volgen.
Bij heel wat bedrijven wordt 1 telling uitgevoerd en op die manier in het systeem ingevoerd. Pas later bij een controle door de boekhouding of een andere dienst komt men dan uit op fouten, vreemde aantallen, artikels die niet geteld werden, dubbele tellingen enz.
De F en CR app vangen dit live op. Control Room beslist welke telling als ‘correct’ wordt gezien (binnen of buiten de toleranties aanvaardbaar is) en deze telling wordt klaargezet voor de export naar het ERP systeem. Op het einde van de dag heb je dus de finale stock in beeld. Je weet perfect hoe ver de telling afwijkt van de huidige voorraad (je hebt hier nu controle over) in aantallen én in waarde. De voorraadtelling kan nu ook in de app bevraagd worden en kan permanent als database geraadpleegd worden. Alle registraties (originele ingave of latere wijzigingen) krijgen een ’timestamp’ zodat je ze perfect in tijd kan volgen. (hoeveel tellingen per artikel, locatie, welke artikels waar geteld, wanneer, door wie enz.)
Stock tellen doe je wanneer je er klaar voor bent. (in ideale omstandigheden ben je er altijd klaar voor!). Een goede voorbereiding is key. Bij een proces dat reeds onder controle is en deugdelijk in stand gehouden wordt, is de voorbereiding voor een stocktelling nog minimaal en kan de checklist vrij snel afgewerkt worden.
Houd na elke stocktelling een evaluatie/feedback moment met de betrokken partijen en bekijk wat er fout ging, wat er goed ging en wat beter zou kunnen. Probeer ook te achterhalen wat men mist aan ’tools’ en inzichten, wat ontbreekt er om correct te kunnen werken?
Hoe tel je? Kan iedereen tellen en telt iedereen op dezelfde manier?
Kan je in plaats van te ’tellen’ ook wegen, meten (en converteren naar stuks)? De laatste versie van mijn app laat het converteren toe. Voor elk artikel kan er een ‘Counting Method’ worden ingegeven. Adhv deze krijgt de teller dan een bepaald scherm te zien waarop of aantallen, of gewicht, of afmeting moet worden ingegeven. De berekening gebeurt dan achterliggend terug naar ‘stuks’.
(zie volgend artikel over de APPs)
Fout ’tellen’ blijft de meest voorkomende fout en leidt tot ergernis.
De feedback momenten leiden naar ‘constante verbetering’ en zorgen ervoor dat stock tellen almaar beter en vlotter gaat verlopen, voor minder stress zorgt én dat de uitkomst van de telling betrouwbaarder en bruikbaarder is. Een analyse van het stocktelling-proces kan heel wat inzichten geven.
Waarom doen we wat we doen en voegt dit waarde toe aan het geheel. Het doel van de stocktelling is om zo efficiënt mogelijk, te komen tot een correcte en complete ‘meting’ / telling van alle artikelen in voorraad. Een terugkerende fout in het tellen is een kans tot verbetering van het proces.
Een verbetering zowel in proces, tools, inrichting van het magazijn, inzichten in het ‘voorraad’-mechanisme enz. zijn stappen vooruit naar een rustige, aangename stocktelling zonder paniek of ergernis.
Gebeuren jouw stocktellingen al digitaal? Heb jij el een handige APP die ook meteen live controle en overzicht toelaat?
