ProZes stocktelling.

Stock tellen. Gezellig? Of krijg je er de kriebels van?

Bij heel wat KMO’s en grotere bedrijven kijkt men niet echt uit naar ‘stock tellen’. Traditioneel gebeurt dit op het einde van het jaar, maar heel wat bedrijven tellen ook periodiek (maandelijks, kwartaal, halfjaarlijks enz.). Stocktelling gebeurt ook vaak ‘omdat het moet’ en wordt niet zelden als een ‘last’ ervaren.

Voor ProZes ontwikkelde ik een proces dat het stocktellen niet enkel sneller en vlotter laat verlopen, maar ook ‘live’ feedback geeft van heel het proces zodat je het kan ‘managen’. De uitkomst van het proces een een betrouwbare voorraad die makkelijk kan geïmporteerd worden (CSV of XLSX bestand) naar jouw ERP/WMS. Het proces, dat loopt met behulp van de 2 ProZes apps, kan op goedkeuring rekenen van auditors en revisors en is gedurende enkele jaren getest en bijgesteld (PDCA).

Stocktelling is een proces.

Wanneer je jouw stocktelling als een ‘project’ gaat bekijken d.w.z. een duidelijke scope, een duidelijke tijdslijn, milestones en een duidelijk einde (deliverable), dan kan je de telling ook ‘managen’. Vaak ontbreekt het in bedrijven aan een duidelijke structuur om een telling te starten en te voltooien. Het resultaat is dan ook vaak niet wat men hoopte of verwachtte.

Voorbereiding.

Zoals elk project, start ook het stocktellen met een grondige voorbereiding.

• Is jouw magazijn op orde?
• Hebben alle producten een correct label? (barcode, QR …)
• Zijn alle locaties correct genummerd en leesbaar? (barcode, QR …)
• Is ERP/WMS in lijn met de fysieke toestand?
• Zitten alle locaties, artikelcodes, omschrijvingen enz. correct in het systeem?
• …

Begin tijdig met alle voorbereidingen. Stock tellen doe je niet ’tussen de soep en de patatten’.

Zijn de medewerkers zich bewust van de ‘waarde’ van een stocktelling? Het is niet iets dat je ‘doet omdat het moet’. Een correcte stocktelling met betrouwbare resultaten levert heel wat rust in een bedrijf. Sales en aankoop kunnen vertrouwen op de data in het systeem. ERP en WMS gaan de juiste signalen geven (min/max/veiligheidsvoorraad …). Correcte data zijn onontbeerlijk in onze huidige ‘snelle’ supply chain.

Tools.

Tel je nog met ‘pen en papier’ of tel je met een andere tool? Is het in jouw geval nog met pen en papier, dan ga je met ProZes een hele grote stap vooruit zetten. Gebruik je al met een ‘systeem’, dan kan je met ProZes nog heel wat functionaliteit toevoegen tijdens het tellen.

De meeste ERP en WMS systemen hebben een ‘stocktelling’ app/functie waarmee de magazijniers tellingen kunnen uitvoeren. Vaak echter ontbreekt het in dergelijke systemen aan een ‘overzicht’ van wat er tijdens een telling gebeurt. Voor het ProZes stocktellingproces ontwikkelde ik 2 apps. Een eerste app wordt gebruikt door de ’tellers’ op de vloer (teller app), een tweede app wordt gebruikt door de ‘projectmanager’ of het project-team (monitor app).

Beide apps voeden dezelfde database maar hebben verschillende doelstellingen en functionaliteiten. Vooral de ’teller’-app is ‘Lean’ opgevat. Wat je ziet is nodig, je ziet niet meer dan nodig is. M.a.w. geen moeilijke software om mee leren te werken, geen ‘klikkerdeklik’ mogelijkheden. Wat er is heb je nodig.

De monitor app geeft veel meer inzicht en overzicht en laat toe om te ‘sturen’ door het triggeren van ‘acties’ die worden doorgespeeld aan de juiste persoon. Binnen de telling verdelen we verschillende ‘rollen’ onder de medewerkers en de apps zijn voorzien op die verschillende rollen.

Overzicht -inzicht.

Je kan opvolgen :

• Locaties geteld/niet geteld
• Artikels geteld/niet geteld
• Afwijking getelde hoeveelheid t.o.v. voorraad ERP/WMS
• Afwijking in waarde (euro’s)
• …

Je kan acties ondernemen en tellingen die een te grote afwijking hebben laten ‘hertellen’. De teller krijgt deze boodschappen te zien en voert een nieuwe telling uit.

Je kan managen op :

• Nodige tijd voor de telling (takttijd)
• Tijd verstreken
• Tijd te gaan
• Hoeveel tijd gaan de ‘hertellingen’ in beslag nemen
• …

Je kan raadplegen :

• Wie heeft wat, waar, wanneer geteld?
• Alle locaties waarop een artikel werd geteld.
• Alle tellingen worden geregistreerd (ook de foute tellingen en hertellingen)
• Timestamp
• …

Achterliggend verzamelen we heel wat date die toelaten om elke telling te analyseren en naar optimalisatie te zoeken. Tijdswinst, efficiëntiewinst, …

Stocktelling is een proces, met de ProZes apps krijg je inzicht in jouw proces.

Tellen is niet altijd tellen.

Omdat stuk-per-stuk tellen vaak tijdrovend is, en niet waterdicht, zocht ik naar andere mogelijkheden om het telproces te vergemakkelijken en te versnellen. Daarom werden de opties ‘wegen’ en ‘meten’ in de app toegevoegd.

Je kan een pallet wegen, leeggoed (pallet, opzetranden …) worden dan verrekend in de formule die het gewicht terug rekent naar het aantal stuks. Zelfde geldt voor het ‘meten’ de hoogte van de pallet wordt gemeten en achterliggend verrekend naar aantal stuks. Deze 3 wijzen van tellen kunnen al in heel wat bedrijven worden toegepast maar vereisen het nodige voorbereidende werk. Een grondige ‘mapping’ van de artikels die in aanmerking komen voor verschillende ’tel-wijzen’ is nodig.

De weeg- en meetmethode geven weliswaar kleine ‘afwijkingen’, maar gezien deze telwijze meestal gebruikt worden voor volume goederen is deze afwijking niet groter dan de stuk-per-stuk telwijze maar levert een enorme tijdswinst op. (Voor artikels (SKU) die sterk in gewicht of afmeting schommelen zal de afwijking groter zijn.)

Waarde.

Lean draait om ‘waarde toevoegen’. Het ProZes tel-proces voegt op meerdere plaatsen waarde toe voor de klant en dit niet enkel tijdens het telproces zelf. Tijdens de voorbereiding komen heel wat aandachtspunten naar boven in een magazijn. Bij het configureren van de apps ontstaat er een ‘denkproces’ waarin bedrijven hun processen in vraag (durven) gaan stellen. De doelstelling zuiver krijgen, de weg naar de doelstelling, de herhaaldelijke trainingen (PDCA), de debriefings en de verbetervoorstellen, de datanalyse en data kwaliteit… Op heel wat punten wordt er ‘naar het bedrijf’ gekeken. De stappen vooruit zijn niet enkel voelbaar in het magazijn maar zijn voelbaar bij sales, klanten, aankoop, enz.

Een betrouwbare stock is ‘goud’ waard.

Maatwerk en begeleiding.

De ProZes apps worden steeds op maat van het bedrijf ‘geconfigureerd’. De tool wordt aangepast aan jouw nood. (en niet andersom)

Heb je specifieke producten, of wens je andere data te capteren (vb. een foto van schade aan producten) dan kan dit voorzien worden. Heb je specifieke codes die aan een artikelcode moeten hangen om de bestanden makkelijker te ‘importeren’ (vanuit XLSX of CSV) naar een ERP/WMS, dan kan dit voorzien worden. M.a.w. ProZes tools passen zich aan aan de klant en de specifieke situatie.

Tijdens het ganse tel-proces kan je rekenen op begeleiding op de vloer en bij het monitoren. Vanaf de eerste kennismaking tot het exporteren van de data heb je bijstand (fysiek en/of remote).

De ervaring leerde mij dat fysieke aanwezigheid 2 à 3 keer gewenst is, nadien wordt er overgeschakeld op remote (monitoring) om na verloop van tijd de telling volledig autonoom door de klant laten uit te voeren.

Wil jij evolueren naar een rustige, betrouwbare en manageable stocktelling?

Contacteer mij via stocktelling@prozes.be we maken er samen werk van!

(Lees ook : stocktelling stocktelling 2 : Voorraad stocktelling 3 : Maak het jezelf gemakkelijk
stocktelling 4 : stock geteld, wat nu? )