Hoeveel voorraad heb ik nodig?
Chapter 5 : productie, bouw, maakbedrijf, montage …
In voorgaande chapters kon je de ‘voorraad’ vooral interpreteren naar ‘handelsgoederen’ (alhoewel dat niet de insteek was).
Voorraad in een maak-bedrijf.
Maar wat in een productiebedrijf?
Productie, montage, bouw, servicebedrijf, …
Wanneer je zelf producten gaat maken heb je verschillende voorraden. De principes om een voorraad in stand te houden, te managen, gelden ook hier.
Je hebt grondstoffen, hulpstoffen, halffabricaten, afgewerkte producten…
Weet wat je hebt. Weet hoeveel je ervan hebt enz. geldt ook voor deze goederen. Elke voorraad begint met een ordelijk magazijn. Overzicht.
Is elk artikel/item/grondstof bekend? Is het correct benoemd? Fysiek en digitaal (systeem) lopen op 1 lijn? (kom ik nog op terug)
BOM en samengestelde artikels.
In een productiebedrijf wordt vaak met ‘BOM’s’ gewerkt. Bill Of Material. M.a.w. de lijst van artikels die je nodig hebt om een item te ‘maken’. Dit kan een half-fabricaat zijn, een onderdeel van een groter geheel, of een afgewerkt product. Elk item op de BOM is een aantal keer nodig in het geheel. Elk item is een artikel in de voorraad.
Heb je een goed werkend ERP/WMS dan kan je de voorraad volgen/monitoren vanuit de BOM. Elk item wordt x-aantal keren verhoogd/verlaagd bij het werken met het systeem. Is je BOM afgewerkt heb je minder items in voorraad, maar meer semi- of afgewerkte producten. Logisch. Maar toch niet altijd gemakkelijk.
Projectmatig werken.
Veel productiebedrijven werken ‘op maat van de klant’. D.w.z. er worden kleine series geproduceerd of zelfs éénmalige producten worden samengesteld. Dit betekent dat ook een aantal items/onderdelen slechts éénmalig nodig zullen zijn.
De ‘behoefte’, de vraag-kant van het probleem is dan ook éénmalig. Men spreekt dan van project-sourcing en project-matige aankoop. (hier kom ik later nog op terug)
Eénmalige producten gaan al dan niet de voorraad in. In een aantal bedrijven ontvangt men alle inkomende producten naar de voorraad van waaruit men dan gaat picken op het juiste moment voor productie. In andere bedrijven ontvangt men rechtstreeks naar het project of heeft men een mix van éénmalige items en onderdelen die men in voorraad heeft.
Zicht op jouw voorraad.
De principes van een gezond voorraadbeheer blijven ook hier behouden.
Wat is de vraag? Hoeveel wordt er gevraagd? Is het een éénmalige vraag? Is het een wederkerende vraag? Je stemt je voorraad af op de vraag.
Bedrijven die in serie produceren kunnen de voorraad gaan managen op de vraag naar nieuwe productie-runs. Bedrijven die op maat werken gaan managen op die eenmalige gebeurtenis.
Serie-productie = weerkerende vraag, is ook vaak een voorspelbare vraag op korte, middellange of zelfs lange termijn. Hier kan je aan de slag met min/max/veiligheidsvoorraad. Je houdt de voorraad op een voldoende hoog peil om aan de vrij stabiele, of voor een bepaalde termijn bekende, vraag te kunnen voldoen. Bijkomende variabele is de aanbod-kant. Hoe stabiel is de aanvoer?
Wanneer én vraag én aanvoer niet stabiel zijn, is het een hele uitdaging om aan de slag te gaan.
Wanneer 1 van beide of allebei redelijk stabiel zijn wordt het allemaal wat makkelijker.
Wat je niet altijd ziet…
In een productiebedrijf het je ook verliezen op processen. Opstart van machines. Instellingen van machines. Functioneel testen. Kwaliteitscontrole…. Er zijn nog wat punten binnen het proces waar een zeker aantal items kunnen uitvallen. Vaak is het moeilijk om die mogelijke ‘uitval’ op voorhand in te schatten, tenzij je al een goed werkend meetsysteem actief hebt in jouw bedrijf. (Industrie 5.0 – IOT)
Hoe presteren jouw machines? Hoe constant is jouw kwaliteit? Hoeveel uitval heb je gemiddeld? Waarom? Waar? Wanneer? Hoe goed een productie-bedrijf functioneert heeft een rechtstreekse invloed op de ‘vraag’-kant naar onderdelen/grondstoffen/items uit voorraad. Wanneer je 100 afgewerkte producten moet maken ga je 1 BOM 100x picken. Maar aangezien je ook opstart en/of instel-uitval (en andere) hebt, moeten deze ingecalculeerd worden zodat er meer items worden klaargezet voor productie. Dit is vaak een hele klus.
Ben je nog niet zo ver dat je alles kan monitoren in de productie, dan is er vaak ‘buikgevoel’, ‘gokken’ … nodig. Re-work, extra picken enz. zijn dan vaak het gevolg/nodig om tot het juiste aantal afgewerkte producten te komen. Deze extra-behoefte/vraag tijdens het proces zet de voorraad danig onder druk. Een niet voorspelbare extra vraag kan ervoor zorgen dat volgende productie-runs in gevaar komen wegens ‘stockbreuk’. Een vaak voorkomende reactie van aankoop binnen deze bedrijven is ‘genoeg voorraad nemen zodat we niet stilvallen’. Vaak is dat gelijk aan teveel voorraad uit angst voor een stilstand.
Don’t flood the iceberg.
Je voelt het al, voorraadbeheer in een maak-omgeving is wat complexer. Wat niet wegneemt dat, in vorige artikels al aangehaald, het ook een hele uitdaging kan zijn in een handelsonderneming. Wanneer daar de vraag-kant, voor allerlei verschillende redenen, niet-stabiel is, wordt de uitdaging ook enkel groter.
Het is vooral belangrijk dat de ‘vraag’ zo duidelijk mogelijk wordt gemaakt. Werk je met BOM’s verzeker je er dan van dat deze compleet en up-to-date zijn. Werk je niet met BOM’s dan ga je met lijsten werken van behoefte voor een bepaalde productie/montage. Hier geldt hetzelfde. Deze lijsten moeten correct en volledig zijn. Het ‘in stand houden’ van dergelijke lijsten is intensief en vraagt de nodige precisie en kennis. Productkennis, kennis van productieprocessen, vertrouwd zijn met het product. 2 items in een dergelijke lijst die ‘ontbreken’, zijn niet 2 items. Het zijn x-aantal keer 2 items. Had je de productie al moeten starten zonder? Of ben je gestart om dan tijdens de productie vast te stellen dat de items ontbreken? De picking was ‘compleet’, alles was op voorraad. Alleen… de BOM was ‘defect’.
PDCA, onderzoek, begrijp, stuur bij.
Hoe kan dit? Ik begrijp het niet! Je kent de uitdrukkingen wellicht wel die je hoort op een productievloer.
Inderdaad, de productie wordt bemoeilijkt of valt helemaal stil door ‘missing items’. Ze waren niet in beeld. De ‘vraag’-zijde was ‘defect’. Je bent vertrokken van informatie uit data die niet volledig waren. Dit vertaalt zich rechtstreeks naar een defecte voorraad (niet of niet tijdig aangevuld), problemen in de productie enz.
Uiteraard kan dit ook gelden in een handelsonderneming. Je verkoopt een ‘set’ van artikels in een bepaalde promotieactie. Werk je dan met een ‘samengesteld’ artikel zodat het systeem je kan helpen met de vraag/behoefte kant wanneer je ‘schat’ hoeveel sets je zal verkopen? Wanneer jouw samengestelde artikellijst een defect vertoont zal je problemen ondervinden bij de samenstelling.
Back to basics.
We wijken wat af, maar we blijven terugkomen op… Weet wat je hebt. Weet hoeveel je hebt. En hier komt bij ‘weet wat je nodig hebt’ (vraag, forecast …).
Productie, montage, bouw, service-bedrijf, andere uitdagingen, maar veel gelijkaardige basisprincipes.
Eigen je de basisprincipes al toe. Het helpt je al een hele stap vooruit.
