Hoeveel voorraad heb ik nodig?

Hoe gezond is jouw voorraad? Klopt het plaatje? – Chapter 3

Variation kills…

Jouw data (Hoeveel voorraad heb ik nodig? – Chapter 2) brachten heel wat inzichten.

Wat je verkoopt bepaalt in grote mate de hoeveelheid voorraad die je gaat nodig hebben. Met ‘wat’ bedoel ik welke producten je verkoopt.

Je kan een mooie omzet/marge creëren met de verkoop van 100 artikels, maar je kan ook 1000 artikels (of zelfs véél meer) verkopen of nodig hebben ter verwerking. Het hangt uiteraard af van jouw activiteit.

Let er echter wél op dat je de ‘variatie’ in toom houdt. Weet hoeveel je van elk product verkoopt. Monitor elk product op ‘life-cycle’ en ben je bewust van die ‘levensduur’. Niet elk product zal eeuwig verkopen. Niet elk product ga je eeuwig in productie of montage blijven gebruiken. Naargelang de activiteit die je hebt zijn er vluchtige of minder vluchtige producten. (product-management)

Kijk je naar omzet of marge? Meer-verkoop of marge-verhoging/bewaking? Ik sta er vaak van versteld dat men eigenlijk niet goed weet wat de marge per product is. Hoe komt men tot de verkoopprijs? Een verkoopprijs is méér dan aankoop + een percentage.

Verkoop je rechtstreeks aan de consument (B2C) dan is de kans groot dat jouw producten een snellere rotatie zullen hebben en kortere levensduur hebben dan een bedrijf dat aan een ander bedrijf (verdelers, distributie, productiebedrijven …) (B2B) verkoopt. De stabiliteit van jouw product-range (assortiment) bepaalt mee de voorraad. Produceer of monteer je allerlei, dan speelt er nog een andere problematiek. Hoe snel evolueert jouw sector?

Ken jouw ‘product-basket’.

Da’s toch logisch.

Je denkt nu wellicht ‘dat is nogal logisch, dat weet ik allemaal wel’… Inderdaad, het klinkt logisch en wellicht weet je het allemaal. Maar… In de realiteit zie ik vaak dat het moeilijk is om heel het verhaal echt in de praktijk te brengen én te onderhouden. Het constant monitoren, de juiste vragen stellen, de voorraad in het oog houden.

‘Wij hebben daar eigenlijk géén tijd voor’.

Zoals ik al eerder aanhaalde is voorraad een heel moeilijk punt in heel veel bedrijven.

Steek er voldoende tijd in, heb aandacht voor jouw voorraad, niet enkel wanneer een klant aan de telefoon hangt, maar constant.

Ad Hoc managen op klantvragen is nefast voor een goed voorraadbeheer. Ken jouw touchpoints(!) met de voorraad.

Wanneer je een nieuw product/artikel in-faseert, bekijk dan of je er 1 of meerdere kan uit-faseren. Past het nieuwe product in jouw strategie, filosofie, lange termijn-doel, jaar-doel? Op wiens vraag komt het nieuwe product in het assortiment? Is het het gevolg van een marketingstrategie? Een doordacht beleid om een portefeuille uit te werken die beantwoordt aan jouw bedrijfsdoelstelling?

Life-cycle.

Je kan niet alles verkopen waar de klant(en) naar vraagt op elk moment. Te vaak zie ik voorraden en artikelbestanden exploderen omdat men aan elke vraag wil voldoen. Een nieuw artikel wordt aangekocht, een bepaalde voorraad ingeslagen, een eerste verkoop wordt snel gerealiseerd omdat er een vraag was, maar dan gaat het fout.

De vervolgverkoop laat op zich wachten. Het artikel past wellicht niet in het grotere geheel en het was een klein deel van de klanten dat naar het product vroeg, of zelfs 1 klant. Gevolg is dat er een rest-voorraad op de plank ligt die daar wel enige tijd kan liggen.

Voorraad = plaats. Voorraad heeft niet enkel een financieel plaatje, voorraad beneemt je ook letterlijk ‘ruimte’. Wanneer jouw beschikbare ruimte volledig ingenomen is wordt het moeilijk werken. Dat zijn we weer terug aan het begin van het vraagstuk beland. ‘Wat ligt er in mijn magazijn’?

Houd de variatie klein. Ben je bewust van de variatie aan producten en beheer jouw portefeuille. Heb oog voor de levenscyclus van de producten en de evolutie van de markt binnen jouw sector.

One-shot sales?

Wat zit er in mijn ‘mandje’?

Monitor je product-mix en basket. Hoeveel producten heb ik in mijn portefeuille die een goede marge scoren? Hoeveel producten scoren minder goed? Zijn er producten waar we verlies op maken?

Voorraadbeheer draait niet enkel om ‘hoeveel’ en ‘op tijd’, maar ook rond ‘wat’ en ‘waarom’.

Een goed gebalanceerde voorraad is niet enkel de taak van 1 persoon. Vaak kijkt men voor voorraad in de richting van de ‘magazijnier’. Wanneer de voorraad niet ‘juist’ is klinkt er gemor. Een magazijnier of warehouse manager staat in voor het vlot werken van het magazijn maar gaat niet over het voorraadniveau vanuit strategisch standpunt. Wat er niet is kunnen ze niet leveren of beheren. Wat er teveel is, is vaak niet ontstaan door toedoen van magazijnier of warehousemanager.

Stel je intern de vraag ‘wie beslist’. Wie heeft medezeggenschap over de voorraad en het voorraadniveau.

In tijden van euforie, bij een product dat zeer goed verkoopt is er geen vuiltje aan de lucht. Pas wanneer het product op zijn retour gaat realiseert men zich vaak dat er een ‘overschatting’ gebeurde. In het andere geval kan een product waar men minder van verwachtte, of niet goed wist wat te verwachten, plots beter scoren. Je kan dan niet toveren en plots meer voorraad hebben. Er zal de nodige tijd overgaan om de voorraad aan te passen aan de vraag.

Variatie

Meer producten, meer variatie = grotere uitdaging om te beheren. Wanneer je van elk artikel in jouw magazijn weet waarom je het hebt, hoeveel je er (nog) van verbruikt, sta je al heel ver. Heb je nog artikels nodig om toekomstige herstellingen uit te voeren bij de klant of service te leveren, kijk dan ook naar de levensverwachting van de installaties bij de klanten. Ga je eeuwig service/reparaties leveren of ga je op een bepaald ogenblik de service stopzetten of afbouwen op oudere installaties?

Hoe groter de variatie, vooral bij technische, sterk evoluerende componenten/artikels, hoe groter de uitdaging om steeds up-to-date te blijven.

Standaardisatie kan variatie helpen verminderen.

Zoveel mogelijk hergebruik van bekende artikels of componenten, van gekende betrouwbare leveranciers vanaf het ontwerp, kan een eerste stap zijn. Wanneer elk afgewerkt product dat jouw bedrijf verlaat een ‘uniek’ stuk is dat is samengesteld uit unieke componenten kan de opvolging een uitdaging zijn.

Jouw strategie heeft een rechtstreeks effect op de variatie in de voorraad. Standaardiseren of variëren? Standaardisatie kan je ook helpen om de ‘life-time’ te verlengen. Veel gevraagde/gebruikte componenten zijn makkelijker voor langere tijd te sourcen en hebben bij de leverancier ook vaak een langere life-cycle. Unieke componenten, weinig vraag, korte levensduur, moeilijk te sourcen.

Up-to-date houden, laatste versies, obsoletes, uitfaseringen bij de leveranciers, bedrijven die verdwijnen, onrustige global SC, enz. het is een uitdaging.