De X of het Y?
Output vs Input
We hadden het eerder over productiviteit en input (X) en output (Y) van een proces.
Wat is nu de relatie tussen die output en die input?
Bij operationele productiviteit is er een directe relatie tussen het volume van de output en het volume van de input. Volume in tijd, aantal enz.
Voorbeeld:
Wanneer het aantal geproduceerde eenheden stijgt, bij een gelijkblijvende tijd, of als de tijd daalt bij een gelijkblijvend outputvolume, dan neemt de productiviteit toe.
M.a.w. we hebben 2 factoren. Volume en tijd. Beiden kunnen we beïnvloeden. Beiden zullen de output beïnvloeden.
Time is money.
Staar je niet blind op ‘tijd’ (tijd voor teit …) heb ook oog voor de andere factor.
Jagen op tijdsbesteding, verkorten, sneller enz. heeft zijn grenzen. Productiviteit zonder kwaliteit, betrouwbaarheid, conformiteit (tijd voor teit …) heeft weinig zin. Producten ‘snel en efficiënt’, maar waardeloos = slechte kwaliteit, produceren heeft geen zin. Enkel een kwaliteitsvol product/dienst heeft een waarde.
Doe het meteen goed.
FTR (First Time Right) zou steeds de doelstelling moeten zijn. Hoeveel tijd heb ik nodig om alles ‘van de eerste keer goed’ te doen. D.w.z. volgens mijn eigen kwaliteitsnormen en regels. Mijn product/dienst moet voldoen aan wat ik ervan verwacht, wat mijn klant ervan verwacht. Wanneer mijn productiviteit stijgt, maar mijn kwaliteit daalt zal ook de tevredenheid dalen bij de klant.
Je kan toewerken naar de scherpste FTR tijd, maar zodra deze, binnen jouw huidige proces, binnen jouw huidige context (machines, locatie, medewerkers,…) behaald werd, is de grens bereikt. Stand houden (Sustain) is dan de boodschap.
Vanaf dan ga je, met een bredere kijk over het geheel op zoek kunnen naar CI. Waar kunnen we nog verbeteren?
Ieder proces heeft zijn limieten. Jouw machines, tools, software, medewerkers… hebben limieten. Door CI kan je daaraan werken. M.a.w. we kunnen op zoek gaan naar een beter/ander proces. Een proces dat wel meer output/betere kwaliteit aankan.
Mijn proces.
Herinner je nog? In een emmer van 10 liter kan ik géén 11 liter gieten. Vol is vol. Limiet van het proces bereikt is het de boodschap om die 10 liter zo vaak mogelijk te bereiken, van de eerste keer goed. Zonder te ‘morsen’.
Willen we naar 11 liter en méér, moeten we het ‘vat’, het proces, de drager, vergroten.
Wanneer we enkel op ‘tijd’ gaan zoeken laten we echter een mooie kans liggen. In ons voorbeeld van productiviteit Volume/tijd = eenheden/tijdseenheid, zit de factor ‘volume’. Hoe kunnen we het volume beïnvloeden? Zit er een bottleneck in het proces dat een rem zet op volume? Een machine die tegen de limieten loopt? Ingewikkelde processtappen en procedures voor handling van volume?
Bekijk steeds beide elementen.
X’en en Y.
Ben je bewust van de X’en in jouw proces. Niet alles is wat het lijkt. Wat zijn mijn cruciale ‘inputs’ (X)van mijn proces? Heb ik deze in beeld? Heb ik deze allemaal onder controle?
Hoe beïnvloeden de X’en de output (Y)?
In de volksmond ook bekend als : ‘Wat er niet ingaat kan er ook niet uitkomen’. De kwaliteit van de X’en gaat de kwaliteit van Y bepalen.
Producten, diensten van de ‘juiste’ kwaliteit als input gebruiken kan een effect hebben op de Y. Heb je een lagere kwaliteit van input waardoor je gedurende het proces meer moet na-bewerken, dan heeft dit een gevolg op de flow van het proces en de effectieve uitkomst ervan.
Aankoop en de invloed op Y.
Ik had het er eerder over dat aankoop in sommige bedrijven een vergeten afdeling lijkt. Aankoop draagt mee zorg voor de X. De beslissingen die op aankoop genomen worden beïnvloeden X. Aangezien de kwaliteit van X de Y bepaalt speelt aankoop een belangrijke rol in het geheel.
Is ‘beterkoop’ kopen, beterkoop? Wanneer een product/dienst een bepaald percentage defect/uitval heeft binnen een proces, gaat het de output vertragen. Afval verwerken binnen een proces is niet enkel een vertragende factor, maar kan ook extra kosten, handelingen, machinetijd enz. met zich meebrengen. Het volume dat je in eerste instantie in het proces steekt gaat deels verloren binnen het proces. Dit heeft niet enkel zijn weerslag op het outputvolume maar ook op de tijd. Het volume afval, rework enz. zal stijgen.
Afval, waste.
Het volume dat we in het proces invoeren, hoeveel van dat volume komt uit het proces? In nogal wat bedrijven heeft men geen zicht op afval, uitval, defecten, verlies. Nochtans zijn verliezen en afval een belangrijke factor in de X naar Y keten.
Waarom hebben we afval/uitval? Gaan we herwerken (rework – ‘het verborgen fabriekje’) of hebben we effectief afval? Hoeveel? Hoe vaak? Waarom?
Elke niet-FTR geeft afval, verlies. Verlies van tijd, materiaal, energie, kwaliteit, motivatie …
Elk verlies binnen het proces heeft zijn weerslag op de output. Afval (in gelijk welke vorm) vereist extra aandacht en slorpt op die manier weer resources op. Volume én tijd gaan verloren. Vreemd dat verlies en afval binnen een proces nog steeds te weinig aandacht krijgt.
Nochtans zijn afval, uitval, verlies van volume belangrijke indicatoren. Er wordt heel vaak gekeken naar KPI’s van afgewerkte producten en diensten. Hoeveel hebben we gemaakt? Hoeveel hebben we verkocht? De KPI ‘hoeveel moeite heeft ons dat gekost’ is er zelden bij.
Een ‘slechte dienst’ die we geleverd kregen is wellicht moeilijk zichtbaar te maken. Er wordt wat over geklaagd, maar het effect op het proces blijft onzichtbaar.
Interne klanten moeten kunnen/mogen klagen.
Bij X en Y moeten we weerom denken in ‘interne’ en ‘externe’ klanten en leveranciers. Wanneer ik binnen mijn bedrijf klant ben van een voorgaand proces of processtap, dan verwacht ik X’en voor mijn proces(stap) zodat ik naar een kwalitatieve Y kan werken. Mijn Y kan op zich weer een X zijn voor een volgende collega/proces(stap). Vandaar dat we het geheel ook Supply Chain heten.
Kennen we onze X’en en weten we wat onze Y’en moeten zijn? CTQ. Critical To Quality.
Zijn onze ‘specs’ gedefinieerd? Worden ze bewaakt? Of steekt het zo nauw niet?
Door ervoor te zorgen dat we intern kunnen en zelfs ‘moeten’ klagen halen we zwakkere punten naar boven. Deze kunnen dan aangepakt worden (CI – PDCA – DMAIC – Kaizen) We verbeteren onze interne X en Y om ervoor te zorgen dat de eindklant de finale Y krijgt die van ons verwacht wordt.
Een goede klacht is goud waard.
Specs zijn er niet voor de show.
In een bedrijf waar ‘iedereen kan aankopen’ is het niet denkbeeldig dat X’en op specs afwijken. Met alle gevolgen vandien voor het proces. De oorzaak van het slechter/minder presterende proces, de lagere productiviteit, ligt dan niet op de productievloer. We moeten niet gaan zoeken naar ‘tijdverlies’ allerlei binnen dat proces. De ‘grondoorzaak’ van het productiviteitsverlies ligt op aankoop/sourcing.
Bewustzijn, ownership.
Iedere medewerker binnen een bedrijf zou zich bewust moeten zijn van zijn X, zijn ‘input’ in het geheel. Waar er wordt afgeweken van de X zoals die ‘verwacht’ wordt door de ‘klant’, hebben we een potentieel probleem=potentieel productiviteitsverlies. Al onze X’en samen maken onze Y.
De ‘afwijkingen’ op de X’en zullen een afwijking op de Y betekenen. (Six Sigma) Wat zijn jouw aanvaardbare marges waarbinnen je wil/kan werken? Wat is aanvaardbaar voor de klant?
Heb jij toleranties gedefinieerd? Wanneer is een X goed? Wanneer keur je af?
Je voelt het al, ik kan nog wel even doorgaan over X en Y. Boeiend, belangrijk.
Productiviteit is een term die héél vaak besproken wordt binnen een bedrijf. Er wordt echter niet altijd bij stilgestaan wat dit nu precies betekent. Productiviteit is niet enkel wat er uit jouw bedrijf komt, het is ook hoe het eruit komt.
Ik heb het daarbij nog niet gehad over ‘marges’ en het effect hierop binnen onze zoektocht naar productiviteit. Een loutere productiviteitsverhoging met focus op output volume, zonder aandacht voor marges levert wellicht niet het gewenste bedrijfsresultaat op. Maar dat is een verhaal voor later.
Waar ben ik nu mee bezig?
Denk straks even na of je met een X bezig bent of met een Y. Een ‘tussen-X’ of een ‘eind-Y’ en alle schakeringen ertussen. Vergewis je van jouw invloed op de eind-Y en wat je wil bereiken.
f(X) = Y
