Aankoopafdeling.
Je hebt nog geen aankoopafdeling maar je wil er wel mee aan de slag.
Hoe begin je daar nu aan?
Aankopen doen we als consument allemaal. We kopen verbruiksgoederen en we kopen investeringsgoederen. Privé staan we er echter zelden bij stil hoe we deze zouden categoriseren.
Wat koop je voor ‘langere tijd’ en kost wel enige financiële inspanning? Wat koop je om ‘onmiddellijk’ te ‘verbruiken’, consumeren?
Bijna instinctief koopt elk gezin, naar gelang het gezinsbudget, allerlei spullen aan. Men gaat op zoek naar ‘de beste voorwaarden’, naar de ‘beste leverancier’. Er wordt bekeken en vergeleken. Vooral het E-shop gebeuren laat makkelijk kijken en vergelijken toe. Alhoewel je in dat aanbod zeker de fysieke winkel niet mag vergeten, deze speelt nog steeds een niet-te-vervangen, belangrijke rol.
Het ‘sourcen’ neemt nogal eens tijd. Wat wil ik precies kopen en waar zou ik dat willen kopen? Wie biedt aan wat ik nodig heb?
Die eerste vraag is heel belangrijk : ‘Wat wil ik precies kopen’?
In een privé omgeving kan je makkelijk van idee veranderen in het proces. Je hebt vaak weinig partijen waarmee je moet overleggen en ‘wat’ je zoekt weet je, of vind je gaandeweg wel uit. Met andere woorden, buikgevoel. De eindbeslissing ligt bij jouzelf.
In een bedrijf ligt het wel iets anders. ‘Wat’ je moet ‘sourcen’ = zoeken, dient door de aanvrager/gebruiker, zo grondig mogelijk beschreven te worden. Men noemt dat ook de ‘specs’. Aan welke specificaties moet het product voldoen? Je kan maar effectief en efficiënt gaan sourcen wanneer het duidelijk is waarnaar je op zoek bent. Welke partij kan hetgeen je precies zoekt, binnen de opgegeven grenzen (specs met mogelijke graad van toegestane deviaties), aanbieden?
Dat sourcing-proces is vaak al een hele uitdaging. Neem er jouw tijd voor. Spreek met de aanvrager. Zorg ervoor dat je de vraag correct begrijpt en dat het duidelijk is. Wat kan, wat kan niet? Wat je koopt, komt in jouw productieproces/handelsproces terecht. De kwaliteit van het eindproduct is een optelsom van de componenten. Werk, verwerking enz. is hier ook 1 van die elementen/componenten.
Werk gericht.
Aankoop heeft duidelijke richtlijnen nodig zodat de zoektocht gericht kan gebeuren. Bij een RFI (Request For Information), een RFQ (Request For Quotation), is het belangrijk dat de juiste vragen aan de mogelijke aanbieder/leverancier worden gesteld. Het antwoord dat je mag/kan verwachten zal door jouw vraagstelling worden beïnvloed. Hoe gerichter en completer jouw vraag, hoe sneller en efficiënter (althans dat mag je verwachten) het antwoord van de aanbieder zal/kan komen.
Wanneer de aankoper of aankoopmedewerker door heel wat websites en E-shops moet scrollen (want zo werkt het vandaag vaak), is het makkelijk om met de juiste zoektermen aan de slag te kunnen om heel wat extra uren en inspanning te vermijden.
Gericht kunnen zoeken, duidelijke informatie kunnen bekomen, begint bij de vraagstelling. De juiste vraagstelling begint met ‘wat heb ik nodig’. Interne communicatie en informatie naar aankoop toe is belangrijk en noodzakelijk.
Begrijpbare de zoekvraag.
Het is noodzakelijk dat de persoon die over de aankoop gaat, ‘begrijpt’ wat er moet aangekocht worden. Een begrip van het goed, maar eventueel ook van het proces waarin het zal terechtkomen (verwerking, distributie …) helpt bij het interpreteren van ‘wat kan en wat niet kan’. Vaak is een 100% match met de specs niet mogelijk tenzij men op zoek is naar een bestaand product en de specs overeenstemmen met een product/merk/leverancier dat gekend is in de markt.
Misschien herken je hierin ook wel een HR-uitdaging? Het zoeken naar de meest geschikte medewerker is op zich ook een ‘aankoop/sourcing’-proces. Het ‘begrijpen’ van, is vaak een hele uitdaging.
Wil de aankoper een match vinden, die zo kort mogelijk bij die 100% aanleunt, is kennis vaak de doorslaggevende factor. Een regelmatige ‘go to gemba’ voor de aankoopafdeling, of de aankoopafdeling in wording, is dan ook geen overbodige luxe.
Gevonden!
Je hebt ‘gevonden’, wellicht bij meerdere aanbieders, wat je zoekt. De volgende vraag is dan wellicht de kostprijs. Wil men de aankoper helpen is het vaak nuttig om de prijs al op te nemen in de specs. Wat mag het kosten? Is er een ‘target price’?
Net zoals in jouw privé ga je prijzen vergelijken. Al snel ga je zien dat er verschil zit op die prijzen en ga je zoeken waar de verschillen zitten. Zijn er extra’s, is de prijszetting straight forward of is het een kluwen van allerlei extra’s en onduidelijke wat/als/dan clausules? Het in kaart brengen van ‘wat het kost’ is vaak niet zo makkelijk. Je dient rekening te houden met allerlei factoren die invloed zullen hebben op de totale kostprijs.
Bij een opstartende aankoop-afdeling is het belangrijk om niet enkel te focussen op de prijs. Trap niet in de prijs-val. Het hele plaatje moet kloppen. Is dit een actie van de leverancier om een nieuwe klant te scoren of is het een prijs die hij over langere termijn kan aanhouden? Continuïteit (in prijs, kwaliteit …) en leverbetrouwbaarheid zijn factoren die zeker zo belangrijk zijn dan de prijs.
We hebben een aanbieder gevonden en we kennen de prijzen. Nu gaan we selecteren.
Selecteren = kiezen.
Als privépersoon gaan we nu kiezen tussen de verschillende kanalen en prijzen. Dit gebeurt verdergaand op eerdere ervaringen of verdergaand op ‘reviews’ of ervaringen van vrienden en kennissen.
In een onderneming mag aan de keuze maken wat meer tijd besteed worden. Een B2B overeenkomst is namelijk verschillend van een B2C overeenkomst.
Willen we vaker kopen bij de aanbieder? Kan ik erop vertrouwen dat ik straks nogmaals terecht kan bij die aanbieder en dat mijn aankoop geen one-shot blijft? Gaat het over een occasioneel product dat ik aankoop of is het product dat ik ga aankopen voor ons bedrijf strategisch belangrijk? Wordt de aanbieder een ‘preferred supplier’ of wordt het een ‘second’ of ‘third’ source?
Wie is mijn leverancier?
Jouw leverancier, of mogelijke leverancier, wat beter leren kennen is de volgende stap. Wie is de aanbieder? Hoe staat het bedrijf er financieel voor? Zijn er specifieke vereisten om met die partij gaan samen te werken? (contracten, specifieke voorwaarden, import regels en beperkingen enz.) Een goede studie i.v.m. de leverancier is belangrijk om geen kat in een zak te gaan kopen.
Betalings- en leveringsvoorwaarden en modaliteiten zijn enorm belangrijk, kijk er grondig naar.
Weet met wie je zaken gaat doen en hoe je zaken gaat doen.
We hebben een aanbieder, we hebben een prijs, we weten wie de aanbieder is.
We kunnen gaan kopen.
Offertes worden doorgenomen, contracten worden gelezen, onderhandeld en ondertekend enz. Uiteindelijk moeten we nog een bestelbon opmaken en versturen. Een formaliteit…
Of niet?
Ga er niet te licht over om snel snel een bestelling te plaatsen. De bon wordt verzonden, een voorschot wordt gestort, of in E-shop gebeuren zelfs volledig op voorhand betaald, en ‘we hebben besteld’. Klaar.
Vergeet jouw ‘systeem’ niet. Zijn alle data correct ingegeven in jouw systeem en staan alle parameters correct? Kunnen de goederen straks correct geïdentificeerd worden wanneer ze binnenkomen? Kan ik de levering volgen? Hoe worden de goederen verzonden?
Het transport is een onderdeel van de koop die de nodige aandacht verdient. Wie verzekert de goederen tijdens het transport? Waar gebeurt de eigendomsoverdracht van de goederen? Wie is aansprakelijk voor schade tijdens het transport? Enz. (op inbound kom ik later nog terug)
Geef de nodige aandacht aan heel het gebeuren. De bestelbon maken is géén eindpunt, het is één van vele stappen in het aankoopproces. De aankoop is pas een feit, in mijn opinie althans, zodra de juiste goederen, in de juiste hoeveelheden, volgens de juiste specificaties in ons magazijn staan, klaar voor gebruik. Pas op dat ogenblik hebben we de goederen ter beschikking.
Of aankoop al dan niet betrokken wordt/is/blijft in het inbound verhaal is een discussie die verschilt van bedrijf tot bedrijf. (kom ik later op terug). Voor mij persoonlijk is de taak van de aankoper/aankoopafdeling pas ten einde zodra de goederen ‘klaar staan voor gebruik’.
Van kopen naar aankopen.
Voor een aankoopafdeling, zeker een ‘nieuwe afdeling in opstart’, is het héél leerrijk om betrokken te blijven van start tot einde. Alle informatie die men verkrijgt tijdens de verschillende stappen in het proces zijn nuttig om te leren. Wat zijn mogelijke valkuilen? Bottlenecks? Waar moet ik volgende keer op letten? Waar geef ik aandacht aan in onderhandelingen met de aanbieder/leverancier? Wat krijg ik uiteindelijk van wat mij beloofd werd? Enz.
Als privépersoon ga je instinctief door gelijkaardige stappen.
Je ontvangt je pakje en bekijkt of het wel aan jouw, al dan niet subjectieve, verwachtingen voldoet? De ervaring die je had met de leverancier bepaalt de toekomstige relatie die je met die leverancier zal hebben. Bestel je daar nogmaals? Bestel je dezelfde artikels nogmaals?
Men vraagt je naar een ‘rating’. Beoordeel je hier enkel de prijs? Ik dacht het niet. Het gevoel, de beleving, het geheel bepaalt wellicht jouw rating.
In een professionele omgeving ga je echter een stapje verder. Documenteren, registreren, data zijn belangrijk.
Of je nogmaals gaat bestellen bij die ene leverancier hangt van een aantal factoren af. Supplier Performance, maar dat is voor een andere keer.
Start.
Start je met een aankoopafdeling houdt het dan in eerste instantie Lean en overzichtelijk. Ga niet te breed in jouw eisen en verwachtingen. Registreer vanaf dag 1, gebruik het ‘systeem’ correct en volledig. Heb je nog geen MRP/WMS, zet dan zelf een systeem op met logische stappen en pas ze consequent toe. Aankopen is discipline (weet je nog…)
Leer uit jouw ervaringen, gebruik de informatie feedback die je krijgt en kijk waar je beter kan. (CI)
Aankopen is niet prijsjes-melken. De leverancier met ‘de allerlaagste prijs’ is zelden de ‘beste leverancier’.
Jouw leverancier uitknijpen kan je doen totdat de citroen uitgeknepen is, nadien begint de zoektocht van vooraf aan. Heb je een relatie met jouw leverancier of ben je in contact met jouw leverancier?
De vraag die je in opstart stelt na elke levering is :
“Heb ik in 1 keer (First Time Right) bekomen wat ik bestelde, in de juiste hoeveelheid, beantwoordend aan de correcte specificaties, op de vooropgestelde levertermijn, schadevrij en volgens alle gemaakte afspraken (prijs, transport …)? “
Wanneer dit niet het geval is, ga op onderzoek. Ga vooral ook ‘intern’ en bij jezelf op onderzoek. De leverancier kan fouten maken, maar intern kan dat ook.
Leren, observeren, anlyseren …(CI)
‘Iets kopen’ kan iedereen, ‘aankopen’ is een vak.
– Bart –
