Warehouse on wheels 2
Mobiele teams.
Wanneer een mobiele ploeg terug ‘binnenkomt’ zie je niet zelden dat allerlei spullen terug in het magazijn ‘worden gedropt’.
Een ‘retour’, ook al komt deze van een ‘eigen ploeg’ is een retour.
Er dient aandacht besteed te worden aan de reden van retour. Is het product nog intact? Is het nog bruikbaar? Wil een andere klant dit artikel in de staat waarin het verkeert? Wil ik bij een nieuwe klant, dit artikel op die manier installeren/gebruiken/verkopen?
Waarom komt dit stuk/artikel retour? Wat is de reden dat het niet werd gebruikt? Was er een fout in de BOM? (Bill Of Material = materiaallijst) Hebben we te veel/verkeerd gepickt? Heeft iemand een extra stuk meegenomen ‘voor de zekerheid want je weet maar nooit’? …
Voorraad en proces.
Zoals eerder aangehaald, de voorraad kant is 1 kant. De proceskant is de andere. Waarom is dat ‘extra stuk voor de zekerheid want je weet maar nooit’ nodig? Is ons proces niet onder controle? Zijn onze mensen technisch bekwaam genoeg? Is er extra opleiding nodig? Gebruiken we het juiste materiaal op de juiste manier? Beschikken de ploegen over de juiste, volledige, informatie?
De artikels die ‘onderweg’ waren, zijn vaak onzichtbaar voor de magazijnier, onzichtbaar voor het systeem. (zie vorige post, wanneer het ‘gegrepen’ werd zonder registratie.) Wanneer het werd gegrepen uit de voorraad is het volgens het systeem nog op de plank. In werkelijkheid is het ‘weg’. Voorraad wordt gecontroleerd, gecorrigeerd want we willen plank en systeem in lijn en plots is daar een stuk ‘plus’. Voorraad wordt opnieuw gecorrigeerd want ‘het systeem was weer fout’.
Juist, ‘het systeem was fout’!.
Maar niet ‘hét systeem’.
Tja, het WMS of ERP systeem was niet fout.
Het systeem-van-werken, jouw proces, vertoonde een defect. Dat defect trekt zich door naar het digitale systeem en niet zelden is dan de reactie dat het digitale systeem faalt. Grondoorzaak zit echter ergens anders.
Re-work, waste…
Retours kunnen voor heel wat ergernis zorgen. Niet zelden vragen retours heel wat re-work, controle, correcties enz. (lees : verspilling) Zorg voor een sluitend retourbeleid. Ook al komt het van ‘eigen mensen’ en eigen voorraad, een retour is een retour.
Uiteraard moeten extra ritten naar werven/klanten worden vermeden. Je kan inderdaad wat extra voorraad houden in een mobiel magazijn. Defecten, fouten, gebeuren nu eenmaal. Het beheer van dat magazijn loslaten is volgens mij echter geen goed idee. Men is zich zelden ten volle bewust van de effecten van het volledig loslaten van die magazijnen.
Goederen werden gebruikt op de werf, niet geregistreerd = niet gefactureerd, niet geregistreerd = verkeerd beeld in voorraad, niet geregistreerd = onderhoudscontract/status niet bijgewerkt …
Gemak van werken mag geen gemakzucht worden. Binnen jouw supply chain ga je op verschillende afdelingen en momenten nadelen ondervinden van de gemakzucht. Wat je denkt te besparen is in realiteit veel minder. Alleen wordt het effect niet zichtbaar gemaakt en is het daarom ook niet te berekenen.
Heel wat ‘montagebedrijven’ ondervinden problemen met hun marges. Eén van de mogelijke oorzaken van die marges is de ‘verspilling’ die er gebeurt. In een competitieve omgeving is het belangrijk om de processen goed in beeld te krijgen en mogelijke verspillingen, of opportuniteiten voor verspilling, te weren.
Where to start?
Hoe begin je er dan aan?
Bewustmaking is de allereerste stap. Is iedereen zich bewust van het mechanisme dat je in gang zet bij het werken met mobiele magazijnen? (montageploegen, serviceteams, mobiele werkplaatsen …) Bewust van mogelijke opportuniteiten tot verspilling? Waste, re-work, kwaliteitsissues, vergeten facturatie, onvolledige service-dossiers, verdoken fouten, gebrek aan discipline …
Een teamoefening, een brown paper sessie, zou hier al veel inzichten kunnen opleveren voor heel wat betrokkenen. Duik eens samen de vergaderzaal in en breng eens alle stappen van dat proces in kaart. Het zal wellicht niet lukken in 1 sessie want je gaat versteld staan van ‘wat er allemaal naar boven komt’.
Je gaat de discussie beginnen met ‘voorraad’, maar al snel ga je naar het procesmatige gaan.
Erg? Neen. Ga er maar eens voor. Iedere betrokkene kan zijn/haar verhaal eens doen. Het zullen leerrijke momenten zijn. De eerste stap, ‘hoe begin ik hier aan’, is gezet. Bewustmaking van…
5W2H
Van de ‘waarom’ vragen ga je belanden in de ‘hoe’ vragen. Waarom nemen we dat mee? Hoe doen we dat dan? Hoe registreren we dat dan? Enz.
Er zijn heel wat mogelijkheden als het op registreren aankomt. Van pen en papier tot andere tools.
Laat je niet te snel overhalen tot het kopen van ‘fancy’ software of hardware. Er zijn goede systemen op de markt, maar krijg eerst jouw doel duidelijk, bekijk dan wat voor jouw bedrijf nuttig is om te registreren. Ga na wat je met de verkregen data wil doen, wanneer, hoe vaak enz. Hoe en wat wil je visualiseren, volgen, optimaliseren… Dan kan je naar het systeem gaan kijken de ‘hoe’.
Geen 1-2-3. Dit vraagt tijd. Inleving, leren, discipline, aanpassen… (PDCA)
Data, geen tijd voor.
Het capteren van data en het ‘omgaan met data’ is voor heel wat bedrijven nog een drempel. Men voelt de nood niet om data te capteren en de verkregen inzichten uit die data te gebruiken.
‘We hebben daar geen tijd voor’. ‘Dat is tijdverlies’. ‘Het gaat maar over kleine dingen, wij bekijken kosten <> baten’.
Wel, aangezien je niet registreert, wat zijn dan die ‘kosten’? En wat zijn de ‘baten’ van op die manier te werken? En is de balans dan inderdaad nog steeds ‘positief’? Hoe weet (meet) je dat?
The Cost Of Poor Quality. Wat kost het ‘niet weten’, ‘niet registreren’, ‘géén tijd’, aan het bedrijf? De invloed van TCOPQ op jouw marge?
Mobiele teams.
Warehouse on wheels, een noodzakelijk kwaad of een performante tool, een ‘troef’?
De mobiele teams worden niet zelden de ‘service’-teams genoemd. Wel, een goede service vraagt een goede voorbereiding. Door de focus te zetten op de mobiele magazijnen, teams, kan je niet enkel aan effectiviteit en efficiëntie winnen, maar kan je de service naar de klant en de beleving van de klant verhogen.
Je weet wel : ‘first impression…’.
Wanneer je de deur van een ‘camionette’ opendoet kijk je op een georganiseerd, ordelijk (5S) magazijn/werkplaats. Dit straalt vertrouwen en professionaliteit uit.
Wanneer diezelfde deur echter opengaat en je letterlijk op een puinhoop kijkt is dat vertrouwen al meteen wat minder.
Het technisch vakmanschap kan evenwaardig zijn, het resultaat in beide gevallen ‘perfect’, maar de ‘indruk’ die je achterlaat staat daarmee niet in lijn.
Jouw ‘camionette’ is marketing, branding, en niet enkel aan de mooi bestickerde buitenkant.
Overzicht geeft inzicht.
Overzicht en inzicht. Werd er een fout gemaakt en heeft met een extra stuk nodig. Goed, het is ‘in voorraad’, de klant kan bediend worden. Nadien loont het echter de moeite om even stil te staan bij de grondoorzaak van het re-work. Heb je regelmatig problemen met artikels van een bepaalde fabrikant/merk? Je hebt het in beeld, aankoop kan reageren.
Heb je regelmatig problemen met het fout monteren/gebruik/afstellen… van bepaalde stukken? Je hebt het nu in beeld en kan gericht bijsturen waar nodig. Extra training, uitwisseling van ervaringen, ‘how to’ enz. Je bewandelt het pad van CI/PDCA.
Standaard werk kan helpen bij het streven naar ‘hetzelfde resultaat’. Standaard werk is een resultaat van ‘kennis delen’ en gebruik maken van inzichten van jouw meest ervaren techniekers en medewerkers.
Capteren = leren.
Het ‘registreren’ mag je niet als een last, als rompslomp bekijken. Een goede, Lean registratie, kan heel wat inzichten opleveren die je kan omzetten naar waarde toevoegende maatregelen. Verhoging van effectiviteit en efficiëntie. Opbouw van kennis en kwaliteit. Verminderen van de druk op jouw marge. (Dan hebben we het nog niet gehad over de ‘tijd’ registeren, al helemaal een taboe, daar kom ik later nog op terug)
Klantwaarde.
Waardering door de klant.
Voorraad en proces.
Grijpvoorraad?
Jouw kans op verbetering ‘ligt voor het grijpen’!
