Top Oneliners ²
Part 2
Na onze aanzet met ‘daar heb ik geen tijd voor’ is het nu tijd voor…
Het nummer 2.
‘We hebben het al altijd zo gedaan’…
En nu zou dat niet meer werken Bart?
Tja, daar sta je dan, voor de tweede keer….
‘We hebben het al altijd zo gedaan’. Dat klopt. Maar iedereen binnen het bedrijf voelt dat er ‘iets hapert’. Het ‘draait’ niet lekker. In kleine groepjes wordt besproken dat het toch wel erg is, dat het beter moet, dat het zo niet langer kan.
Maar… raak niet aan ‘hoe we het altijd al gedaan’ hebben. En vraag zeker niet ‘waarom’ we het zo doen?
Angst voor de ‘waarom’ vraag.
Waar zijn medewerkers en hun leidinggevenden zo bang voor wanneer de waarom vraag wordt gesteld? Dat is een vraag die iedereen zich standaard zou moeten stellen bij aanvang van een activiteit.
Waarom doe ik dit? Welk doel wil ik bereiken met wat ik nu ga doen?
Als je op die waarom vraag niet kan antwoorden, waarom begin je er dan zelfs aan?
Zelfde issue voor de ‘hoe lang ben je daarmee bezig’ vraag. Als je niet weet hoeveel tijd je ergens gaat aan spenderen, of spendeert, hoe kan je dan aan die activiteit beginnen zonder dat je weet wanneer je ze kan beëindigden. Laat staan een planning opmaken.
‘We hebben het altijd al zo gedaan en het is nog nooit een probleem geweest en nu moeten we veranderen?’
Tja, wat argumenteer je daar dan tegen?
In de term Supply Chain staat niet voor niets het woord ‘Chain’. M.a.w. alles hangt aan elkaar.
Een ‘proces’ is een ‘opeenvolging van verschillende stappen en handelingen om een bepaald doel te bereiken’. Een opeenvolging.
Behoudsgezind
Wanneer binnen een proces een aantal stappen goed lopen en een aantal stappen voor verbetering vatbaar zijn, wil dit zeggen dat het hele proces hier ‘anders’ door gaat reageren. Wanneer ik in een ketting 1 schakel extra hang, hangt gans die ketting losser, niet 1 schakel. Wanneer ik in een proces 1 processtap inkort met 10 minuten, wordt gans het proces 10 minuten korter, niet enkel die ene stap. Wanneer iedere betrokkene in een proces vecht voor het behoud van ‘zijn’/’haar’ stukje, kan het ganse proces niet veranderen. Wanneer 1 stukje verandert zal dit effect hebben, ook op alle andere stukjes.
Een aantal medewerkers zullen dus wellicht op een andere manier aan de slag moeten om het beoogde resultaat te bereiken. De change die gevraagd wordt komt er met een bepaalde doelstelling. De veranderingen die we maken moeten aan die doelstelling bijdragen.
Anders, op weg naar ‘beter’.
In tegenstelling tot ‘we hebben het altijd al zo gedaan’, hoor ik ook wel eens, ‘anders en beter’. Die mindset kan ons vooruit helpen. Anders gaat niet noodzakelijk ‘beter’ zijn (zie part 1), maar het zet ons wel in beweging. We gaan vragen stellen en in vraag stellen.
De vraag naar verandering is niet zelden een vraag om ‘effciëntie’ verhoging. Het bedrijf wil efficiënter gaan werken. Ik had het al eerder over het verschil tussen efficiëntie en effectiviteit.
Binnen een bedrijf waar ‘we het altijd al zo gedaan hebben’ en waar men ‘daar geen tijd voor heeft’ slagzinnen zijn, zal het heel moeilijk, (soms zelfs onmogelijk), zijn om zowel effectiviteit als efficiëntie te winnen zonder slag of stoot.
Het (jawel hoor, hier komt het weer…) DOEL dat je nastreeft, wil bereiken, moet absoluut glashelder zijn eer je begint. Wat wil je bereiken? Wat hebben we wanneer we ‘straks klaar zijn’?
Wil je sneller kunnen leveren? Wil je daarbij ook nog een betere marge hebben? Wil je daarbovenop ook nog een lagere voorraad hebben? Misschien ook nog beter aankopen? Een beter kwaliteitsbeleid? Een vlot lopend retourbeleid? Een vlottere inbound? … Het lijstje kan best lang zijn.
Maar je ziet hier al een aantal woorden in de doelstellingen die ‘meten’ vereisen. ‘Sneller’ leveren vereist een huidige doorlooptijd die je kan vergelijken met de nieuwe doorlooptijd zodat je kan meten of je nu sneller de klant bereikt of niet. ‘Betere’ marge vereist een grondige kennis en inzicht van je huidige marge om dan te kunnen bekijken hoe we die marge kunnen beïnvloeden in de ‘betere’ zin. ‘Lagere voorraad’, dat vereist een zicht op de huidige voorraad.
M.a.w. dergelijke doelstellingen vereisen een ‘meting’. Een meetbaar einddoel, een meetbaar proces.
Symptoom is geen oorzaak?
Een bedrijf wenst verandering omdat het ergens ‘pijn’ heeft. Die pijn is een symptoom van een onderliggende oorzaak.
Bij de dokter beantwoord je ook vragen die op het eerste zicht niets te maken hebben met de pijn die je ervaart. Wanneer de dokter je steunzolen voorschrijft omdat je nekpijn hebt zou je ook niet denken dat dat iets gaat helpen. Maar doordat het ‘systeem’ op een foute fundering staat, komt heel het systeem ‘scheef’ te staan en ontstaat er pijn.
Je hebt niets aan je nek, je staat scheef!
In een bedrijf is het niet anders. De oorzaak van de pijn ligt niet noodzakelijk daar waar de pijn wordt ervaren. De ketting weet je wel. Je mag je dus niet beperken tot het stellen van vragen daar waar de pijn wordt ervaren. Het capteren van data die nodig zijn om de diagnose te kunnen stellen, zal dus ook op andere plaatsen kunnen/moeten gebeuren.
Wanneer je ‘al altijd op die schoenen hebt gelopen’, zal je nu toch een aanpassing moeten doen aan die schoenen wil je de pijn kunnen verhelpen. Je hebt altijd gelopen, dat is juist. Maar je liep al die tijd ‘scheef’. Je had geen pijn aan jouw voeten, dus zijn het ‘goede schoenen’. Waarom zou je dan iets aan die schoenen veranderen?
Wel, voor die pijn in je nek!
Ga naar de ‘grondoorzaak’.
Maar ik ga op onze ‘voeten-afdeling’ toch niet veranderen omdat die op de ‘nek-afdeling’ pijn hebben! Dat is hun probleem!
Vandaar wellicht de uitdrukking ‘van kop tot teen’ iets onderzoeken om de oorzaak van ‘pijn’ te achterhalen?
Maar, hoe dan ook,… daar heb ik geen tijd voor, want ik heb het altijd al zo gedaan dus daar ga ik nu niet mee beginnen, dat is niet efficiënt.
Top 3
Ja hoor, het derde woord is eruit. We hebben de top 3!
Dat kan toch véél efficiënter…
‘Efficiënt’
Herinner je efficiëntie en effectiviteit? (nogmaals de link)
Hoe kan je zeggen dat iets ‘niet efficiënt’ is, of dat een oplossing die je Ad Hoc hebt bedacht ‘véél efficiënter’ is? Dan heb je 2 metingen? Of bedoel je dat je een oplossing hebt bedacht waarvan je ‘vermoed’ dat die wel eens efficiënter zou kunnen zijn? Voor zover ze al effectief zal blijken.
Het woord ‘efficiënt’ en de bewering ‘dat is véél efficiënter’ staat niet toevallig in de top 3. Claims om de eigen visie, de eigen manier van werken kracht bij te zetten. De weerstand om zelf niet te moeten veranderen. ‘Want ik weet wel hoe het moet’.
Efficiënt <> Gemakkelijk
Makkelijker voor mij. Comfortabeler voor mij. Heb ik er minder last van…
Daarom niet efficiënter!
Efficiënter = sneller?
Waarom is er een zodanige focus op ‘efficiënter? Wat bedoel je eigenlijk wanneer je dat woord gebruikt? Heb je daar al eens bij stilgestaan?
In mijn ervaring wordt dit woord héél vaak gebruikt en bedoelt men eigenlijk ‘sneller’. In heel wat bedrijven wil men vooral dat ‘het vooruitgaat’, het moet ‘sneller’.
Op zich heb ik daar geen probleem mee dat we de dingen sneller doen. MAAR! Jawel, een hele grote maar. Je wil verandering, want het loopt niet zoals je wil dat het loopt. Je vraagt al héél lang en heel vaak dat mensen efficiënter gaan werken en je hebt al veel maatregelen, zij het Ad Hoc, genomen. Toch wordt het niet efficiënter, of wel?
Is de pijn weg? Is het resultaat behaald?
Vraag je even af wat je nu echt bedoelt met de drang naar efficiënter.
Waarom moet alles ‘sneller’. Is sneller dan beter? Ga je problemen oplossen intern en extern door alles ‘sneller’ te laten verlopen? Hangt kwaliteit en klantentevredenheid dan zo hard samen met ‘sneller’?
Wat is dat dan, ‘sneller’?
Misschien moet je net langzamer gaan werken?
Wanneer ik dit zelfs durf te opperen schiet de verdediging op gang. ‘Je wil toch niet trager gaan werken zeker’? Waarom niet? Is efficiëntie dan enkel recht evenredig aan ‘sneller’? Kan ik geen efficiënt proces hebben wanneer ik niet op topsnelheid functioneer? En wat is dan die ‘topsnelheid’. Topsnelheid is de maximum snelheid die je kan bereiken. Ben je je bewust van wat die topsnelheid dan wel zou kunnen zijn voor jouw proces? Misschien ben je wel aan het pushen waar het niet meer kan?
Mijn wagen tegen 90 km/h heeft een bepaald verbruik. Ik wil mijn energie efficiënt gebruiken. Mijn resources/middelen zo goed mogelijk aanwenden.
Bij 160 op de Duitse Autobahn heeft mijn wagen een ander verbruik, maar door de hogere ‘snelheid’ ga ik wellicht sneller op mijn bestemming zijn. Dus omdat ik sneller op mijn bestemming ben was ik efficiënter?
Maar, mijn doelstelling was ‘mijn energie’ efficiënt aanwenden. Bij 90/u liggen de verbruikscijfers lager dan bij 160. Dus sneller rijden was niet meteen een betere oplossing om energie te besparen. In liters over dezelfde afstand of in KW/h ben ik er méér kwijt. Mijn ‘doel’ was energie, niet ‘tijd’. Was mijn doel ‘tijd’, dan was 160 wellicht de betere keuze, maar dan moet ik de rekening voor energie er wel bijnemen.
Wil je jouw klanten kwalitatief dienen? Of je nu producent of handelsonderneming bent, dienstverlener of andere, je bent er voor jouw klant. Wat is voor jouw klant ‘efficiënt? Hoe ervaart jouw klant jouw drang naar ‘sneller’?
SLA
In een aantal gevallen dringen de klanten inderdaad aan op ‘snelheid’. Maar de klanten willen ook dat alles volledig is (OTIF).
Ik had het eerder al over SLA. Wat willen jouw klanten? Wat verwachten jouw klanten? Ik bedoel hier niet jouw ‘assumptie’ van wat jouw klanten verwachten. Nee. Wat verwachten jouw klanten? Willen ze beleverd worden binnen de 24 uur na bestelling? We zijn niet allemaal een welbekende Nederlandse E-shop. Verwachten jouw klanten die levering binnen die 24 uur? Of is het een verwachting die jij projecteert op jouw klanten?
En zelfs wanneer jouw klanten dit verwachten, kan je, wil je, het dan realiseren? Ten koste van wat? Ten voordele van wat?
Met jouw producten, activiteit, misschien maatwerk, de marktsituatie van grondstoffen enz. is het dan realistisch dat je die verwachting creëert? Is het realistisch dat je daar probeert op in te spelen mocht het effectief een verwachting zijn van de klanten?
Efficiënt is niet gelijk aan snel. Efficiënt kan snel zijn, maar zonder effectiviteit is er geen efficiëntie.
Het is en blijft een moeilijk onderwerp en klanten verwachten inderdaad snelle/snellere leveringen. Maar snelheid moet relatief zijn aan kwaliteit. Wanneer jouw kwaliteit van leveren, produceren, fulfillment… gaat lijden onder de snelheid, dat ben je niet effectief, noch efficiënt. Er is een hogere foutenlast, meer re-work, meer klachten.
Je ging snel … in de fout.
Klachten en rework vertragen heel het proces. Je moet de dingen nogmaals doen, voor de tweede keer.
ASAP!
Wellicht moeten we allemaal, ook in ons privé-denken gaan afstappen van ‘snel – sneller – snelst’. De uitdrukking ASAP die we dagelijks héél vaak gebruiken moeten we wellicht terug in ere gaan herstellen. ASAP is niet NU.
ASAP is ‘as soon as possible’.
Wanneer we dat letterlijk in een proces meenemen gaan we ons regelmatig realiseren dat we snelheid kunnen/moeten terugnemen om iets degelijk, kwalitatief en correct uit te kunnen voeren. Het wordt zo snel als mogelijk gedaan. Wanneer we het nog sneller willen doen gaat het ten koste gaan van andere factoren. Tenzij je aan jouw proces sleutelt om een hogere snelheid te kunnen nemen én borgen, met behoud van de doelstelling en de nodige kwaliteitseisen. (Op dat ogenblik komt de snelheid ‘door het proces’ en is de ‘opeenvolging van de nodige handelingen’ in die mate geoptimaliseerd dat er controle én snelheid is.)
ASAP wordt gebruikt om eigenlijk te zeggen dit is ‘prio’, NU. Als het inderdaad zo dringend is, gebruik dan ook de juiste uitdrukking en zeg dat het prio 1 is en NU moet gebeuren. Jouw planner/planning zal je dankbaar zijn.
Ga maar eens plannen met ASAP. Wat doe je als planner daarmee? Hoe plan ik iets ‘as soon as possible’. Ik heb geleverd op 4 dagen want het was niet sneller ‘mogelijk’. (voor gelijk welke reden) Ik heb dus aan de vraag voldaan om het ‘zo snel als mogelijk’ te doen.
Maar, ontevredenheid is het resultaat, want het was toch ASAP!
Op ‘plannen’ kom ik nog terug. Maar neem deze alvast eens mee. Je zal er veel ergernis door besparen.
Tja, de top 3, althans mijn top 3, is er. Ik kan nog wel even doorgaan want er zijn nog heel wat leuke ‘toppers’, maar dat is misschien voor een andere keer. Je kent er vast en zeker zelf nog wel leuke.
Be clear.
Realiseer je, ben je bewust van de uitdrukkingen die je gebruikt. Waarom gebruik je ze? Wat bedoel je er eigenlijk mee?
Aan welk gevoel wil je uitdrukking geven? Misschien ga je dan bepaalde oneliners minder gebruiken, verduidelijken, of in een andere context gebruiken. Het zal de ‘communicatie’ (zeker ook 1 van de toppers, waar ik ook nog op terugkom) binnen jouw bedrijf ten goede komen.
Hitparade.
Wat zijn jouw toppers? Wat is jouw top 3?
Ik hoor het graag… ASAP!
