Stocktelling deel 2 : Voorraad
In deel 1 had ik het over den ‘duidelijke’ aanduiding van locaties enz. Duidelijkheid voor iedere betrokkene in het tel-proces is van cruciaal belang. Duidelijkheid gaat verder dan ‘aanduiden’.
Is het voor iedereen duidelijk wat voorraad is?
Vreemde vraag?
Zijn begrippen als ‘plankvoorraad’, ‘grijpvoorraad’, semi-fabricaat, afgewerkt, ‘in productie’ enz. duidelijk? Deze zouden ook al voor de stocktelling duidelijk moeten zijn, maar héél vaak zie je tijdens een telling dat heel wat medewerkers een fout beeld hebben over ‘voorraad’. Ook bij de administratieve diensten en ondersteunende diensten zie je vaak een foute interpretatie van ‘voorraad’.
Wat je verkoopt, of het goederen of diensten zijn, jouw ‘voorraad’ heeft steeds een bepaalde status (deze is ook zichtbaar in het ERP systeem voor de bedrijven die reeds met een dergelijk systeem werken).
In welk stadium van het bedrijfsproces bevinden zicht mijn goederen/diensten? Zijn het grondstoffen die pas zijn binnengekomen en nog niet verwerkt? Is de ‘inbound’-controle al gebeurd? Zijn de goederen al in het ERP systeem geboekt?
Zijn de goederen onderdelen van een groter geheel? (sets/batch…) Zijn er semi-fabricaten, dus goederen waar je al aan gewerkt hebt en dus waarde hebt aan toegevoegd maar die nog geen eindproduct zijn? Maken artikels deel uit van een kit? Worden de onderdelen los of ‘per kit’ geteld? (zie voorbereiding)
We kunnen het rijtje nog langer maken.
Het duidelijk krijgen van verschillende statussen is belangrijk. Om heel het bedrijfsproces duidelijk in kaart te brengen en het benoemen van tussenvoorraad (WIP) makkelijker te maken kan je een oefening organiseren die dit traject gaat visualiseren. Om voorraad-statussen in beeld te brengen, gebruik ik regelmatig een brown paper session als een high-level techniek. Heel wat bedrijven zijn zich niet bewust van ‘wie, waar, wanneer en hoe’ ingrijpt op de voorraad. (hierover volgt later nog een artikel met de oefening)
“We tellen de stock en 2 weken nadien klopt er niets meer met het systeem, ik begrijp niet hoe dit kan.”
“Is het nu zo moeilijk om correct te tellen? Hoe kan dit fout gaan?”
“Wat ik in het systeem zie klopt niet, ik moet vaak gaan hertellen op de vloer eer ik een klant een levertermijn kan bevestigen.”
Hoeveel medewerkers kunnen invloed uitoefenen op de voorraad en op welke manier? Welke gevolgen heeft dit ingrijpen op die voorraad? Vaak is dit heel onduidelijk binnen een bedrijf.
Boekingen gebeuren in systemen zonder dat de medewerkers begrijpen wat deze boekingen achterliggend in het systeem ’triggeren’. Welke handeling in het systeem beïnvloedt op welke manier de fysieke en/of virtuele toestand van de voorraad?
Een ‘stockcorrectie’ is vaak een makkelijke handeling. Maar wat heeft die correctie getriggerd? Waar liep het fout? Waarom moeten we een correctie maken buiten het normale proces van inbound – stockage – picken – outbound? De betrouwbaarheid van de voorraad hangt af van hoe duidelijk het begrip ‘voorraad’ voor elke medewerker is die ingrijpt op de voorraad.
Commerciële diensten eisen een 100% betrouwbare voorraad zodat men de klant steeds een correcte en definitieve leverdatum kan doorgeven. Een manco leidt tot heel veel frustratie bij binnendienst, sales én vooral de klant.
Wil je de stock betrouwbaar houden is het cruciaal dat medewerkers begrijpen wat ze doen en welke gevolgen hun handelingen hebben. Het is niet altijd nalatigheid of nonchalance die leiden tot een probleem, begrijpen wat je doet is fundamenteel. De grondoorzaak is vaak een gebrek aan kennis, inzicht en opleiding. (TIMWOODS)
Weet jij wie, wanneer, waarom en hoe ingrijpt in jouw voorraad? Hoe beter je deze ‘touchpoints‘ in beeld hebt, hoe beter je het proces kan afschermen voor mogelijke fouten.
Correct ontvangen van goederen, wat begrijp je hieronder? Wanneer geef je deze goederen vrij voor verder gebruik, voorbeeld orderpicking? Hoe boek je dit in het ERP systeem, of bij gebrek hieraan in een database of een Excel? (registreren is belangrijk)
Werkt elke inboundmedewerker op dezelfde manier? (Standaard Werk – SOP) Gebruikt elke medewerker dezelfde tools en is de kennis van deze tools voor elke medewerker op punt? Het gebrek aan een doorgedreven kennis van ‘het systeem’ (ERP, database, XLS, papier …) leidt tot het fout of niet uitvoeren van een aantal noodzakelijke stappen.
Heb je de procedure inbound al eens onder de loupe genomen? (SIPOC)
Buiten inbound zijn er uiteraard nog heel wat stappen en processen die invloed hebben op de voorraad en die je in kaart kan brengen. (Outbound, retourbeleid, verpakking, labelling, identificatie, orderpicking, aanvullen van pick-locaties, dringende orders die procedures omzeilen, wijzigingen in orders last minute …)
Wat is voorraad, hoe ga je ermee om, welk effect heeft mijn ingrijpen op dat proces (voorraadbeheer). Heel belangrijke stappen en vragen die in heel wat bedrijven onvoldoende of helemaal niet duidelijk zijn.
Wil je naar een betrouwbare voorraad gaan, dan is het noodzakelijk dat je niet enkel de stock telt, maar dat je deze ook ‘in stand houdt’.
Standaard werk, kennis van begrippen en procedures, training van medewerkers, geef er voldoende aandacht aan!
In deel 3 gaan we kijken ‘hoe’ kunnen we tellen? Welke tools kunnen we gebruiken?
