Magazijn 5 : Het draait!
Een goed functionerend magazijn is een ‘luxe’ voor een bedrijf. Er heerst ‘rust’ en kalmte. Er moet niet ‘gezocht’ worden naar goederen. De omgeving is proper en veilig.
Is jouw magazijn ‘op orde’? M.a.w. mag jouw (belangrijkste) klant onaangekondigd een bezoekje komen brengen? Of heerst er nog steeds een vorm van paniek wanneer er een bezoek wordt aangekondigd en is het ‘all hands on deck’ om snel op te ruimen en nog wat te ‘verdoezelen’? Je kent de ‘kneepjes van het verdoezelen-vak’ wellicht wel?
Jouw magazijn kan dé showcase zijn van jouw bedrijf. (Over productie heb ik het later nog). Wanneer je zelf een bedrijf bezoekt en je komt in een proper, ordelijk, ‘rustig’ magazijn terecht, dan geeft jou dat vertrouwen in de leverancier. Je ziet dat men ‘het zaakje op orde heeft’.
Ik heb al klanten gehad die jaloers waren op het magazijn van een concurrent of leverancier. Die onder de indruk waren van wat men daar zag. Wel, time to step up dan.
Als ik 1 woord zou moeten centraal stellen voor een magazijnwerking is het ‘discipline’.
Ik had het al eerder over de laatste S van 5S ‘Stand houden’, ‘Sustain’. Werk aan jouw magazijn, verbeter, optimaliseer, maak het netjes enz. Als de stap Sustain onvoldoende ingeburgerd is bij iedereen in het bedrijf wordt het moeilijk. Ik zeg bewust IEDEREEN, niet enkel de magazijnmedewerkers. Elke medewerker in een bedrijf komt wel eens in het magazijn. Respecteer deze plaats. Volg de regels. Ga er niet ‘snel snel eens iets halen’. Volg de procedures. Sustain is geen opdracht voor 1 persoon. Jouw warehouse manager kan het niet alleen. Sustain is een gezamenlijke inspanning voor iedereen, altijd, op elk moment.
Wanneer het fout zit met sustain, de 5de S (S5 – 5S) zal het magazijn niet lang goed draaien en zijn de voorbije inspanningen dure inspanningen geweest. Lean Leadership is belangrijk in (en niet enkel) deze omgeving.
Wanneer je jaloers bent op het magazijn van een leverancier of een concurrent, vraag je dan eens af, of vraag het aan de betrokkene, hoe zij te werk gaan? Wat is het magische recept? Aan de basis is een magazijnproces een eenvoudig proces. Je ontvangt goederen, je stockeert deze voor een tijdje, je haalt ze terug van de plank en je verstuurt de goederen. Binnen dat proces is er geen verwerking, géén montage, géén aanpassingen aan de producten enz. Een vrij lineair proces.
Maar… uiteraard is dat niet altijd het geval. Het verpakken, het picken per project, bundelen, samenstellen van orders enz. kunnen ervoor zorgen dat het proces, afhankelijk van jouw activiteiten en sector/producten, net iets complexer wordt. (de context) Daarom dat ik het hier bewust de ‘basis’ functie van het magazijn noem.
Bekijk eerst even het basis-proces binnen jouw bedrijf. Zonder alle bijhorende extra’s die je nu uitvoert. ‘Wat als’ je enkel de basis zou moeten uitvoeren? Zou het dan feilloos ‘draaien’? Of niet? Is jouw basis niet in orde, dan gaan alle bijkomende handelingen ervoor zorgen dat ook de basis nog wankeler wordt. Krijg je de basis op orde, dan kan je 1 per 1 de extra processen bekijken en analyseren hoe en waar zij ingrijpen op de basis. Wat maakt de magazijnwerking in jouw geval complexer, moeilijker? En, zijn al die handelingen ook echt nodig om tot het gewenste resultaat (doel) te komen? Vaak sluipen er in bedrijven ook historische ‘vervuilingen’ in processen en worden deze onvoldoende aangepast of in leven gehouden zonder vragen stellen. Het in stand houden van processen en procedures moet bijdragen aan ‘waardeverhoging’ voor de klant. Is dat niet het geval (5S) is er werk aan de winkel.
In stand houden/sustain is belangrijk, het is ook belangrijk dat je dat doet met processen die doordacht zijn, gemeten worden, geëvalueerd worden. Een proces in stand houden vergt discipline van de deelnemers aan dat proces maar ook buy-in van het (hoger) management. (Lean Leadership)
Tot slot verwijs ik hier graag nog eens naar de serie ‘Stocktelling’. Daarin haalde ik o.a. aan dat het noodzakelijk is dat je in beeld brengt welke ‘touchpoints’ er zijn met jouw voorraad. M.a.w. wie beïnvloedt hoe, wanneer, op welke manier enz. mijn voorraad. En inderdaad, jouw voorraad ligt (dat hoop ik althans) in jouw mooie magazijn.
Ook voor het magazijn gelden die touchpoints. Wie heeft toegang tot jouw magazijn en waarom? Hoort een vertegenwoordiger/account-manager thuis tussen de rekken in het magazijn ‘om snel even iets te nemen’? Zorg voor performante processen en houd ze in leven (sustain) zodat je een correct beeld hebt op die touchpoints. Discipline en respect voor elkaars processen en procedures zal er voor zorgen dat je jouw magazijn in stand kan houden. Een goed functionerend magazijn is het begin van een correcte voorraad. De stocktelling zal vlotter en makkelijker verlopen in een omgeving die op orde is en onder ‘controle’ is.
Een goede ‘gate-keeper’ is volgens mij noodzakelijk in het hele traject. Jouw warehouse-manager, of gelijk welke titel je wenst te geven aan jouw magazijn verantwoordelijke, heeft niet alleen ‘verantwoordelijkheid’, maar heeft ook de nodige bevoegdheid. Bevoegdheid om zijn processen mee te bewaken. Bevoegdheid om kunnen toe te zien op discipline. Bevoegdheid om ‘neen’ te kunnen en mogen zeggen. (ja, daar knelt het schoentje nogal eens).
Wanneer het ‘draait’ begint de moeilijkste stap. Het draaiende houden en op weg gaan naar die continue verbetering. (PDCA – CI)
Stap 5 in het magazijn : discipline, ken jouw touchpoints, proces, procedure, sustain, meet, volg op
Volgende week deel 6 magazijninrichting en slot van de reeks magazijn.
