Magazijn 3 : Help! Mijn stock zit fout!
Tja, je weet nu wat je hebt en hoeveel je daarvan hebt (stocktelling weet je nog?). Je hebt de ABC analyse nog bij de hand. Maar… help, ik heb een probleem!
Goed! Je hebt een probleem. Je hebt nu al een deel van het probleem in beeld, je hebt al wat data, nu kan je weer een stap verder. Was het probleem datgene wat je vermoedde? Had je het probleem al eerder in de gaten? Is het nieuw voor jouw dat er een probleem is, of waar het zich mogelijks bevindt? Goed! De bewustwording is ingezet.
Voor de derde stap hebben we data nodig. We moeten aan de slag om één en ander te gaan analyseren. Whoo… getalletjes, analyses, excel, ERP… daar ken ik niets van.
De ABC analyse gebeurde op data verkregen uit jouw ERP (WMS) systeem. Werk je in jouw bedrijf nog niet met een ERP systeem, dan moeten we aan de slag op een alternatieve manier en heel wat data gaan verzamelen in aankoop, verkoop, voorraadtelling enz. Het zal meer werk vragen, maar alle data kunnen verzameld worden. Met een ERP zou het in theorie vlotter moeten kunnen. Misschien is de tijd ook rijp voor jouw bedrijf om gaan na te denken over de aanschaf en implementatie van een ERP of WMS. (Warehouse Management System)
In eerdere posts op mijn site had ik het over SLA (Service Level Agreement). Nu is het moment gekomen om deze SLA ook te koppelen aan jouw magazijn. M.a.w. welke graad van service wens je te bieden aan jouw klant op het gebied van leveringen, leveringstermijnen, volumes enz. Het is belangrijk dat we het magazijn klaarmaken om aan die SLA-verwachting te kunnen voldoen. Heb je een ‘Stairway To Heaven’ SLA gemaakt, zal zich dat wellicht vertalen in een te hoge (over)stock. De studie die we op de eerder verkregen data gaan doen zal dit al dan niet bevestigen.
Of je voldoende of teveel stock hebt hangt af van vele factoren, die je ook mee kan opnemen in verschillende berekeningen. In dit artikel ga ik er niet te diep op in. Een makkelijke manier om een ‘veiligheidsvoorraad’ te berekenen is je gemiddelde ‘vraag’ van de laatste 3 maanden (of jaar) te nemen en dan voor jezelf te bepalen hoe lang je wil kunnen leveren in het geval het aanbod zou stroppen.
Afhankelijk van de sector waarin je werkt, of jouw activiteit seizoensgebonden is, welk type producten je hebt, geconditioneerde opslag of niet enz., vele factoren spelen een rol, zal de berekening op een andere, meer complexe manier moeten gebeuren. We houden het even simpel en je hebt een product dat een vrij constante vraag heeft in een vrij stabiele markt.
Je houdt dus 3x de gemiddelde maand-vraag op voorraad. Nu ga je ook even moeten kijken hoe lang de levertermijn van jouw leveranciers is voor deze producten. Op die manier kan je dan gaan berekenen wanneer het bestelmoment is om een nieuw order te plaatsen voor re-supply. (Min/max volumes die je wil aanhouden meegenomen)
Alle artikels waarvan je méér dan die 3 maanden veiligheidsvoorraad hebt kan je nu de komende tijd laten zakken naar een lager voorraad niveau. (opgelet! Houd rekening met je levertermijnen!) De artikels waarvan je de 3 maand veiligheidsvoorraad niet hebt kan je gaan aanvullen.
De ABC classificatie kan je gaan gebruiken om het voorraad niveau bij te stellen. Voor jouw A artikels zou je, gezien deze cruciaal zijn voor jouw activiteiten, een hogere veiligheidsmarge kunnen hanteren. (Heb je leveranciers die binnen heel korte termijnen kunnen leveren dan kan je dit mee in rekening brengen en kan je het aantal maanden veiligheidsvoorraad daaraan aanpassen en wellicht het niveau laten zakken.) Jouw B-artikels zijn minder bevraagd, maar wel regelmatig. Hier kan je opteren om minder voorraad/veiligheidsvoorraad te nemen. Jouw C-artikels zijn occasioneel bevraagd en ook daar kan je lager gaan of zelfs géén voorraad/veiligheidsvoorraad nemen en PTO werken (Purchase To Order), afhankelijk van jouw SLA.
Data zijn belangrijk om je hier een correct inzicht te geven. Je ‘buikgevoel’ kan juist zijn, maar kan er ook (ver) naast zitten en zal zich dan vertalen in regelmatige stockbreuken of net te veel voorraad waardoor je heel wat ‘cash’ blokkeert op de plank.
De ABC analyse is een héél waardevolle analyse en zal zeker zijn vruchten afwerpen in de toekomst. Een optimaler gebruik van jouw magazijn, optimalere aankoop en aanwending van financiële middelen.
Er zijn natuurlijk altijd uitzonderingen. In de huidige markt waar er problemen zijn met bevoorrading, hoge vraag, snel stijgende prijzen en langere leveringstermijnen, zal je deze factoren mee moeten opnemen in jouw stockbeeld. Overleg met leveranciers, maak een studie over de betrouwbaarheid van jouw leveranciers (levertermijnen, stabiliteit, betrouwbaarheid, kwaliteit). Heb je maar 1 leverancier voor belangrijke A-artikels ga dan op zoek naar een ‘second source’ zodat je een vangnet hebt wanneer er iets fout loopt.
Stap 3 in het magazijn : breng jouw voorraad in overeenstemming met jouw SLA en vraag. Zorg dat je beschikt over betrouwbare data die je regelmatig vlot kan bevragen.
Volgende week : Magazijn 4 – Optimalisatie.
