Hoeveel voorraad heb ik nodig?
Hoe gezond is jouw voorraad? Klopt het plaatje? – Chapter 1
Ik had het er al eerder over. Voorraad.
In heel wat KMO’s en groei-bedrijven krijgt men vroeg of laat te maken met het probleem “magazijnruimte”. Het bedrijf barst uit zijn voegen. Er is plaats tekort.
Of lijkt dat zo?
Hoeveel plaats heb je? Hoeveel paletplaatsen heb je ter beschikking binnen jouw bedrijf? Wat staat er op al die paletplaatsen?
Data captatie.
Tijd voor een grondige magazijn mapping en een stocktelling. (had ik het al eerder over) Wat staat waarom en hoeveel in jouw magazijn. Hoe groot is het, hoe zwaar is het, hoe is het verpakt enz. M.a.w. hoeveel plaats nemen jouw goederen in binnen de ruimte die je hebt?
Wanneer het magazijn grondig in kaart is gebracht kunnen we zicht krijgen op ‘het probleem’, als dat er effectief is.
Het is belangrijk dat de magazijn-mapping correct gebeurt zodat we betrouwbare data hebben om aan de slag te gaan. Vaak zijn dergelijke data niet aanwezig, of slechts deels en verouderd.
Na de ‘mapping’ (wat) doen we nog een grondige stocktelling (hoeveel), ook daarvoor heb ik 2 ProZes apps gebouwd die het stocktellen vergemakkelijken en meteen heel wat bruikbare data opleveren.
Na de telling en mapping weet je wat je hebt en hoeveel.
Maar hoeveel van dat alles, van die ‘voorraad’ heb je ook effectief (nu) nodig?
Ik heb het beloofd.
Reeds eerder had ik het over ‘breng je voorraad in relatie met jouw SLA’. Jouw servicegraad. M.a.w. de voorraad die je nodig hebt om de service naar jouw klanten te kunnen garanderen in overeenstemming brengen met jouw afgesproken service niveau.
De verwachting van de klant, of de belofte die je maakte aan de klant, bepalen in grote mate de voorraad die je zou moeten hebben om die belofte/verwachting kunnen waar te maken. Iedereen kent het oude spreekwoord wel :’veel beloven en weinig geven doet de zot in vreugde leven’. Dat is niet meteen de SLA die we voor ogen hebben.
Toch gebeurt het te vaak dat men allerlei beloften maakt om de klant tevreden te houden, zonder houvast of men die belofte ook effectief gaat kunnen nakomen.
Sales kreeg een vraag. Sales keek in ‘het systeem’ en zag een bepaalde voorraad die aanwezig is. Dus, klant beloofd dat het in orde komt. En toch, helaas, loopt het fout.
Herkenbaar?
Was het systeem ‘een weerspiegeling van de waarheid’? (data…)
Lag de belofte binnen de SLA? M.a.w. kon de klant binnen de gemaakte en gecommuniceerde afspraken worden geholpen? Een klant die een belofte wordt gemaakt, die niet kan worden nagekomen, is géén tevreden klant. De klant is even tevreden aan de telefoon wanneer hij de boodschap krijgt, maar nadien is het hek vaak helemaal van de dam omdat de gemaakte belofte niet kan worden nagekomen.
Je kan het berekenen.
Hoeveel voorraad je nodig hebt, min/max/veiligheidsvoorraad, kan berekend worden mits je goede historische en/of forecast data hebt. Een dergelijke berekening is intensief, maar kan veel waarde hebben binnen jouw ops.
Ook hier weer geldt data en datakwaliteit. ‘Het systeem’ rekent met de beschikbare data en de formules die je hebt ingegeven. Houd binnen jouw ERP/WMS deze indicatoren in stand. Een goede setup én onderhoud (sustain) is noodzakelijk.
Push-it… ?
Een sales-gedreven bedrijf, en dat zijn heel wat KMO’s, is vaak een ‘push’- bedrijf. Sales pusht de verwachting door het bedrijf, ‘want we hebben het beloofd’. Dit ‘push’ gebeuren levert niet enkel frustraties op binnen een bedrijf, maar vraagt ook enorm veel energie en levert extra werk én stress op.
Procedures worden omzeild of overgeslagen met alle gekende gevolgen. Niet enkel gevolgen op een systeem dat gaat afwijken van de waarheid, maar ook demotivatie bij operationele medewerkers. De voorraad die aanwezig is gaat vaak ‘onvoldoende’ zijn en de reactie die daarop volgt is dan niet zelden een verhoging van de voorraad om ‘aan de vraag’ te kunnen voldoen.
Wel, wat is nu die ‘vraag’?
De vraag van de klant(en).
Willen we op elke occasionele vraag kunnen beantwoorden? Hoe snel? (SLA – Safety Stock …) Elke ‘outlier’ willen we kunnen afdekken. We willen geen ‘nee’ zeggen. (Ik kom nog terug op leverbetrouwbaarheid en safety stock.)
Ben je bereid daarvoor ook de kosten te betalen? Heb je een zicht op die kosten?
Brengen die extra kosten ook iets op? Klantentevredenheid kunnen we meten. We vragen de klant of hij tevreden is en waarom. Maar staat die tevredenheid in verhouding met de interne tevredenheid. Je weet wel, externe én interne klanten.
Welke marges scoren we op die ‘tevreden’ last-minute-ik-heb-het-beloofd-klanten?
Begrijp mij niet verkeerd. Ieder van ons is wel ergens klant en wil graag vlot, snel en vriendelijk geholpen worden en liefst nog aan een mooie prijs. De realiteit leert ons echter dat we niet kunnen toveren. Als klant krijg je regelmatig te horen dat het product niet voorradig is en dat je moet wachten. Als particulier valt dat meestal nog wel mee, als bedrijf B2B met een achterliggende productie kan dat al eens tegenvallen.
Net daarom dat het binnen een bedrijf belangrijk is dat er een goed en vlot functionerende ‘supply chain’ is en dat de betrokkenen binnen die ketting een goede communicatie onderhouden.
Terug naar ‘hoeveel voorraad heb je nodig’?
Hoeveel is genoeg?
Je weet het wel uit ervaring, géén makkelijke vraag. Je bent ook niet de enige die met dit vraagstuk worstelt. Maar stap voor stap kan je wel heel wat verbeteren richting doel ‘optimale voorraad’.
Ga geen vraagstuk uit de weg. Ga geen moeilijke discussie uit de weg. Bepaal strategisch wat jouw SLA is. Weet wat jouw klant (vergeet de interne klanten niet !) vraagt, niet wat je denkt dat hij vraagt. Wanneer is de klant tevreden? Is dat met de levertermijn van 2 dagen die je vooropstelt en in 65% van de gevallen ook effectief haalt, of is de termijn minder belangrijk dan de bevestigde datum ook effectief halen?
Snel leveren of ‘goed’ leveren?
Is het voor jouw klant belangrijk dat je ‘snel’ levert of dat je correct levert (OTIF) met oog voor kwaliteit in het algemeen?
Heel wat bedrijven zien vaak niet de link met ‘wat je belooft’ en het voorraadniveau. Jouw magazijn uitbreiden om méér voorraad kunnen te houden gaat niet noodzakelijk resulteren in een betere service naar de klant. Een groter magazijn vereist ook een nog betere opvolging en heeft onmiddellijk effect op operationele behoeften van mensen en middelen. Worstel je nu al met jouw voorraad? Met nog meer voorraad wordt het niet beter.
Is de ‘vraag’ constant, ligt de vraag binnen wat je als bedrijf doet? Je kan niet aan alle vragen tegemoetkomen.
Zijn occasionele vragen en ‘dringende’ orders eerder de regel dan de uitzondering? Zijn er veel orders die ‘wijzigen’ eer ze naar de klant vertrekken?
Op welke manier bestellen jouw klanten? Altijd ‘last-minute’ met de nodige druk, of op voorhand en met een goede communicatie met jouw sales afdeling?
Heb je een relatie opgebouwd met jouw klant of ‘sta je in contact’ met jouw klant?
Doelstelling.
Kortom, de vraag-zijde van het vraagstuk ‘hoeveel voorraad heb ik nodig’ is een moeilijk verhaal. Wees je ervan bewust dat de druk op heel het voorraad én het operationele gebeuren in grote mate hier bepaald wordt.
Stel realistische doelen waaraan jouw organisatie ‘nu’ kan voldoen. Stel geen doelen die je nu wil behalen, maar waar de organisatie niet klaar voor is. Mits continue verbeteren (CI) is jouw organisatie misschien binnen een jaar pas klaar om het doel dat je graag wil behalen te bereiken, maar niet nu. Werk stap per stap richting doel.
Werk bewust aan ‘grenzen’ en bewaak ze. (LSL-USL)
