Hoeveel voorraad heb ik nodig?
“Klopt” jouw voorraad? Final Chapter 7
Bij ‘Magazijn 3 : ‘Help mijn stock zit fout’, haalde ik het al eerder aan, hoe kan je jouw voorraad laten zakken.
Heel wat KMO’s zijn bezorgd over hun voorraadniveau, en terecht. Alleen ontbreekt vaak het doorzicht hoe je met dat niveau kan gaan ‘werken’. Je kan geen feeling krijgen met jouw voorraad en het juiste niveau binnen jouw bedrijf en activiteit als je niet genoeg tijd spendeert om hieraan te werken.
WMS/ERP
Je kan een héél goed ERP/WMS systeem hebben met allerlei ‘toeters en bellen’, het zal géén garantie zijn op een feilloos voorraadbeheer. De parametrisatie van het systeem is key, maar zelfs als dit correct gebeurde zal je blijvend moeten werken en checken of de parametrisatie van bij de start nog steeds aan de orde is.
Dergelijke systemen, wanneer je er een hebt, kunnen heel wat data genereren waarmee je aan de slag kan.
Kijk! Bekijk, zie!
Automatisch.
Voorraadbeheer heeft geen autopilot. Ja, ik weet het, heel wat systemen stel je in, alles wordt mooi af- en opgeboekt, gereserveerd, aangekocht enz. Heel de ketting werkt en draait. Super!
Of niet?
Het woord ‘automatisch’ valt heel vaak bij discussies over voorraad. Heel wat managers zijn op zoek naar een systeem dat alles ‘automatisch’ gaat doen. Een ‘systeem’ dat de zorgen i.v.m. de voorraad wegneemt. En wie weet, in de toekomst gaat dat misschien nog gebeuren? Alhoewel ik persoonlijk mijn twijfels daarover heb, maar met AI weet je maar nooit.
Voorraadbeheer gaat (nog) niet (geheel) ‘automatisch’.
Je kan heel wat van het proces automatiseren en daar gebruik van maken. De tools om aan de voorraad te werken zijn er en die werken vaak ook uitstekend. Maar voorraadbeheer is niet enkel een goed functionerende ‘automatische’ tool. Vaak weerkerende handelingen kan je makkelijk automatiseren.
Training, leren.
Voorraadbeheer is een evenwichtsoefening die constante training vraagt. Communicatie tussen verkoop, aankoop, marketing (de klantbevraging), productie, montage, warehouse enz. Systemen houden op vele punten data bij. Het is key om met die data zelf aan de slag te gaan.
Onderzoek, analyseer, detecteer, ‘leer’, beredeneer, luister, zie, kijk, ga kijken (Go To Gemba), communiceer….
*Redeneren : door nadenken een standpunt bepalen. Volgens mij is dat het woord dat ‘voorraadbeheer’ samenvat. Redeneer.
Hoeveel voorraad heb je nodig – besluit.
De informatie die beschikbaar is over ‘voorraad’, de boeken, filmpjes, opleidingen enz. zijn ontelbaar. Het probleem stelt zich ook wereldwijd bij iedereen die een bedrijf heeft.
De informatie die beschikbaar is, de opleidingen die je kan volgen, veel is héél nuttig en leerrijk. Je krijgt telkens wel een of ander nieuw inzicht. Je leert technieken die je kan toepassen.
Maar … Dé magische voorraadformule is er niet.
Of heb jij ze?
Hoe is het mogelijk dat tienduizenden bedrijven wereldwijd hetzelfde probleem dagelijks ervaren? Het voorraadvraagstuk ligt dagelijks bij die bedrijven op tafel. Alle boeken, opleidingen, trainingen, inzichten, ervaringen ten spijt, het vraagstuk wordt dagelijks terug op tafel gelegd én blijft actueel.
De ‘wereld’ staat ook niet stil. De Global SC beweegt constant. Jouw bedrijf staat niet stil en beweegt waardoor het andere bedrijven in de ketting beïnvloedt.
Variabelen.
In de praktijk zie ik dat heel wat bedrijven kunnen ‘leren’ om meer uit hun voorraad/magazijn te halen. Bewustmaking is vaak de sleutel. Je kan met voorraad leren omgaan. Leren redeneren.
Manage.
Probleem is vaak dat de bevoegdheid/verantwoordelijkheid over de voorraad een heel versplinterde bevoegdheid is. Heel wat mensen (te veel), hebben inspraak en invloed op het voorraad gebeuren hetgeen effectief en efficiënt managen moeilijk maakt.
‘Dringend even…’, doe maar even snel…, Ad Hoc is een killer van degelijk voorraadbeheer.
Duidelijkheid.
Maak het verhaal duidelijk (strategie, SLA, data …).
Maak het proces voor opvolging en beslissen duidelijk, ken jouw touchpoints. Weet welke handeling welke invloed heeft. Ken de ‘triggers’ en hun gevolgen. Train de medewerkers, zeker zij die een touchpoint zijn, hierop.
Nee is oké.
‘No’ is acceptable! ‘Yes’ hoeft niet onvoorwaardelijk te zijn.
Nee, ik heb geen voorraad op dit ogenblik (SLA).
Nee wij verkopen dat product niet. (Strategie)
Nee, wij verkopen dit niet langer, dit product werd uit assortiment genomen. (Analyse, bewaking, SLA, strategie)
Ja, wij hebben dit product in ons gamma. (PTS, Strategie)
Ja, wij kunnen dit nog leveren tot begin volgend jaar daarna verdwijnt het uit assortiment. (Analyse, marketing)
Ja, wij kunnen dit leveren met een levertermijn van 6 weken, wij voeren geen voorraad op deze producten. (PTO, SLA, strategie)
En je kan dit ongetwijfeld zelf nog verder aanvullen.
Kloppende voorraad.
Hou jouw voorraad ‘kloppend’. Voorraad is actie en reactie. Beweging. Zekerheid en onzekerheid.
Weet wat je hebt, hoeveel je ervan hebt en waarom je het hebt.
Werk aan de winkel!
Voorraad is een werkwoord zonder ‘dt’.
