Discipline, negatief?
Change is moeilijk, héél moeilijk.
Wanneer je in een bedrijf aan een ‘verbeter’-traject begint wordt je al snel geconfronteerd met weerstand. Weerstand tegen het nieuwe. Weerstand om het oude los te laten. Weerstand tegen… ja tegen wat eigenlijk? Wel vaak is het gewoon ‘weerstand’ uit vrees voor het onbekende, het on-vertrouwde.
De vraag naar ‘structuur’, ‘optimalisatie’ en andere synoniemen, klinkt luid in de markt. Veel bedrijven realiseren zich, zowel éénmanszaken, KMO’s als grotere en héél grote bedrijven, dat men constant moet bezig zijn met zijn processen en procedures wil men kunnen ‘bijblijven’. In de huidige omstandigheden van een verstoorde supply chain, energiekosten die de pan uit swingen, tekorten in goederen en grondstoffen, tekorten aan personeel op de arbeidsmarkt enz. loont het meer dan ooit de moeite om bewust aan de slag te gaan.
De Lean methodologie wordt dan vaak gebruikt als basis. 5S, SIPOC, VOC, VSM enz. zijn tools binnen de methodologie die kunnen aangesproken worden om e.e.a. helder te krijgen. De AS IS bloot te leggen en de TO BE juist te definiëren.
Je hebt een aantal oefeningen gedaan. Medewerkers mee betrokken in deze oefeningen en je bent samen tot bepaalde inzichten gekomen. Analyse fase is voorbij, je gaat implementeren.
Je kan complexe processen hebben die heel wat tijd zullen vragen, maar je hebt in elk bedrijf ook wel eenvoudige processen en bijhorende procedures die eenvoudig te implementeren zijn. MAAR, het gaat al snel ‘sideways’ na de start van de implementatie. Hoe komt dat?
Een woord dat ik nogal eens laat vallen tijdens meetings, en daarmee steevast kan rekenen op ‘verwonderde’ blikken is :
DISCIPLINE
Ik ging even op zoek naar enkele definities van discipline en o.a. volgende kwamen naar boven.
Discipline : ‘the practice of training people to obey rules or a code of behaviour, using punishment to correct disobedience’.
Discipline : Het geheel van regels en voorzieningen binnen een organisatie dat is bedoeld om te voorkomen of te corrigeren dat medewerkers gedrag vertonen dat schadelijk is.
Zelfdiscipline : jezelf dwingen om iets te doen of te laten. (zelfbeheersing) Gehoorzaam zijn aan jezelf, afspraken nakomen. Jezelf motiveren.
Ik kan nog wel wat definities noteren, zoek maar even door en je komt héél veel sites tegen met definities. Je komt ook heel veel ‘sport-coaches’ tegen wanneer je het woord ‘discipline’ Googeld.
Toevallig?
Topprestaties leveren hangt samen met discipline. Echte topsporters zijn mensen met een hoge mate van zelfdiscipline.
Je kan discipline héél negatief laten klinken en je focussen op die definities zoals hierboven, maar je kan de omschrijving van discipline uit de sport gaan nemen.
Topresultaten door discipline.
Wel, vertalen we dit dan even naar onze werkomgeving. Topprestaties leveren door discipline.
Is dat niet waar veel bedrijven naar streven? Zo goed mogelijke prestaties (producten, diensten, resultaten …) leveren voor onze klanten (interne én externe)? Onze processen leveren de juiste resultaten. Onze kwaliteit is geborgd. We beantwoorden telkens opnieuw aan wat de klant van ons verwacht. Is een bedrijf geen ‘team-gebeuren’?
Je kan heel wat teamsporten opnoemen, voetbal (recent genoeg in de aandacht), basket, hockey, volleybal, wielrennen enz. Wanneer een teamlid niet voldoende heeft getraind, of vaak te laat op training komt of… M.a.w. het teamlid heeft de regels van het team en/of de coach niet gerespecteerd, dan zal die persoon de volgende match of niet meespelen, of vertrekken op de reservebank.
Er is dus een disciplinaire maatregel getroffen.
Waarom? Om het teamlid bij te brengen dat we allemaal naar hetzelfde doel werken en dus allemaal de nodige inzet moeten tonen om als team ons doel te bereiken.
Is een teamlid ‘niet fit’, dan is die persoon niet bij ‘de selectie’ voor die belangrijke wedstrijd.
De coach analyseert de ‘tegenstander’ en op basis daarvan wordt het team samengesteld. Wie beschikt over welke skills om deze tegenstander het best van antwoord te kunnen dienen.
Deze ‘praktijk’ wordt volledig aanvaard door wie ooit in teamsport actief was. Je weet dat je mee moet voor het team. ‘This one is for the team’. Je ziet het bij de locale club, je ziet het op topniveau. Vaak is er zelfs kritiek op een coach die voor een belangrijke wedstrijd, een volgens de supporters foute keuze van ‘samenstelling van het team’ maakte. Waarom zet hij die speler nu op? Of waarom zet hij die andere speler niet op? De mix van spelers maakt het team voor die specifieke wedstrijd/tegenstander, sterker of zwakker.
Ook bij individuele sporters zie je een heel grote mate van discipline, we spreken dan van zelfdiscipline. Elke dag trainen in alle mogelijke omstandigheden (weer en wind, combinatie met werk en familie …). Elke dag letten op voeding, rust, ontspanning, inspanning. Schema’s bijhouden en volgen. Doelgericht, effectief en efficiënt.
Waarom is dit zo moeilijk in onze bedrijven?
Sustain, het aanhouden van procedures en processen. (de 5de S) Het gestandaardiseerd werken om zo vaak mogelijk dezelfde uitkomst te bekomen zodat onze klant zijn verwachtingen ingelost worden, herhaaldelijk. Waar is de bedrijfsvloer (en die ligt niet enkel in het magazijn of de productie, die werkvloer ligt ook op de administratie, boekhouding, sales, binnendienst, aankoop …) dan zo verschillend van het voetbalveld, hockeyplein, de schaatsbaan… ? Wanneer de ‘coach’ een tactiek kiest voor de wedstrijd/match zet iedereen zich erachter, teamsporter of solo-sporter.
‘Op het werk’ is het vaak anders.
Nochtans is discipline nodig willen we onze processen en procedures in stand houden en ten volle kunnen benutten. Zijn de processen en procedures in steen gebeiteld? Nee! Maar we houden ons eraan tot we een verbeterstap hebben genomen. Dan laten we het ‘oude proces’ of procedure achter en hanteren ‘het nieuwe proces’ of procedure. Iedereen, op dezelfde manier als 1 team.
Binnen de lijnen…
Je werkt dan binnen andere, nieuwe ‘lijnen’, een ‘kader’. Binnen die lijnen en kader kan het nieuwe proces en de nieuwe procedures tot zijn recht komen.
De voetbalcoach wijzigt ook regelmatig van ‘tactiek’ wanneer hij ziet dat hij zijn doel niet zal bereiken. Het team wordt dan herschikt of een andere strategie wordt gebruikt om optimale resultaten te kunnen behalen. M.a.w. het proces, ‘de verschillende stappen naar het doel’ (strategie), en de procedure (tactiek), wordt gewijzigd = ‘change’. De coach zet ‘andere lijnen uit’. Weliswaar binnen de ‘lijnen van het spel’.
Moeilijk! Moeilijk?
Discipline gaat ervoor gaat zorgen dat het werk aangenamer en makkelijker wordt. We weten wat we als uitkomst kunnen verwachten, zo ook de klant (vergeet niet, externe én interne klanten).
Discipline kan rust brengen in een organisatie.
Wanneer je een ‘project-team’ samenstelt en een ‘project-leider’ aanstelt om een belangrijk project binnen te halen en af te leveren, ga je dan ook niet voor de ‘winst’?
Je kiest die medewerkers die ‘fit’ (“fit” voor het project) zijn en waarmee je de beste kans maakt om het project te scoren. Je houdt wat mensen ‘achter de hand’ (reservebank) om in te kunnen vallen wanneer het project dit vereist. Je hebt als het ware een ploeg, samen met een coach, het veld op gestuurd.
Nu is het aan het team.
Wil je op jouw ‘speelveld’ resultaten boeken? Wil je voor ‘the cup’ gaan? Wil je ‘marktleider’ worden?
Waar verschilt ‘marktleider’ van ‘eerste in het klassement’? Of is er geen verschil?
Spelers op de reservebank zetten, de juiste mensen kiezen om een ‘groot tornooi’ of noem het een project te winnen (team samenstelling) mag niet gezien worden als iets negatief.
Niet elke speler is ‘fit’ voor elke wedstrijd. Niet elke medewerker is de juiste ‘fit’ voor elk project.
To fit = passen, aanpassen.
Met de juiste (zelf)discipline en aanmoediging van ‘the coach’ (Projectleider, Magazijnverantwoordelijke, Afdelingsmanager ….), en misschien een extra ‘training’, worden meer spelers ‘fit’ en breder inzetbaar. De coach gaat trainen op die vaardigheden waar de speler het sterkst op is en sleutelt aan de mindere punten.
Maar houd er ook rekening mee dat niet iedereen kampioen kan spelen. Een bedrijf in verandering is op weg om ‘een ander bedrijf’ te worden. Ga je een klasse hoger spelen heb je ook de juiste spelers nodig om in die klasse te kunnen spelen. De nood aan discipline ‘in eerste’ zal wat hoger zijn dan bij ‘een café-ploeg’. Veel groei-bedrijven vergeten dit wel eens. Veel medewerkers (‘spelers’) zijn zich er vaak niet van bewust dat wanneer de onderneming groeit, zij ook moeten / kunnen, mogen… groeien.
De context veranderd en binnen die nieuwe context moeten ze hun plaats terug opeisen.
De kwaliteit van ‘de transfers’ is mede bepalend voor de resultaten. Help je medewerkers om die ‘transfert’ te halen. Extra opleiding, training, begeleiding, aanmoediging … Betrekken in het hele veranderproces, zelf verbeteringsvoorstellen laten definiëren …
Vooral een groei-bedrijf zal ook op de ‘transfert-markt’ moeten ‘shoppen’ naar nieuw talent om het bedrijf mee naar eerste klasse te krijgen. Nieuwe medewerkers met talenten/skills die nodig zijn in de gewijzigde context van het bedrijf. Nieuwe medewerkers die de ploeg kunnen versterken waar en wanneer nodig.
Heb je ambitie om ‘in eerste’ te gaan ‘spelen’? Dan is er werk aan de winkel!
Zorg voor de juiste selectie van je team, gebruik ieders sterkte.
En ja, het woord ‘discipline’ doet wenkbrauwen fronsen, maar bekijk het positief. Focus, mindset, richting doel (Hoshin Kanri), trainen (PDCA), strategie, tactiek, discipline en zelfdiscipline…
Are you ‘fit’ to win?
Moeilijk…
