Magazijn 1 : 5S
Eerder had ik het al over ‘voorraad’ en voorraad tellen. Maar die voorraad staat in een ‘magazijn’, een woord dat in sommige bedrijven een spontane huivering opwekt. ‘Het Magazijn’.
Vele bedrijven, van klein naar groot, hebben problemen met hun magazijn.
Is jouw magazijn ‘een plaats waar je alle spullen bewaard’, of is het een georganiseerde ruimte waar alles zijn plek heeft, waar orde en rust heerst, waar je alles makkelijk terugvind?
Hoe begin je nu aan het organiseren van een werkbaar magazijn? Hoe neem je de frustraties weg?
Dit kan een héél lang verhaal worden… maar we houden het kort.
Magazijn 1 : 5S
De basis van elk magazijn is orde. 5S kan hierbij helpen. Start met een 5S opleiding voor elke medewerker. Scheiden, Schikken, Schoonmaken, Standaardiseren, Stand houden. 5S is een basis voor vele verbetertrajecten en niet enkel in het magazijn. Een opleiding zal ervoor zorgen dat jijzelf en jouw medewerkers een basis hebben van hoe je de zaken kan aanpakken en kan starten met de 5S methodiek.
Vergelijk jouw magazijn met een tienerkamer. Wanneer het lijkt alsof ‘de boel ontploft is’, dan heb je een probleem. Begin maar te zoeken, wat heb je en waar ligt het? Wat mis je? Welke schappen zijn eigenlijk ‘leeg’? Welke schappen zijn niet leeg maar ‘vrij? Is leeg dan niet vrij? Een leeg schap is een schap waarop een artikel hoort te liggen, maar op dit ogenblik géén voorraad van aanwezig is, de voorraad is 0, een vrij schap is een schap waar geen artikel aan toegewezen werd en dus beschikbaar is.
Je doorheen de verschillende stappen van 5S werken vraagt wel wat tijd en aanpassing (change). De nodige inzet en bereidwilligheid moet er zijn om je de methodiek eigen te maken. 5S ga je niet ‘implementeren’, 5S is een filosofie, ‘Lean is a way of life’.
Wat is 5S? (in het héél kort)
Scheiden : enkel die materialen die nodig zijn op dat moment, liggen op de werkvloer.
Schikken : alle materialen hebben een vaste plek.
Schoonmaken : de werkplek is veilig, proper = schoon, maar ook ‘schoon = mooi’.
Standaardiseren : we hebben afspraken en standaards waar we ons aan houden (SOP).
Stand houden : 5S is géén éénmalige actie, we onderhouden en houden vol (op weg naar constante verbetering – CI)
M.a.w. ruim op. Weet wat je hebt en waar het ligt. Weet waarom je het bijhoudt. Zodra alles op orde is en alles zijn vaste plek heeft zorg je ervoor dat het in de toekomst zo blijft.
‘Dat kan ik wellicht nog eens gebruiken later’. Een uitspraak die je vaak hoort. Wel, wat is dat dan ‘wellicht’ en ‘later’? Ben je zeker dat je het betreffende object/artikel niet meer gebruikt, staan er geen orders open enz. doe het dan naar de kringloop, scrap het of probeer het te recycleren en er nog wat geld uit te recupereren. Maar… het ligt niet langer in jouw magazijn. Ben je niet helemaal zeker (je hebt het in het voorbije jaar nog 2 keer gebruikt) dan plaats je het in ‘quarantaine’ (scheiden stap = taggen). Dit is een speciale, afgebakende zone, waar je die spullen wegzet die je heel occasioneel gebruikt en waaraan je twijfelt of je ze nog zou bijhouden. Hang er een label aan met een datum en tijdstip. Regelmatig check je deze quarantaine zone en wanneer blijkt dat je spullen hebt die je al een jaar of langer niet meer uit die zone hebt gehaald, dan ben je zeker dat ze weg mogen.
Spullen die je nu niet gebruikt liggen nu ook niet op de vloer. Ben je klaar met werken leg je alles terug op zijn plek. Geef die plekken een label, een naam. Geef je spullen zoveel mogelijk een vaste plek zodat je ook weet waar je ze kan vinden zodra je ze nodig hebt. Vermijd tijdverlies door ‘zoeken naar’ en dan vaak ook ‘niet vinden’. (en in vele gevallen opnieuw kopen)
Maak gebruik van ‘visueel management’ om jou en jouw medewerkers wegwijs te maken in het magazijn. Elke stap die je nutteloos zet is een verloren stap en kost energie. Je stappenteller kan een graadmeter zijn van efficiëntiewinst in de toekomst. Hoe minder stappen je gedurende de uitvoering van jouw job moet nemen, hoe beter. De tijd die je ‘onderweg’ was (TIMWOODS) heb je gespaard en kan je gebruiken om te focussen op het echte werk, de ‘waarde-toevoegende’ tijd voor jouw klant.
Alles krijgt na het scheiden zijn vaste plek. Maak gebruik van ‘shadowboards’, inlays in lades (gereedschappen), en andere tools om de ruimte die je hebt overzichtelijk in te richten. De vaste plek zorgt ervoor dat je alles terugvind én tijdig detecteert wanneer iets defect is of verloren is en moet vervangen worden. Vervang het dan ook onmiddellijk zodat jouw proces de volgende keer niet stilvalt door ontbrekende tools.
Maak jouw magazijn ‘schoon’. Maak het proper, hygiënisch en houd het zo. Zet vervuilers (zoals tonnen olie, chemische producten enz.) in daarvoor bestemde ‘lekbakken’ zodat lekken en vervuiling (spills) opgevangen worden. Losse verpakkingen, lege dozen, papiertjes op de grond enz. ruim ze meteen op. Sorteer jouw afval. Maar schoonmaken is niet enkel poetsen. Je werkt ook graag in een ‘schone = mooie’ omgeving. Zorg voor propere stellingen, houd je materiaal mooi en ordelijk. Jouw omgeving speelt ook een rol in jouw ‘gevoel’ van de werkplek. Een fijne werkplek spoort ook meer aan om alles op orde en mooi te houden.
Standaardiseren. Spreek procedures af zodat iedereen op dezelfde manier te werk gaat binnen het proces. Bekijk samen wat de beste manier van werken zou zijn, leg het vast in een SOP. (Je kan voor 5S projecten ook beroep doen op ProZes voor begeleiding van een dergelijk project zodat je meteen op het juiste spoor zit.)
(Waarom standaardiseren? We willen met ons proces en de daarin gebruikte procedures telkens dezelfde uitkomst bereiken = het doel van het proces bereiken. Ongeacht wie de handelingen stelt, het resultaat is telkens hetzelfde. Reproducibility en repeatability.)
Wanneer je standaardiseert houd je vast aan een ‘standaard’ (= norm). Je gaat ook meteen zien wanneer er iets dan niet ‘normaal’ (= buiten de norm) is. Vervuilingen, fouten, gebreken, tekorten enz. vallen op en kunnen geremedieerd worden, wat weer bijdraagt aan de orde en netheid. De manier waarop je goederen ontvangt, pickt, verstuurt enz. leg je vast in standaarden binnen de desbetreffende processen. Jouw klant verwacht niet 1 keer een goede correcte levering, hij verwacht dat telkens weer. (Operational Excellence, weet je nog…) Wanneer je de juiste methode hebt die werkt voor het bedrijf, houd je deze aan totdat je ze eventueel nog kan verbeteren. (PDCA – DMAIC – CI) Iedereen houdt dezelfde normen aan zodat de klant ook een standaard in de kwaliteit ziet en voelt op vlak van leveringen en service. (SLA)
En de moeilijkste stap van alle S’en is de Stand Houden (Sustain) stap. De tienerkamer kan 1 keer opgeruimd worden en alles is weer netjes, maar de week nadien is het weer een puinhoop. Dat schiet niet op.
Houd vast, zet door , geef niet op. Eénmaal netjes houd je het netjes. Eénmaal een standaard vastgelegd geldt die voor iedereen. Controleer hier op, meet. Checklists zijn een handige tool (of een app => zie ProZes website) waarmee je een aantal punten kan controleren. Scoor deze punten en houd een ‘evolutie’ bij (meten t.o.v. de standaard). Je zou een verbetering moeten kunnen waarnemen in die trend. Wanneer je meet ga je ook meteen zien wanneer de standaard in het magazijn daalt (afwijkend van de standaard) en kan je tijdig ingrijpen en weer bijsturen. Discipline, ownership en doorzettingsvermogen zijn key. Spreek elkaar aan wanneer je ziet dat de collega ‘verzwakt’. De checklists kunnen ook wekelijks door iemand anders worden ingevuld binnen het team zodat de ‘auditor’ wisselt en er ook eens door ‘andere ogen’ wordt gekeken. Niet iedereen is namelijk even kritisch. Het auditen van de werkplek is een motivatie- en leerproces op zich.
Stap 1 in het magazijn : Orde, netheid, discipline, standaardisatie, volhouden.
Volgende week : Magazijn 2 – wat ligt er in mijn magazijn.
